Comment suivre le kilométrage de la flotte

Le camion de livraison moyen obtient seulement un kilométrage légèrement meilleur qu'un autobus scolaire et parcourt plus de 12 000 miles chaque année. Si les gestionnaires de flotte ne surveillent pas l'efficacité énergétique des véhicules ou la longueur des itinéraires de livraison, la hausse des prix de l'essence peut rapidement épuiser les budgets. De nombreux autres facteurs peuvent également affecter l'efficacité d'une flotte. La meilleure façon d'identifier ces facteurs et leur impact sur la flotte est de prêter attention au kilométrage. Cela rend essentiel de savoir comment suivre le kilométrage pour un transport efficace.

Accédez directement à la section qui vous intéresse le plus :

• 4 raisons pour lesquelles vous devez suivre le kilométrage de votre flotte
• Règles de l'IRS pour la déduction des frais de conduite
• Comment suivre manuellement le kilométrage d'essence
• Une meilleure option : utiliser une application de gestion de flotte qui suit également le kilométrage
• OptimoRoute : l'outil ultime pour les gestionnaires de flotte
• FAQ sur la façon de suivre le kilométrage

4 raisons pour lesquelles vous devez suivre le kilométrage de votre flotte

Le suivi du kilométrage est une bonne pratique de tenue de registres pour toutes les entreprises qui dépendent des véhicules pour le transport. Au-delà de la tenue de registres précis, suivre votre kilométrage total offre d'autres avantages qui peuvent vous aider à économiser de l'argent et à améliorer l'efficacité opérationnelle.

Réduire le kilométrage

Garder votre kilométrage bas améliore l'efficacité énergétique et minimise l'usure de vos véhicules. Mais vous ne pouvez pas garantir que vos véhicules ont un faible kilométrage si vous ne le surveillez pas. Suivre combien de miles vous parcourez et combien de carburant cela prend fournit un enregistrement de l'historique de conduite d'un véhicule donné. Si le kilométrage diminue par gallon, c'est un signe clair que l'efficacité énergétique de votre véhicule diminue, ce qui est généralement le résultat d'un véhicule vieillissant. Vous ne pouvez pas remonter le temps pour empêcher vos véhicules de vieillir, mais vous pouvez surveiller leur kilométrage et le garder bas.

La meilleure façon de voir si le kilométrage d'un véhicule est élevé est de consulter le manuel du propriétaire. Le manuel fournira une estimation du fabricant pour ce que le meilleur kilométrage du véhicule est, et il peut être comparé au kilométrage réel du véhicule. Il existe quelques façons pour les gestionnaires de flotte de réduire le kilométrage des véhicules qui ne voient pas l'efficacité énergétique qu'ils devraient. La meilleure façon pour les camions de livraison de réduire le kilométrage est d'améliorer les pratiques de livraison en optimisant les itinéraires.

Suivre la performance des conducteurs

Le suivi du kilométrage peut même révéler des informations sur la performance individuelle des conducteurs. Par exemple, voir un enregistrement de la distance parcourue par un véhicule aide les gestionnaires à voir si les conducteurs parcourent toute la distance de l'itinéraire prévu ou si leur kilométrage indique qu'ils ont fait des arrêts supplémentaires. Ce type d'information peut être utile pour les gestionnaires de flotte qui ne peuvent pas passer du temps sur le siège avant avec leurs conducteurs pour voir comment les choses se passent.

Les conducteurs les plus performants peuvent également réduire le kilométrage d'essence en ajustant leurs techniques de conduite. Certaines façons dont les conducteurs peuvent améliorer le kilométrage incluent la réduction de la capacité de charge utile du véhicule, l'accélération lente et l'évitement des routes avec beaucoup de trafic en stop-and-go. Les gestionnaires peuvent voir à quel point les conducteurs mettent en œuvre ces changements en examinant les fil d’Ariane de l'itinéraire ou en suivant le kilométrage.

Se qualifier pour des déductions fiscales

Les déductions sont un type de déduction fiscale qui aide les entreprises à minimiser les coûts d'exploitation en réduisant le revenu imposable. Ainsi, lorsque vient le temps de déclarer les impôts à la fin de l'année, plus vous avez de déductions, moins vous aurez à payer d'impôts, et meilleur pourrait être votre remboursement d'impôt. Si vous dépendez des véhicules pour le transport, alors vos miles d'affaires comptent comme une déduction. Mais l'IRS exige que les entreprises tiennent des registres complets pour éviter la fraude fiscale. Donc, si vous ne suivez pas votre kilométrage, vous ne pourrez pas le compter comme une déduction.

Optimiser les opérations

Un bon journal de kilométrage contiendra d'autres détails en plus du kilométrage, tels que l'historique de service du véhicule. En examinant l'historique complet d'un véhicule, les gestionnaires peuvent identifier des informations qui peuvent les aider à améliorer les opérations.

Par exemple, disons qu'un gestionnaire de flotte remarque que le kilométrage de la flotte a augmenté de façon drastique au cours des trois derniers mois et que les véhicules ont également besoin de réglages plus fréquents. Après avoir examiné l'historique de conduite, le gestionnaire remarque alors que l'augmentation du kilométrage est le résultat d'une augmentation des arrêts. L'augmentation des arrêts peut être le résultat d'un boom des ventes, ce qui signifie qu'il est temps d'étendre votre flotte, afin de ne pas surcharger vos conducteurs ou vos camions.

Règles de l'IRS pour la déduction des frais de conduite

Déposer les impôts fédéraux sur le revenu est "très ou modérément contraignant", selon 77% des propriétaires de petites entreprises. C'est parce que cela impose un fardeau administratif aux opérations commerciales. Chaque dollar qu'une entreprise paie à l'IRS après le dépôt réduit les bénéfices. Les entreprises peuvent minimiser les impacts de la saison fiscale en incluant les déductions de véhicules lorsqu'elles déposent leurs impôts. L'IRS accepte deux types de déductions de frais de véhicule : le kilométrage d'affaires et les dépenses.

Allocation standard de kilométrage de l'IRS

Le taux de kilométrage standard de l'IRS est $0,58 pour chaque mile que votre flotte parcourt. Cela signifie que si vos véhicules parcourent la moyenne annuelle de 12 000 miles, cette déduction s'élève à plus de $6 000 par an pour un seul des véhicules de votre flotte. Pour réclamer cette déduction standard de kilométrage, les entreprises doivent tenir un registre complet du kilométrage de la flotte, qui inclut des détails tels que le nombre de miles parcourus par chaque véhicule et les arrêts effectués pendant la période fiscale. Les entreprises doivent être prêtes à fournir une copie de ce registre à l'IRS lors du dépôt de leurs impôts.

Suivi par dépenses

Le kilométrage n'est pas la seule déduction liée aux véhicules que l'IRS accepte. Il permet également aux entreprises de déduire d'autres coûts considérés comme des coûts d'exploitation. Quelques-unes des déductions de véhicules que l'IRS accepte incluent les coûts de possession et d'exploitation d'un véhicule. Certaines de ces dépenses professionnelles peuvent inclure :

• Paiements de location de voiture
• Assurance véhicule
• Frais d'immatriculation du véhicule
• Frais de stationnement et péages
• Pneus et entretien général

Si les entreprises souhaitent déduire ces dépenses automobiles de leurs impôts, elles doivent conserver des registres détaillés, y compris des reçus prouvant que les coûts sont égaux à ce que vous déclarez lors du dépôt.

Comment suivre manuellement le kilométrage d'essence

Les organisations peuvent calculer le kilométrage de leurs camions de livraison en divisant le nombre total de miles parcourus pendant une période donnée par le nombre de gallons d'essence nécessaires pour y parvenir. Le moyen le plus simple de le faire est de réinitialiser le compteur kilométrique lorsque les camions remplissent le réservoir d'essence. Ensuite, lorsqu'il est temps de remplir le réservoir, les conducteurs peuvent noter les miles sur le compteur kilométrique avant de le réinitialiser. Après avoir rempli le réservoir, la pompe à essence affichera le nombre de gallons nécessaires pour remplir complètement le réservoir. Le résultat de la division du nombre total de miles par le nombre de gallons est le kilométrage.

Créer un carnet de bord

Chaque véhicule devrait avoir un carnet de bord que les conducteurs peuvent utiliser pour suivre le kilométrage. Les gestionnaires de flotte peuvent stocker un carnet dans la boîte à gants de chaque véhicule ou créer un enregistrement électronique, comme une feuille de calcul Excel avec un onglet unique pour chaque véhicule. Le carnet de bord que vous créez contiendra tous les détails importants sur l'historique de conduite d'un véhicule, ce qui facilite la recherche des détails nécessaires pour évaluer l'efficacité énergétique ou déduire le kilométrage pendant la saison fiscale.

Enregistrer le kilométrage pour chaque trajet

Il est important d'enregistrer les détails du kilométrage pour chaque trajet effectué par un véhicule afin que votre carnet de bord soit précis. Cela inclut non seulement les détails des livraisons et des voyages d'affaires, mais aussi les trajets vers les centres de test ou le mécanicien. Les gestionnaires de flotte doivent former leurs conducteurs à entrer correctement les informations dans le carnet de bord. Pour suivre précisément le kilométrage, cela signifie que les conducteurs doivent enregistrer combien de miles ils parcourent en une journée donnée. Ils doivent également noter quand ils s'arrêtent pour faire le plein et combien d'essence il faut pour remplir le réservoir dans le journal de voyage.

Inclure des informations de base sur le trajet

Pour un enregistrement complet de l'historique de conduite d'un véhicule, les conducteurs devront suivre d'autres informations dans le carnet de bord en plus du kilométrage. Cela inclut les détails de base du trajet, comme le nombre d'arrêts effectués sur l'itinéraire, la durée de chaque arrêt et, si possible, le temps que le véhicule a passé au ralenti. Garder toutes ces informations dans un carnet de bord facilite l'identification des problèmes qui peuvent contribuer à un kilométrage élevé. Les conducteurs doivent également inclure des détails sur le coût du remplissage du réservoir d'essence, ce qui aidera les gestionnaires à suivre les dépenses.

Une meilleure option : utiliser une application de gestion de flotte qui suit également le kilométrage

Le suivi manuel du kilométrage est possible, mais le processus est fastidieux. Et retirer le contrôle aux gestionnaires de flotte en se fiant aux conducteurs pour suivre le kilométrage augmente les risques d'erreur dans les carnets de bord. Plutôt que de perdre du temps avec un suivi manuel, les gestionnaires de flotte peuvent se tourner vers un dispositif de journalisation électronique, ou une solution tout-en-un comme OptimoRoute pour automatiser le suivi du kilométrage.

OptimoRoute est un outil de planification et de programmation d'itinéraires qui propose des fonctionnalités robustes, y compris des capacités de suivi du kilométrage. Le système offre une application mobile compatible avec les appareils iOS et Android. L'application fournit des directions étape par étape pour guider les conducteurs vers chaque destination de leur itinéraire. OptimoRoute peut utiliser cette application pour accéder au GPS intégré et suivre automatiquement le kilométrage des conducteurs. Les gestionnaires peuvent également calculer le kilométrage avant même que les conducteurs ne quittent le centre de distribution en utilisant le système pour estimer le kilométrage des itinéraires pré-planifiés.

OptimoRoute : l'outil ultime pour les gestionnaires de flotte

OptimoRoute propose d'autres fonctionnalités qui aident les gestionnaires de flotte au-delà du suivi du kilométrage. Celles-ci incluent un suivi qui offre une visibilité en temps réel sur les délais de livraison, une planification pour s'assurer que les conducteurs sont disponibles pour effectuer les livraisons, et des fil d’Ariane qui donnent aux organisations des informations sur leurs opérations.

Suivi en direct et ETA

Alors que le GPS de l'application mobile collecte des données sur les conducteurs en livraison, la plateforme se met à jour pour offrir aux gestionnaires une visibilité. Cela aide les gestionnaires à prédire quand les conducteurs arriveront à leur prochaine destination. Cela est particulièrement utile pour les gestionnaires à la base des opérations, qui peuvent avoir besoin de mettre à jour les clients sur le statut de leur livraison. Ils peuvent même aller plus loin et faire envoyer automatiquement des messages texte ou des courriels aux clients avec une ETA mise à jour et un lien de suivi de leur livraison. 

Planification des conducteurs

Le système génère automatiquement des horaires de conducteurs naturellement optimisés pour aligner les horaires afin de répondre à la demande de livraison. OptimoRoute prend en compte des facteurs tels que le meilleur moment pour commencer le quart, la disponibilité des conducteurs et le nombre de livraisons à effectuer. Le système peut également intégrer des pauses pour s'assurer que les horaires et les itinéraires respectent les réglementations locales du travail.

Fil d’Ariane

Les fil d’Ariane d'OptimoRoute utilisent le GPS de l'application mobile pour suivre les mouvements des conducteurs. Cela permet aux gestionnaires de flotte de comparer l'itinéraire réel à l'itinéraire pré-planifié. Cette comparaison permet aux gestionnaires de voir à quel point les itinéraires sont efficaces et d'apporter des ajustements pour réduire le kilométrage si nécessaire. Cela aide également à identifier les problèmes de personnel, comme un conducteur qui a trop de déviations inexpliquées par rapport à l'itinéraire prévu.

Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 30 jours pour voir comment OptimoRoute peut vous aider à réduire le kilométrage en améliorant les itinéraires de votre flotte.

FAQ sur la façon de suivre le kilométrage

Dans cette section, nous répondrons à quelques-unes des questions les plus courantes sur le suivi du kilométrage.

Quelle est la manière la plus simple de suivre le kilométrage ?

La manière la plus simple de suivre le kilométrage est pour les gestionnaires de flotte d'utiliser un outil comme un planificateur d'itinéraires ou un suiveur de kilométrage qui offre des capacités de suivi automatique du kilométrage.

Dois-je suivre le kilométrage à des fins fiscales ?

Les entreprises ne sont pas tenues de suivre le kilométrage à des fins fiscales. Mais l'IRS permet aux entreprises qui le suivent de réclamer une déduction pour kilométrage. Les entreprises peuvent également réclamer les dépenses réelles qu'elles engagent pour l'utilisation commerciale du véhicule, ce qui aide les organisations à économiser de l'argent lors de la période fiscale.

Existe-t-il une application pour suivre le kilométrage ?

Il existe une variété d'applications de suivi de kilométrage que les entreprises peuvent utiliser. Par exemple, OptimoRoute est une application de planification d'itinéraires et de suivi de kilométrage qui suit automatiquement le kilométrage en plus d'automatiser la planification, la programmation et les rapports.