Optimisation des horaires : Comment optimiser les horaires pour vos clients et travailleurs

L'optimisation des horaires est une situation gagnant-gagnant-gagnant pour les entreprises. Optimiser les horaires peut augmenter les bénéfices de votre entreprise, créer une meilleure charge de travail pour vos employés et vous aider à offrir une meilleure expérience client.

Dans l'Optimisation des Horaires 101, nous expliquerons précisément ce qu'est l'optimisation des horaires, pourquoi vous en avez besoin, et comment l'atteindre en cinq étapes simples. Ensuite, nous vous montrerons des exemples d'entreprises qui utilisent des horaires optimisés pour leur avantage concurrentiel dans des industries très différentes.

Qu'est-ce que l'Optimisation des Horaires ?

L'optimisation des horaires est le processus consistant à s'assurer que chaque tâche ou action individuelle dans un horaire est alignée avec votre objectif ultime. L'optimisation des horaires peut être utilisée par les individus et les entreprises pour garder leur priorité principale (ou priorités) au premier plan lors de la planification des tâches.

Les entreprises de livraison utilisent souvent l'optimisation des horaires pour s'assurer qu'un itinéraire de livraison est tracé avec le moins de kilométrage possible (et donc le coût de carburant le plus bas). Les parents utilisent fréquemment l'optimisation des horaires pour s'assurer que l'emploi du temps après l'école d'un enfant priorise l'accomplissement des devoirs et/ou le coucher à l'heure. 

Dans notre vie personnelle, nous optimisons souvent les horaires sans même nous en rendre compte, mais dans le monde des affaires, il faut un peu plus d'effort pour atteindre des horaires véritablement optimisés. La bonne nouvelle est que c'est facile à faire une fois que vous comprenez comment cela fonctionne, et vous pouvez utiliser la technologie pour le faire plus rapidement. Que vous utilisiez une stratégie de planification en avant ou en arrière pour créer des horaires pour votre entreprise (ou les deux), il est important de s'assurer que vos horaires sont optimisés. 

Les Avantages de l'Optimisation des Horaires 

Les entreprises, les clients et les employés peuvent tous bénéficier lorsqu'une entreprise optimise ses horaires. Vous pouvez choisir pour quoi un horaire est optimisé, donc les avantages possibles sont pratiquement illimités. Voici quelques avantages courants que les entreprises peuvent attendre de l'optimisation des horaires.

Augmentation des revenus

Si augmenter votre marge bénéficiaire est votre objectif numéro un (ce qui est le cas pour de nombreuses entreprises), l'optimisation des horaires peut vous aider sur toute la ligne. Les horaires des employés peuvent être optimisés pour le coût le plus bas et la production maximale. Par exemple, vous pourriez optimiser les horaires des conducteurs de livraison pour le moins de kilométrage, le plus faible nombre d'heures globales pour remplir les commandes, et/ou la capacité maximale. 

Les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement peuvent utiliser l'optimisation des horaires pour s'assurer qu'ils commandent juste assez de produits pour répondre à la demande sans avoir de stocks excédentaires occupant de l'espace dans un entrepôt. L'optimisation des horaires peut augmenter les revenus en rationalisant les horaires des travailleurs, de la logistique et de la maintenance.

Amélioration de l'efficacité globale

Au cœur, le but de l'optimisation des horaires est d'augmenter l'efficacité globale des processus. Vous pouvez appliquer cela à un processus de livraison, de ramassages, de services de maintenance, ou à tout aspect d'une entreprise qui implique l'accomplissement de tâches pendant des créneaux horaires spécifiques. Si votre objectif est d'avoir chacun de vos professionnels de service opérant à pleine capacité, vous pouvez utiliser l'optimisation des horaires pour identifier les lacunes où plus de tâches peuvent être ajoutées, ainsi que planifier des pauses pour avoir le moins d'impact sur les rendez-vous.

Respect ou dépassement des délais

Respecter (ou dépasser) les dates d'échéance ou les fenêtres de livraison est crucial pour le succès d'une entreprise. Si vous souhaitez réaliser plus de livraisons à temps, l'optimisation des horaires est un excellent point de départ. Les horaires véritablement optimisés prennent en compte le temps de trajet, la durée des rendez-vous ou des livraisons pour chaque commande individuelle, les arrêts pour le ravitaillement, et chaque autre pièce du puzzle de la planification. Ensemble, ces éléments s'additionnent pour livrer des produits ou services à vos clients à temps (et probablement vous garantir des affaires répétées).

Augmentation de la productivité et du moral des employés

Les entreprises intelligentes utilisent l'optimisation des horaires pour bénéficier également à leurs employés. Des horaires de travail équilibrés peuvent réduire le stress des employés, l'épuisement professionnel et le roulement du personnel, ce qui se traduit par des coûts majeurs pour les entreprises.

La principale cause de stress au travail est la charge de travail, selon une enquête menée par Statista auprès des travailleurs nord-américains. Ajoutez à cela le fait que 63 % des travailleurs américains disent être tellement stressés au travail qu'ils envisagent de démissionner, et la charge de travail devient un axe principal pour les entreprises cherchant à augmenter la rétention des employés.

L'optimisation des horaires des employés et des entrepreneurs peut varier selon votre entreprise. Vous devrez considérer ce qui est important pour vos travailleurs. Apprécieront-ils des charges de travail équilibrées (c'est souvent le cas pour les coursiers qui sont payés à la commande), ou apprécieront-ils un préavis plus long concernant les horaires (voir notre guide sur la planification des horaires de travail par roulement pour plus d'informations à ce sujet) ? Si vous n'êtes pas sûr, vous pourriez vouloir réellement vous asseoir et demander à vos employés quels défis ils rencontrent. Vous pouvez utiliser ces informations pour orienter comment vous optimisez les horaires à l'avenir.

Comment Optimiser Votre Horaire en 5 Étapes

Il y a cinq étapes essentielles pour optimiser un horaire. 

1. Identifiez votre priorité

Avant de vous plonger dans les détails de la réorganisation de votre horaire, il est important d'identifier votre objectif principal ou vos objectifs. Cela pourrait être aussi simple que de réduire les coûts ou de livrer les commandes à temps. Plus votre objectif est spécifique et ciblé, plus il sera facile d'optimiser votre horaire. 

2. Évaluez votre liste de tâches

Examinez vos tâches (ou commandes) pour la journée, la semaine ou le mois à venir (aussi loin que vous souhaitez planifier). Utilisez ces questions pour identifier les tâches prioritaires ainsi que les contraintes qui affecteront quand/comment une tâche peut être planifiée.

• Cette tâche me rapprochera-t-elle significativement de l'atteinte de mon objectif de l'étape 1 ?  Si nous pensons à un parent créant un emploi du temps après l'école pour son enfant, faire les devoirs est probablement la première chose planifiée. La raison en est que de bonnes notes ont le plus grand impact sur le succès et le potentiel futur de leur enfant (une grande priorité pour les parents). Vous voulez aborder la planification de votre entreprise de la même manière.
• Cette tâche est-elle urgente ? Un exemple de tâche urgente serait une livraison express où un client a payé un supplément pour un délai rapide.
• Cette tâche a-t-elle des exigences spécifiques qui doivent être prises en compte ? Une demande de service nécessitant un travailleur avec un ensemble de compétences particulier est un bon exemple.
• Certaines de ces tâches peuvent-elles être regroupées ? Par exemple, si vous devez envoyer un fichier à quelqu'un, il pourrait être judicieux de planifier cette tâche à un moment où vous pouvez également vérifier vos e-mails.

Une fois que vous avez clarifié les contraintes de ressources, les tâches nécessitant une attention urgente et les tâches pouvant être combinées pour gagner du temps, vous serez en mesure de trouver un équilibre et d'optimiser chaque partie de votre emploi du temps.

3. Formulez votre plan

Dans son livre Les 7 habitudes des gens efficaces, Stephen Covey a écrit : « La clé n'est pas de prioriser ce qui est sur votre emploi du temps, mais de planifier vos priorités. » Lorsque vous élaborez votre emploi du temps, les tâches qui vous rapprochent de l'atteinte de votre priorité de l'étape 1 doivent être inscrites en premier sur le calendrier (tout comme le parent planifiant d'abord le temps pour faire les devoirs). Ensuite, planifiez les tâches urgentes. Enfin, vous pouvez utiliser les créneaux disponibles pour remplir les tâches restantes de moindre priorité.

4. Réévaluez votre plan

À mesure que vous vous rapprochez du jour et de l'heure où les tâches doivent être accomplies, vous devrez réévaluer votre plan. Les commandes (ou leur priorité) peuvent avoir changé, les conducteurs peuvent avoir demandé un congé, et de nombreuses autres circonstances peuvent avoir impacté les tâches. Une planification anticipée facilitera l'adaptation à ces changements de dernière minute et vous aidera à repérer les créneaux où des commandes ou tâches supplémentaires peuvent être facilement intégrées dans un plan existant.

5. Exécutez votre emploi du temps

Envoyez vos emplois du temps optimisés aux employés et récoltez les bénéfices d'un flux de travail optimisé !

Comment optimiser votre emploi du temps avec OptimoRoute

Chez OptimoRoute, nous aidons les entreprises avec des équipes mobiles à optimiser les emplois du temps de livraison, ramassage, ventes et/ou services. Cela inclut les entreprises avec des équipes de vente à distance, des professionnels de la maintenance HVAC et piscine, et des entreprises de commerce électronique. Voici une répartition étape par étape de la façon dont vous pouvez utiliser OptimoRoute pour rationaliser l'ensemble outils d'optimisation des itinéraires processus.

1. Priorisez

Voici quelques-unes des priorités qu'OptimoRoute peut optimiser :

• Augmenter les revenus
• Minimiser les coûts ou réduire les dépenses inutiles
• Augmenter l'efficacité
• Équilibrer les charges de travail des conducteurs
• Gagner du temps

2. Évaluez

Pour commencer avec OptimoRoute, téléchargez vos commandes ou demandes de service à partir d'une feuille de calcul ou d'un document. Vous pourrez entrer des contraintes et spécifications de service qui peuvent être enregistrées pour une planification future. 

Vous pouvez contrôler comment les rendez-vous de livraison ou de service sont priorisés en utilisant la fonctionnalité d'équilibrage de la charge de travail. La barre coulissante vous permet de choisir entre des itinéraires optimisés pour le coût le plus bas (par conducteur sous contrat), des charges de travail réparties équitablement, ou un mélange des deux.

3. Planifiez

En utilisant OptimoRoute, vous obtiendrez un emploi du temps complet avec les itinéraires les plus efficaces pour jusqu'à cinq semaines d'un simple clic sur un bouton.

4. Réévaluez

Vous pouvez toujours apporter des ajustements manuels aux itinéraires de livraison planifiés. De plus, OptimoRoute aide les gestionnaires de flotte à identifier les créneaux horaires et les jours où des conducteurs supplémentaires sont nécessaires pour répondre à une augmentation de la demande, ainsi que les jours où il n'y a pas assez de travail pour occuper les conducteurs programmés pendant un quart de travail complet. 

5. Exécuter

Les itinéraires et horaires optimisés peuvent être envoyés directement à une application mobile sur les téléphones des travailleurs sur le terrain. Besoin de faire des modifications (ou de faire une autre réévaluation) après que votre conducteur soit déjà en route ? Pas de problème. La replanification dynamique permet aux répartiteurs de faire des changements à tout moment et de voir où se trouvent leurs conducteurs le long d'un itinéraire avec le suivi en direct et le fil d’Ariane.

Exemples d'optimisation des horaires dans 5 industries différentes

Bien que les avantages globaux soient transférables quel que soit le type de votre entreprise, les spécificités de l'optimisation des horaires varient d'une industrie à l'autre. Voici quelques exemples d'entreprises qui ont utilisé l'optimisation des horaires pour atteindre leurs objectifs.

1. Services sur le terrain/à l'extérieur

Telgian est une entreprise américaine de sécurité incendie et de protection de la vie avec des consultants qui se déplacent chez les clients à travers de grandes zones géographiques. Les planificateurs de Telgian organisent des horaires long-courriers multi-jours pour les travailleurs qui passent jusqu'à une semaine entière à se rendre à des rendez-vous. Ce type de planification complexe peut être chronophage, mais ils ont pu optimiser leurs horaires pour le revenu et le coût le plus bas en utilisant OptimoRoute.

En conséquence, Telgian a augmenté l'efficacité de sa planification de 82%. La planification nécessite maintenant 66% de main-d'œuvre en moins, et ils ont constaté une croissance annuelle de 19% sur une période de trois ans.

2. Réparations et maintenance

Southern Star fournit du gaz naturel aux Américains. Ils entretiennent environ 9 334 kilomètres de pipelines répartis au milieu du pays. Avant d'optimiser leurs horaires avec OptimoRoute, Southern Star avait du mal à trouver du temps pour les tâches de faible priorité. 

En utilisant le bon logiciel pour optimiser les horaires pour l'efficacité, Southern Star a augmenté sa capacité de 100%. Même avec leurs nombreuses contraintes de commande et leurs flux de travail complexes, Southern Star est maintenant capable d'accomplir même les tâches de moindre priorité dans le même nombre d'heures de travail qu'ils avaient prévues avant l'optimisation.

3. Pharmaceutique

Des petites entreprises innovantes comme Evolution Rx utilisent l'optimisation des horaires pour offrir de la commodité à leurs clients. Cette pharmacie indépendante à Sugar Land, Texas, offre la livraison gratuite de prescriptions à ses clients et assure une efficacité maximale (et un coût le plus bas) de leurs itinéraires de livraison en utilisant OptimoRoute.

4. Livraison de nourriture

Avec l'industrie de la restauration qui a des marges bénéficiaires notoirement faibles, les restaurants et entreprises locales de livraison de repas doivent optimiser les horaires de livraison pour le coût le plus bas et la capacité maximale s'ils veulent survivre. Chez OptimoRoute, nous avons aidé d'innombrables entreprises de l'alimentation et des boissons à augmenter leurs revenus en optimisant les horaires et les itinéraires de livraison.

Hardie’s Fresh Foods, une grande entreprise de distribution alimentaire au Texas avec une flotte de plus de 150 camions réfrigérés, a constaté une augmentation de 5% des livraisons à temps après avoir commencé à utiliser OptimoRoute. De plus, leur kilométrage total a diminué de 20%, les coûts des conducteurs ont baissé de 12%, et leur capacité a augmenté de 14%. 

La brasserie Medvedgrad à Zagreb, en Croatie, a optimisé ses horaires de livraison pour l'efficacité, ce qui leur a permis de s'adapter rapidement face aux fermetures liées au COVID-19. OptimoRoute les a aidés à calculer automatiquement les itinéraires de livraison les plus efficaces et à augmenter rapidement pour effectuer plus de 200 livraisons par jour.

5. Collecte et logistique inverse

La planification logistique est cruciale pour les entreprises, et les optimisations sont importantes pour la planification logistique à la fois directe et inverse. CLEAResult est un cabinet de conseil en énergie qui fournit aux entreprises, aux services publics et aux consommateurs des solutions énergétiques efficaces et renouvelables. Ils exploitent un programme de recyclage d'appareils électroménagers dans le Michigan qui est capable de recycler jusqu'à 95% des pièces des appareils usagés.

CLEAResult ramasse environ 100 appareils usagés par jour pour être transportés vers une installation de démantèlement et de recyclage dans l'Ohio. En utilisant OptimoRoute, ils ont pu optimiser ces itinéraires de ramassage pour l'efficacité et minimiser le temps de planification. Deux jours de plannings de ramassage peuvent être planifiés en seulement deux heures.

OptimoRoute fait plus qu'optimiser les horaires

OptimoRoute non seulement rationalise le processus de planification global et offre tous les avantages que nous avons discutés, mais vous prépare également pour le succès futur. L'analytique avancée fournit aux gestionnaires de flotte des informations précieuses qu'ils peuvent utiliser pour améliorer le processus de planification et de routage à l'avenir. Les fils d’Ariane montrent les variations entre les itinéraires planifiés et les itinéraires réels empruntés, ce qui peut servir de base de connaissances pour le trafic récurrent et d'autres obstacles le long des trajets de vos conducteurs. 

Optimisation gratuite des horaires pendant 30 jours

Vous pouvez essayer le logiciel OptimoRoute et optimiser vos horaires de services sur le terrain gratuitement pendant 30 jours. Commencez ici.