Despacho de Transporte: Cómo Manejar Tu Flota Como un Profesional

La gestión de despachos de transporte es un rol complejo con muchas partes móviles. Incluso con una pequeña flota, unos pocos conductores y 20 entregas diarias, el despacho y la planificación de rutas pueden llevar horas.

Con cientos de vehículos y conductores de camiones y un flujo constante de entregas y recogidas para manejar, el despacho manual es imposible.

Ahí es donde entran los despachadores de transporte. Usando su conocimiento único junto con el software de despacho, una sola persona puede reducir drásticamente el tiempo de planificación y mejorar el resultado final de su empresa.

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• ¿Qué hace un despachador de transporte?
• La clave para ser un despachador de transporte exitoso
• Cómo OptimoRoute facilita la vida de los despachadores de un distribuidor de alimentos

¿Qué hace un despachador de transporte?

Un despachador de transporte es responsable de coordinar las entregas diarias y comunicarse con los conductores para asegurar que las entregas se completen a tiempo y siguiendo todas las regulaciones. Los despachadores de transporte gestionan tareas como asignar cargas a conductores y vehículos, planificar rutas, programar conductores y rastrear el rendimiento de los conductores.

Desglosamos las responsabilidades principales de un despachador de transporte con más detalle...

#1. Distribuir cargas eficientemente en toda la flota

Como despachador de transporte, debes planificar y distribuir eficientemente las cargas y pedidos en la flota de camiones y conductores de XYZ.

OptimoRoute puede ayudarte con la maximización de vehículos a través de la planificación automatizada que tiene en cuenta los horarios de los conductores y las capacidades de los vehículos.

#2. Planificar rutas eficientes para ahorrar gasolina y tiempo

Para asegurarse de que los conductores puedan manejar tantas cargas como sea posible por día, un despachador planifica rutas eficientes con anticipación para toda la flota.

Hacer esto manualmente como una sola persona sería imposible. Pero con OptimoRoute, puedes importar pedidos en masa y dejar que el herramientas de optimización de rutas software se encargue del resto. 

OptimoRoute encuentra automáticamente las rutas más eficientes, teniendo en cuenta las ventanas de tiempo de entrega, los tiempos de carga y otras restricciones del mundo real.

#3. Equilibrar cargas de trabajo y planificar descansos para el cumplimiento del conductor (y para reducir la rotación)

Gestionar las cargas de trabajo y planificar descansos — para que los conductores puedan cumplir con las normativas y evitar posibles problemas con la FMCSA — también es responsabilidad del despachador de transporte.

Con OptimoRoute, puedes establecer posibles ventanas de descanso a nivel de conductor, y OptimoRoute planificará automáticamente los descansos para cualquier horario diario dado.

Con la función de equilibrio de carga de trabajo de OptimoRoute, también puedes reducir las horas extras al compartir mejor las cargas entre los conductores y mantener un registro de cumplimiento perfecto.

#4. Rastrear y monitorear a los conductores para mejorar la eficiencia

Un despachador de transporte también debe rastrear las ubicaciones y el rendimiento de sus conductores y vehículos.

La aplicación móvil de OptimoRoute rastrea a los conductores a través del seguimiento GPS y geocercas, brindándote a ti y a tu equipo una vista en tiempo real de dónde está tu flota en todo momento. 

OptimoRoute utiliza esto para rastrear el rendimiento de los conductores, dándote fácil acceso a información como los mejores desempeños y los conductores subutilizados. 

#5. Manejo de cancelaciones y cambios de última hora

Como despachador en la industria del transporte de alimentos, siempre debes estar listo para manejar cancelaciones y cambios de pedidos de última hora.

Con ubicaciones en tiempo real y reprogramación en tiempo real, OptimoRoute facilita mucho tu vida.

La clave para ser un despachador de transporte exitoso

En una entrevista con el Lead Pedal Podcast para Conductores de Camiones, Tim Dreyer, el despachador del año del Memorial Rick Austin 2019, comparte sus secretos para el éxito.

– Tim Dreyer, Despachador de Transporte, Patene Building Supplies

También destaca que la comunicación clara a los clientes (por parte del personal de ventas) sobre las regulaciones de la industria es esencial (y por eso también es importante conocer todos tus términos de transporte). De esa manera, puedes establecer expectativas claras y no serás acosado constantemente por clientes impacientes o insatisfechos, dando a tus conductores espacio para realizar su trabajo.

Esto no es solo clave para proveedores, minoristas o empresas de transporte LTL, la empatía y la comunicación son clave para buenas relaciones con los conductores en todas las industrias. Pero no siempre es fácil recordar esto cuando se realizan múltiples tareas y se despachan cientos de cargas cada día.

Con la ayuda de un sistema de gestión de transporte (TMS) como OptimoRoute para manejar el despacho y la planificación de rutas, tendrás el tiempo y la energía para tratar a tus conductores como personas.

Cómo OptimoRoute facilita la vida de los despachadores de un distribuidor de alimentos

Hardie’s es un distribuidor de alimentos con sede en Texas con una flota de más de 160 camiones refrigerados que entrega más de 10 millones de paquetes al año.

Antes de usar el software de gestión de transporte de OptimoRoute, sus despachadores y gerentes de flota trabajaban día y noche para despachar eficientemente la flota de entregas.

Era un proceso que consumía mucho tiempo, costoso y que estaba teniendo un impacto negativo en los resultados financieros de su negocio.

Echemos un vistazo a algunos de los beneficios de despacho de transporte vistos por Hardie’s, así como a sus resultados comerciales a largo plazo.

#1. Importar pedidos en masa y planificar miles de pedidos a la vez

Con OptimoRoute, los despachadores de Hardie’s pueden importar pedidos en masa, manejando miles de pedidos sin sudar (o ralentizar el software de planificación de rutas).

Gracias a esto, el personal de despacho y planificación de Hardie’s pudo acelerar su planificación en más de 800%.

#2. Ajustar automáticamente para ventanas de tiempo de entrega, tiempo de descarga y otras restricciones.

OptimoRoute considera restricciones del mundo real como capacidades de vehículos, horarios de conductores, áreas de servicio y más.

Incluso calcula un tiempo de descarga realista basado en datos históricos para cada cliente y el número de paquetes en el pedido.

#3. Encontrar las mejores rutas incluso sin conocimiento local

Sin software, un despachador necesita un conocimiento íntimo del área local y años de experiencia para ser eficiente.

OptimoRoute utiliza información de tráfico en tiempo real e información detallada sobre las condiciones de las carreteras (si son lo suficientemente anchas para camiones, etc.) para planificar todas las rutas. Esto significa que el personal menos experimentado puede planificar rutas mucho mejores.

#4. Maximizar las entregas a tiempo con horarios precisos que consideran todos los factores

Entregar productos a tiempo es clave para mantener una buena relación con tus clientes.

A diferencia del software típico de despacho de transporte, OptimoRoute tiene la gestión de flotas características que te ayudan a crear horarios más precisos. Las rutas consideran tiempos de carga históricos, condiciones de tráfico y otros factores, generando ETAs y horarios precisos.

Resultados

Con una planificación más rápida, un solo despachador y planificador por centro de distribución es suficiente, en lugar de tres. 

El kilometraje en toda la flota ha disminuido un 20%, y la capacidad de entrega ha aumentado un 14%, con los costos de conductores disminuyendo un 12%

La tasas de entrega a tiempo. La tasa de (OTD) ha pasado de 89% a 94% y está aumentando un 1.5% mes a mes.

Para más información sobre cómo Hardie’s utilizó OptimoRoute para optimizar sus operaciones de despacho y reducir el kilometraje en un 20% (mientras aumentaba la capacidad de entrega en un 14%), consulta su estudio de caso completo.

Optimice la gestión de despachos de transporte con OptimoRoute

Incluso para una pequeña empresa con un par de vehículos, la gestión de despachos es un desafío difícil que requiere mucho conocimiento, experiencia y trabajo para hacerlo bien.

Con OptimoRoute, puede automatizar y simplificar tareas, mientras utiliza la experiencia de su despachador para crear procesos repetibles. 

Esto no solo ahorrará tiempo a sus despachadores en la planificación, sino que también mejorará la eficiencia de su flota y permitirá que su empresa crezca.

Sin mencionar que mejores y más eficientes rutas le ahorrarán dinero en el uso de combustible, salarios de conductores y desgaste de vehículos.

Para ver cómo OptimoRoute puede potenciar a sus despachadores y mejorar sus resultados, comienza tu prueba gratuita de 30 días hoy.