Planungsoptimierung: So optimieren Sie Zeitpläne für Ihre Kunden und Mitarbeiter

Die Optimierung von Zeitplänen ist ein Gewinn für alle Beteiligten. Durch die Optimierung von Zeitplänen können Sie das Endergebnis Ihres Unternehmens steigern, eine bessere Arbeitsbelastung für Ihre Mitarbeiter schaffen und ein besseres Kundenerlebnis bieten.

In "Zeitplanoptimierung 101" erklären wir Ihnen genau, was Zeitplanoptimierung ist, warum Sie sie benötigen und wie Sie sie in fünf einfachen Schritten erreichen können. Anschließend zeigen wir Ihnen Beispiele von Unternehmen, die optimierte Zeitpläne zu ihrem Wettbewerbsvorteil in völlig unterschiedlichen Branchen nutzen.

Was ist Zeitplanoptimierung?

Zeitplanoptimierung ist der Prozess, sicherzustellen, dass jede einzelne Aufgabe oder Aktion in einem Zeitplan mit Ihrem ultimativen Ziel übereinstimmt. Zeitplanoptimierung kann sowohl von Einzelpersonen als auch von Unternehmen genutzt werden, um ihre oberste Priorität (oder Prioritäten) im Vordergrund zu halten, wenn Zeiten für Aufgaben festgelegt werden.

Lieferunternehmen nutzen häufig die Zeitplanoptimierung, um sicherzustellen, dass eine Lieferroute mit der geringstmöglichen Kilometerzahl (und damit den niedrigsten Treibstoffkosten) ausgelegt ist. Eltern nutzen oft die Zeitplanoptimierung, um sicherzustellen, dass der Nachmittagsplan eines Kindes das Erledigen der Hausaufgaben und/oder das rechtzeitige Zubettgehen priorisiert. 

In unserem Privatleben optimieren wir oft Zeitpläne, ohne es überhaupt zu merken, aber im Geschäftsleben erfordert es etwas mehr Aufwand, um wirklich optimierte Zeitpläne zu erreichen. Die gute Nachricht ist, dass es einfach ist, sobald Sie verstehen, wie es funktioniert, und Sie können Technologie nutzen, um es schneller zu erledigen. Egal, ob Sie eine Vorwärts- oder Rückwärtsterminierungsstrategie verwenden, um Zeitpläne für Ihr Unternehmen zu erstellen (oder beides), es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Zeitpläne optimiert sind. 

Die Vorteile der Zeitplanoptimierung 

Unternehmen, Kunden und Mitarbeiter können alle profitieren, wenn ein Unternehmen Zeitpläne optimiert. Sie können wählen, wofür ein Zeitplan optimiert wird, sodass die möglichen Vorteile praktisch unbegrenzt sind. Dies sind einige häufige Vorteile, die Unternehmen von der Zeitplanoptimierung erwarten können.

Erhöhter Umsatz

Wenn die Erhöhung Ihrer Gewinnspanne Ihr oberstes Ziel ist (was bei vielen Unternehmen der Fall ist), kann Ihnen die Zeitplanoptimierung in allen Bereichen helfen. Mitarbeiterpläne können für die niedrigsten Kosten und die maximale Leistung optimiert werden. Zum Beispiel könnten Sie die Zeitpläne der Lieferfahrer für die geringste Kilometerzahl, die niedrigste Gesamtstundenzahl zur Erfüllung der Aufträge und/oder die maximale Kapazität optimieren. 

Supply-Chain-Manager können die Zeitplanoptimierung nutzen, um sicherzustellen, dass sie genau genug Produkte bestellen, um die Nachfrage zu decken, ohne dass überschüssige Vorräte Platz in einem Lager einnehmen. Die Zeitplanoptimierung kann den Umsatz steigern, indem sie die Arbeits-, Logistik- und Wartungspläne rationalisiert.

Verbesserung der Gesamteffizienz

Im Kern besteht der Zweck der Zeitplanoptimierung darin, die Gesamteffizienz der Prozesse zu steigern. Sie können dies auf einen Lieferprozess, Abholungen, Wartungsdienste oder jeden Aspekt eines Unternehmens anwenden, der das Erledigen von Aufgaben in bestimmten Zeitfenstern umfasst. Wenn Ihr Ziel darin besteht, dass jeder Ihrer Servicemitarbeiter mit maximaler Kapazität arbeitet, können Sie die Zeitplanoptimierung nutzen, um Lücken zu identifizieren, in denen mehr Aufgaben hinzugefügt werden können, sowie Pausen so zu planen, dass sie den geringsten Einfluss auf Termine haben.

Eingehaltene oder übertroffene Fristen

Das Einhalten (oder Übertreffen) von Fälligkeitsterminen oder Lieferfenstern ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Sie mehr pünktliche Lieferungen erreichen möchten, ist die Zeitplanoptimierung ein guter Ausgangspunkt. Wirklich optimierte Zeitpläne berücksichtigen die Reisezeit, die Dauer von Terminen oder Lieferungen für jede einzelne Bestellung, Stopps zum Tanken und jedes andere Teil des Planungs-Puzzles. Zusammengenommen führen diese Teile dazu, dass Produkte oder Dienstleistungen pünktlich bei Ihren Kunden ankommen (und Ihnen wahrscheinlich wiederkehrende Geschäfte einbringen).

Gesteigerte Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit

Kluge Unternehmen nutzen die Zeitplanoptimierung auch, um ihren Mitarbeitern zugute zu kommen. Ausgewogene Arbeitspläne können den Stress der Mitarbeiter, Burnout und Fluktuation reduzieren, was alles zu erheblichen Kosten für Unternehmen führt.

Die Hauptursache für Arbeitsstress ist die Arbeitsbelastung, laut einer Umfrage unter nordamerikanischen Arbeitnehmern, die von Statista durchgeführt wurde. Kombinieren Sie dies mit der Tatsache, dass 63 % der amerikanischen Arbeitnehmer sagen, dass sie so gestresst bei der Arbeit sind, dass sie in Erwägung ziehen zu kündigen, und die Arbeitsbelastung wird zu einem primären Fokus für Unternehmen, die die Mitarbeiterbindung erhöhen möchten.

Die Optimierung der Zeitpläne von Mitarbeitern und Auftragnehmern kann je nach Ihrem Unternehmen unterschiedlich aussehen. Sie müssen berücksichtigen, was Ihren Mitarbeitern wichtig ist. Werden sie gleichmäßige Arbeitsbelastungen schätzen (dies ist oft der Fall bei Kurieren, die pro Auftrag bezahlt werden), oder werden sie mehr Vorankündigung bei Schichten schätzen (siehe unseren Leitfaden zu Schichtarbeitsplanung für mehr dazu)? Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie sich vielleicht tatsächlich hinsetzen und Ihre Mitarbeiter fragen, welche Herausforderungen sie haben. Sie können diese Informationen nutzen, um zu bestimmen, wie Sie Zeitpläne in Zukunft optimieren.

Wie Sie Ihren Zeitplan in 5 Schritten optimieren

Es gibt fünf wesentliche Schritte zur Optimierung eines Zeitplans. 

1. Bestimmen Sie Ihre Priorität

Bevor Sie sich in die Details der Neugestaltung Ihres Zeitplans stürzen, ist es wichtig, Ihr Hauptziel oder Ihre Hauptziele zu identifizieren. Dies könnte so einfach sein wie Kostensenkung oder pünktliche Lieferung von Aufträgen. Je spezifischer und fokussierter Ihr Ziel ist, desto einfacher wird es sein, Ihren Zeitplan zu optimieren. 

2. Bewerten Sie Ihre Aufgabenliste

Überblicken Sie Ihre Aufgaben (oder Aufträge) für den kommenden Tag, die Woche oder den Monat (so weit im Voraus, wie Sie planen möchten). Verwenden Sie diese Fragen, um hochpriorisierte Aufgaben sowie Einschränkungen zu identifizieren, die beeinflussen, wann/wie eine Aufgabe geplant werden kann.

• Bringt mich diese Aufgabe deutlich näher an das Erreichen meines Ziels aus Schritt 1?  Wenn wir an einen Elternteil denken, der einen Nachmittagsplan für sein Kind erstellt, wird das Hausaufgabenmachen wahrscheinlich als erstes eingeplant. Der Grund dafür ist, dass gute Noten den größten Einfluss auf den Erfolg und das zukünftige Potenzial ihres Kindes haben (eine große Priorität für Eltern). Sie sollten Ihre Geschäftsplanung auf die gleiche Weise betrachten.
• Ist diese Aufgabe dringend? Ein Beispiel für eine dringende Aufgabe wäre eine Eilzustellung, bei der ein Kunde extra für eine schnelle Abwicklung bezahlt hat.
• Hat diese Aufgabe spezifische Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen? Ein Serviceauftrag, der einen Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation erfordert, ist ein gutes Beispiel.
• Können einige dieser Aufgaben gruppiert werden? Wenn Sie beispielsweise eine Datei an jemanden senden müssen, könnte es sinnvoll sein, diese Aufgabe zu einer Zeit zu planen, in der Sie auch Ihre E-Mails überprüfen können.

Sobald Sie alle Ressourcenbeschränkungen, Aufgaben, die dringend Aufmerksamkeit erfordern, und Aufgaben, die kombiniert werden können, um Zeit zu sparen, geklärt haben, können Sie ein Gleichgewicht finden und jeden Teil Ihres Zeitplans optimieren.

3. Formulieren Sie Ihren Plan

In seinem Buch Die 7 Wege zur Effektivität, schrieb Stephen Covey: „Der Schlüssel ist nicht, das zu priorisieren, was auf Ihrem Zeitplan steht, sondern Ihre Prioritäten zu planen.“ Wenn Sie Ihren Zeitplan zusammenstellen, sollten die Aufgaben, die Sie näher an das Erreichen Ihrer Priorität aus Schritt 1 bringen, zuerst in den Kalender eingetragen werden (genau wie der Elternteil, der zuerst Zeit für Hausaufgaben einplant). Danach planen Sie dringende Aufgaben. Schließlich können Sie offene Zeitfenster nutzen, um verbleibende Aufgaben mit niedrigerer Priorität zu füllen.

4. Überprüfen Sie Ihren Plan

Wenn Sie sich dem Tag und der Zeit nähern, an dem Aufgaben abgeschlossen werden sollen, müssen Sie Ihren Plan neu bewerten. Aufträge (oder deren Priorität) könnten sich geändert haben, Fahrer könnten um Urlaub gebeten haben, und viele andere Umstände könnten Aufgaben beeinflusst haben. Vorausplanung erleichtert es, sich an diese Last-Minute-Änderungen anzupassen und hilft Ihnen, Zeitfenster zu erkennen, in denen zusätzliche Aufträge oder Aufgaben leicht in einen bestehenden Plan integriert werden können.

5. Setzen Sie Ihren Zeitplan um

Senden Sie Ihre optimierten Zeitpläne an die Mitarbeiter und profitieren Sie von einem optimierten Arbeitsablauf!

Wie Sie Ihren Zeitplan mit OptimoRoute optimieren

Bei OptimoRoute helfen wir Unternehmen mit mobilen Arbeitskräften, Liefer-, Abhol-, Verkaufs- und/oder Servicepläne zu optimieren. Dazu gehören Unternehmen mit Außendienstteams, Fachleute für HVAC- und Poolwartung sowie E-Commerce-Unternehmen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie OptimoRoute nutzen können, um den gesamten Prozess zu optimieren. Routenoptimierungs- Prozesses verbessern.

1. Priorisieren

Nur einige der Prioritäten, die OptimoRoute optimieren kann, umfassen:

• Umsatzsteigerung
• Minimierung von Kosten oder Reduzierung von Verschwendung
• Steigerung der Effizienz
• Ausgleich der Fahrerbelastungen
• Zeitersparnis

2. Bewerten

Um in OptimoRoute zu starten, laden Sie Ihre Aufträge oder Serviceanfragen aus einer Tabelle oder einem Dokument hoch. Sie können Serviceeinschränkungen und -spezifikationen eingeben, die für zukünftige Planungen gespeichert werden können. 

Sie können steuern, wie Liefer- oder Servicetermine priorisiert werden, indem Sie die Funktion zur Auslastungsbalance verwenden. Der Schieberegler ermöglicht es Ihnen, zwischen Routen zu wählen, die für die niedrigsten Kosten (pro beauftragtem Fahrer), gleichmäßig verteilte Arbeitslasten oder eine Mischung aus beidem optimiert sind.

3. Planen

Mit OptimoRoute erhalten Sie einen vollständigen Zeitplan mit den effizientesten Routen für bis zu fünf Wochen mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche.

4. Überprüfen

Sie können jederzeit manuelle Anpassungen an geplanten Lieferstrecken vornehmen. Darüber hinaus hilft OptimoRoute Flottenmanagern, Zeitfenster und Tage zu identifizieren, an denen zusätzliche Fahrer benötigt werden, um einem Anstieg der Nachfrage gerecht zu werden, sowie Tage, an denen nicht genug Arbeit vorhanden ist, um die geplanten Fahrer für eine volle Schicht zu beschäftigen. 

5. Ausführen

Optimierte Routen und Zeitpläne können direkt an eine mobile App auf den Telefonen der Außendienstmitarbeiter gesendet werden. Müssen Sie Änderungen vornehmen (oder eine erneute Bewertung durchführen), nachdem Ihr Fahrer bereits unterwegs ist? Kein Problem. Dynamische Neuprogrammierung ermöglicht es Disponenten, jederzeit Änderungen vorzunehmen und zu sehen, wo sich ihre Fahrer entlang einer Route mit Echtzeit-Tracking und Breadcrumbs befinden.

Beispiele für die Optimierung von Zeitplänen in 5 verschiedenen Branchen

Während die allgemeinen Vorteile unabhängig von der Art Ihres Unternehmens bestehen bleiben, variieren die Einzelheiten der Zeitplanoptimierung von Branche zu Branche. Hier sind einige Beispiele von Unternehmen, die die Optimierung von Zeitplänen genutzt haben, um ihre Ziele zu erreichen.

1. Außendienst

Telgian ist ein amerikanisches Unternehmen für Lebenssicherheit und Brandschutz mit Beratern, die Kunden in großen geografischen Gebieten besuchen. Die Planer von Telgian erstellen mehrtägige Langstreckenpläne für Mitarbeiter, die bis zu eine ganze Woche unterwegs sind, um Termine wahrzunehmen. Diese Art der komplexen Planung kann zeitaufwändig sein, aber sie konnten ihre Zeitpläne für Umsatz und niedrigste Kosten mit OptimoRoute optimieren.

Infolgedessen hat Telgian seine Planungseffizienz um 82% gesteigert. Die Planung erfordert jetzt 66% weniger Arbeitskraft, und sie verzeichneten ein jährliches Wachstum von 19% über einen Zeitraum von drei Jahren.

2. Reparaturen und Wartung

Southern Star liefert Erdgas an Amerikaner. Sie unterhalten etwa 5.800 Meilen Pipelines, die sich über die Mitte des Landes erstrecken. Vor der Optimierung ihrer Zeitpläne mit OptimoRoute hatte Southern Star Schwierigkeiten, Zeit für Aufgaben mit niedriger Priorität zu finden. 

Mit der richtigen Software zur Optimierung der Zeitpläne für Effizienz hat Southern Star seine Kapazität um 100% erhöht. Selbst mit ihren zahlreichen Auftragsbeschränkungen und komplexen Arbeitsabläufen kann Southern Star jetzt auch Aufgaben mit niedrigerer Priorität in der gleichen Menge an Arbeitsstunden erledigen, die sie vor der Optimierung geplant hatten.

3. Pharmazeutisch

Innovative kleine Unternehmen wie Evolution Rx nutzen die Optimierung von Zeitplänen, um ihren Kunden Komfort zu bieten. Diese unabhängige Apotheke in Sugar Land, Texas, bietet ihren Kunden eine kostenlose Rezeptlieferung und stellt mit OptimoRoute sicher, dass ihre Lieferstrecken maximal effizient (und kostengünstig) sind.

4. Lebensmittellieferung

Mit den berüchtigt niedrigen Gewinnmargen der Lebensmittelbranchemüssen Restaurants und Mahlzeitlieferdiensten ihre Lieferpläne für die niedrigsten Kosten und maximale Kapazität optimieren, wenn sie überleben wollen. Bei OptimoRoute haben wir unzähligen Lebensmittel- und Getränkeunternehmen geholfen, ihren Umsatz durch die Optimierung von Zeitplänen und Lieferstrecken zu steigern.

Hardie’s Fresh Foods, ein großes Lebensmittelvertriebsunternehmen in Texas mit einer Flotte von mehr als 150 Kühlfahrzeugen, verzeichnete einen Anstieg der pünktlichen Lieferungen um 5%, nachdem sie OptimoRoute verwendet hatten. Darüber hinaus sank ihre Gesamtfahrleistung um 20%, die Fahrerkosten sanken um 12%, und ihre Kapazität stieg um 14%. 

Die Medvedgrad-Brauerei in Zagreb, Kroatien, optimierte ihre Lieferpläne für Effizienz, was es ihnen ermöglichte, sich schnell an die durch COVID-19 bedingten Schließungen anzupassen. OptimoRoute half ihnen, automatisch die effizientesten Lieferstrecken zu berechnen und schnell hochzufahren, um mehr als 200 Lieferungen pro Tag zu erfüllen.

5. Sammlung und Rückwärtslogistik

Die Planung von Logistik ist entscheidend für das Geschäft, und Optimierungen sind sowohl für die Vorwärts- als auch für die Rückwärtslogistikplanung wichtig. CLEAResult ist eine Energieberatung, die Unternehmen, Versorgungsunternehmen und Verbrauchern effiziente und erneuerbare Energielösungen bietet. Sie betreiben ein Geräte-Recycling-Programm in Michigan, das in der Lage ist, bis zu 95% der Teile innerhalb gebrauchter Geräte zu recyceln.

CLEAResult sammelt täglich etwa 100 gebrauchte Geräte, die zu einer Demontage- und Recyclinganlage in Ohio transportiert werden. Mit OptimoRoute konnten sie diese Abholrouten für Effizienz optimieren und die Planungszeit minimieren. Zwei Tage Abholpläne können in nur zwei Stunden geplant werden.

OptimoRoute kann mehr als nur Zeitpläne optimieren

OptimoRoute rationalisiert nicht nur den gesamten Planungsprozess und bietet alle besprochenen Vorteile, sondern bereitet Sie auch auf zukünftigen Erfolg vor. Fortschrittliche Analyse bietet Flottenmanagern wertvolle Einblicke, die sie nutzen können, um den Planungs- und Routenprozess in Zukunft zu verbessern. Breadcrumbs zeigen Abweichungen zwischen geplanten Routen und tatsächlich gefahrenen Routen, die als Wissensbasis für wiederkehrenden Verkehr und andere Hindernisse auf den Reisen Ihrer Fahrer dienen können. 

Kostenlose Zeitplanoptimierung für 30 Tage

Sie können die OptimoRoute-Software ausprobieren und Ihre Außendienstpläne 30 Tage lang kostenlos optimieren. Jetzt starten hier.