Wie man den Flottenkilometerstand verfolgt

Der durchschnittliche Lieferwagen hat nur etwas besseren Kraftstoffverbrauch als ein Schulbus und fährt mehr als 12.000 Meilen jedes Jahr. Wenn Flottenmanager nicht auf die Kraftstoffeffizienz der Fahrzeuge oder die Länge der Lieferstrecken achten, können steigende Benzinpreise schnell Budgets aufzehren. Es gibt viele andere Faktoren, die die Effizienz einer Flotte beeinflussen können. Der beste Weg, um herauszufinden, welche Faktoren das sind und wie sie die Flotte beeinflussen, besteht darin, auf die Kilometerleistung zu achten. Daher ist es entscheidend zu wissen, wie man die Kilometerleistung verfolgt, um einen effizienten Transport zu gewährleisten.

Springen Sie zu dem Abschnitt, der Sie am meisten interessiert:

• 4 Gründe, warum Sie die Kilometerleistung Ihrer Flotte verfolgen sollten
• IRS-Regeln für den Abzug von Fahrkosten
• Wie man den Kraftstoffverbrauch manuell verfolgt
• Eine bessere Option: Verwenden Sie eine Flottenmanagement-App, die auch die Kilometerleistung verfolgt
• OptimoRoute: Das ultimative Werkzeug für Flottenmanager
• FAQs zur Verfolgung der Kilometerleistung

4 Gründe, warum Sie die Kilometerleistung Ihrer Flotte verfolgen sollten

Die Verfolgung der Kilometerleistung ist eine gute Praxis zur Buchführung für alle Unternehmen, die auf Fahrzeuge für den Transport angewiesen sind. Neben der genauen Aufzeichnung bringt die Verfolgung Ihrer gesamten Kilometerleistung weitere Vorteile, die Ihnen helfen können, Geld zu sparen und die Betriebseffizienz zu verbessern.

Kilometerleistung reduzieren

Die Kilometerleistung niedrig zu halten, verbessert die Kraftstoffeffizienz und minimiert den Verschleiß Ihrer Fahrzeuge. Aber Sie können nicht garantieren, dass Ihre Fahrzeuge eine niedrige Kilometerleistung haben, wenn Sie sie nicht überwachen. Die Verfolgung, wie viele Meilen Sie fahren und wie viel Kraftstoff es benötigt, liefert einen Nachweis über die Fahrhistorie eines bestimmten Fahrzeugs. Wenn die Kilometerleistung pro Gallone abnimmt, ist das ein klares Zeichen dafür, dass die Kraftstoffeffizienz Ihres Fahrzeugs nachlässt, was normalerweise darauf zurückzuführen ist, dass ein Fahrzeug älter wird. Sie können die Zeit nicht zurückdrehen, um zu verhindern, dass Ihre Fahrzeuge altern, aber Sie können ihre Kilometerleistung im Auge behalten und sie niedrig halten.

Der beste Weg, um festzustellen, ob die Kilometerleistung eines Fahrzeugs hoch ist, besteht darin, das Benutzerhandbuch zu konsultieren. Das Handbuch liefert eine Schätzung des Herstellers für die beste Kilometerleistung des Fahrzeugs, und diese kann mit der tatsächlichen Kilometerleistung des Fahrzeugs verglichen werden. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Flottenmanager die Kilometerleistung von Fahrzeugen reduzieren können, die nicht die erwartete Kraftstoffeffizienz erreichen. Der beste Weg für Lieferwagen, die Kilometerleistung zu reduzieren, besteht darin, die Lieferpraktiken zu verbessern, indem Routen optimiert werden.

Fahrerleistung verfolgen

Die Verfolgung der Kilometerleistung kann sogar Einblicke in die Leistung einzelner Fahrer geben. Zum Beispiel hilft ein Nachweis darüber, wie weit ein Fahrzeug fährt, Managern zu sehen, ob Fahrer die gesamte geplante Route zurücklegen oder ob ihre Kilometerleistung darauf hindeutet, dass sie zusätzliche Stopps machen. Diese Art von Einblick kann für Flottenmanager hilfreich sein, die nicht die Zeit haben, auf dem Beifahrersitz mit ihren Fahrern zu verbringen, um zu sehen, wie die Dinge laufen.

Top-Performer unter den Fahrern können auch den Kraftstoffverbrauch reduzieren indem sie ihre Fahrtechniken anpassen. Einige Möglichkeiten, wie Fahrer die Kilometerleistung verbessern können, umfassen die Reduzierung der Nutzlastkapazität des Fahrzeugs, langsames Beschleunigen und das Vermeiden von Straßen mit viel Stop-and-Go-Verkehr. Manager können sehen, wie effektiv Fahrer diese Änderungen umsetzen, indem sie die Breadcrumbs der Route überprüfen oder die Kilometerleistung verfolgen.

Für Steuerabzüge qualifizieren

Abzüge sind eine Art Steuerabschreibung, die Unternehmen hilft, Betriebskosten zu minimieren, indem sie das zu versteuernde Einkommen senken. Wenn es also an der Zeit ist, am Ende des Jahres Steuern einzureichen, gilt: Je mehr Abzüge Sie haben, desto weniger Steuern müssen Sie zahlen, und desto besser könnte Ihre Steuererstattung ausfallen. Wenn Sie auf Fahrzeuge für den Transport angewiesen sind, zählen Ihre Geschäftskilometer als Abzug. Aber der IRS verlangt von Unternehmen, gründliche Aufzeichnungen zu führen, um Steuerbetrug zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Kilometerleistung nicht verfolgen, können Sie sie nicht als Abzug geltend machen.

Betrieb optimieren

Ein gutes Kilometerprotokoll enthält neben der Kilometerleistung auch andere Details, wie die Wartungshistorie des Fahrzeugs. Durch die Betrachtung der vollständigen Historie eines Fahrzeugs können Manager Erkenntnisse gewinnen, die ihnen helfen, den Betrieb zu verbessern.

Zum Beispiel, wenn ein Flottenmanager bemerkt, dass die Kilometerleistung der Flotte in den letzten drei Monaten drastisch gestiegen ist und dass die Fahrzeuge auch häufiger gewartet werden müssen. Nach der Betrachtung der Fahrhistorie stellt der Manager dann fest, dass der Anstieg der Kilometerleistung auf eine Zunahme der Stopps zurückzuführen ist. Die Zunahme der Stopps könnte das Ergebnis eines Verkaufsbooms sein, was bedeutet, dass es an der Zeit ist, Ihre Flotte zu erweitern, damit Sie Ihre Fahrer oder Ihre Lastwagen nicht überlasten.

IRS-Regeln für den Abzug von Fahrkosten

Die Einreichung der Bundessteuern ist „sehr oder mäßig belastend“, laut 77% der Kleinunternehmer. Das liegt daran, dass es eine administrative Belastung für den Geschäftsbetrieb darstellt. Jeder Dollar, den ein Unternehmen nach der Einreichung an den IRS zahlt, schmälert die Gewinne. Unternehmen können die Auswirkungen der Steuersaison minimieren, indem sie Fahrzeugabzüge bei der Steuererklärung berücksichtigen. Der IRS akzeptiert zwei Arten von Fahrzeugkostenabzügen: Geschäftskilometer und Ausgaben.

IRS-Standardkilometerpauschale

Der Standardkilometersatz der IRS beträgt $0,58 pro Meile , die Ihre Flotte fährt. Das bedeutet, dass, wenn Ihre Fahrzeuge den jährlichen Durchschnitt von 12.000 Meilen fahren, dieser Abzug für nur eines der Fahrzeuge in Ihrer Flotte mehr als $6.000 pro Jahr beträgt. Um diesen Standardkilometerabzug geltend zu machen, müssen Unternehmen eine gründliche Aufzeichnung der Flottenkilometer führen, die Details wie die Anzahl der gefahrenen Meilen jedes Fahrzeugs und die Stopps während des Steuerzeitraums umfasst. Unternehmen sollten darauf vorbereitet sein, eine Kopie dieser Aufzeichnung der IRS vorzulegen, wenn sie ihre Steuern einreichen.

Verfolgung nach Ausgaben

Kilometer sind nicht der einzige fahrzeugbezogene Abzug, den die IRS akzeptiert. Sie erlaubt Unternehmen auch, andere Kosten abzuziehen, die als Betriebskosten gelten. Einige der Fahrzeugabzüge, die die IRS akzeptiert, umfassen die Kosten für den Besitz und Betrieb eines Fahrzeugs. Einige dieser Geschäftsausgaben könnten umfassen:

• Autoleasingzahlungen
• Fahrzeugversicherung
• Fahrzeugzulassungsgebühren
• Parkgebühren und Mautgebühren
• Reifen und allgemeine Wartung

Wenn Unternehmen diese Autokosten von ihren Steuern abziehen möchten, sollten sie detaillierte Aufzeichnungen führen, einschließlich Quittungen, die belegen, dass die Kosten dem entsprechen, was Sie bei der Einreichung geltend machen.

Wie man den Kraftstoffverbrauch manuell verfolgt

Organisationen können die Kilometerleistung ihrer Lieferfahrzeuge berechnen, indem sie die Gesamtzahl der in einem bestimmten Zeitraum gefahrenen Meilen durch die Anzahl der Gallonen Benzin teilen, die dafür benötigt wurden. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, den Kilometerzähler zurückzusetzen, wenn die Lkw den Tank mit Benzin füllen. Dann können die Fahrer, wenn es Zeit ist, den Tank nachzufüllen, die Meilen auf dem Kilometerzähler ablesen, bevor sie ihn zurücksetzen. Nach dem Tanken zeigt die Zapfsäule die Anzahl der Gallonen an, die benötigt wurden, um den Tank vollständig zu füllen. Das Ergebnis der Division der Gesamtzahl der Meilen durch die Anzahl der Gallonen ist die Kilometerleistung.

Ein Fahrtenbuch erstellen

Jedes Fahrzeug sollte ein Fahrtenbuch haben, das Fahrer zur Verfolgung der Kilometerleistung verwenden können. Flottenmanager können ein Notizbuch im Handschuhfach jedes Fahrzeugs aufbewahren oder ein elektronisches Protokoll erstellen, wie z.B. eine Excel-Tabelle mit einem einzigartigen Tab für jedes Fahrzeug. Das von Ihnen erstellte Fahrtenbuch enthält alle wichtigen Details zur Fahrhistorie eines Fahrzeugs, was es Geschäftsinhabern erleichtert, die benötigten Details zu finden, um die Kraftstoffeffizienz zu bewerten oder die Kilometerleistung während der Steuersaison abzuziehen.

Kilometer für jede Fahrt aufzeichnen

Es ist wichtig, die Kilometerdetails für jede Fahrt eines Fahrzeugs aufzuzeichnen, damit Ihr Fahrtenbuch genau ist. Dies umfasst nicht nur Details für Lieferungen und Geschäftsreisen, sondern auch Fahrten zu Testzentren oder zur Werkstatt. Flottenmanager sollten ihre Fahrer darin schulen, wie sie Informationen korrekt in das Fahrtenbuch eintragen. Um die Kilometerleistung genau zu verfolgen, bedeutet dies, dass Fahrer aufzeichnen müssen, wie viele Meilen sie an einem bestimmten Tag fahren. Sie sollten auch notieren, wann sie tanken und wie viel Benzin es braucht, um den Tank im Fahrtenprotokoll zu füllen.

Grundlegende Informationen zur Fahrt einbeziehen

Für eine vollständige Aufzeichnung der Fahrhistorie eines Fahrzeugs müssen Fahrer neben der Kilometerleistung auch andere Informationen im Fahrtenbuch verfolgen. Dazu gehören die grundlegenden Details der Fahrt, wie viele Stopps sie auf der Route gemacht haben, wie lange jeder Stopp dauerte und, wenn möglich, wie viel Zeit das Fahrzeug im Leerlauf verbrachte. Das Führen all dieser Informationen in einem Fahrtenbuch erleichtert es Flottenmanagern, Probleme zu identifizieren, die zu einer hohen Kilometerleistung beitragen könnten. Fahrer sollten auch Details darüber einfügen, wie viel es gekostet hat, den Tank mit Benzin zu füllen, was Managern bei der Ausgabenverfolgung hilft.

Eine bessere Option: Verwenden Sie eine Flottenmanagement-App, die auch die Kilometerleistung verfolgt

Manuelle Kilometerverfolgung ist möglich, aber der Prozess ist mühsam. Und die Kontrolle von Flottenmanagern zu entfernen, indem man sich auf Fahrer verlässt, um die Kilometerleistung zu verfolgen, erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit in Fahrtenbüchern. Anstatt Zeit mit manueller Verfolgung zu verschwenden, können Flottenmanager auf ein elektronisches Fahrtenbuchoder eine All-in-One-Lösung wie OptimoRoute zurückgreifen, um die Kilometerverfolgung zu automatisieren.

OptimoRoute ist ein Routenplanungs- und Terminierungstool, das mit robusten Funktionen, einschließlich Kilometerverfolgung, ausgestattet ist. Das System bietet eine mobile App, die mit sowohl iOS- als auch Android-Geräten kompatibel ist. Die App bietet Schritt-für-Schritt-Anweisungen, um Fahrer zu jedem Ziel auf ihrer Route zu führen. OptimoRoute kann diese App nutzen, um auf das integrierte GPS zuzugreifen und die Fahrerkilometer automatisch zu verfolgen. Manager können auch die Kilometerleistung berechnen, bevor die Fahrer das Vertriebszentrum verlassen, indem sie das System verwenden, um die Kilometerleistung für vorgeplante Routen zu schätzen.

OptimoRoute: Das ultimative Werkzeug für Flottenmanager

OptimoRoute bietet weitere Funktionen, die Flottenmanagern über die Kilometerverfolgung hinaus helfen. Dazu gehören Tracking, das Echtzeit-Einblicke in Lieferzeitpläne bietet, Terminierung, um sicherzustellen, dass Fahrer verfügbar sind, um Lieferungen abzuschließen, und Breadcrumbs, die Organisationen Einblicke in ihre Abläufe geben.

Live-Tracking und ETA

Während das GPS der mobilen App Daten über Fahrer auf Lieferung sammelt, aktualisiert die Plattform, um Managern Sichtbarkeit zu bieten. Dies hilft Managern vorherzusagen, wann Fahrer an ihrem nächsten Ziel ankommen werden. Dies ist besonders hilfreich für Manager in der Betriebsbasis, die möglicherweise Kunden über den Status ihrer Lieferung informieren müssen. Sie können sogar einen Schritt weiter gehen und automatisch Text- oder E-Mail-Nachrichten mit einer aktualisierten ETA und einem Tracking-Link ihrer Lieferung an Kunden senden lassen. 

Fahrerplanung

Das System generiert automatisch Fahrpläne, die natürlich optimiert sind, um die Zeitpläne an die Liefernachfrage anzupassen. OptimoRoute berücksichtigt Faktoren wie die beste Schichtstartzeit, die Verfügbarkeit der Fahrer und wie viele Lieferungen abgeschlossen werden müssen. Das System kann auch Pausen einplanen, um sicherzustellen, dass Zeitpläne und Routen den lokalen Arbeitsvorschriften entsprechen.

Brotkrumen

OptimoRoutes Breadcrumbs nutzen das GPS der mobilen App, um die Bewegungen der Fahrer zu verfolgen. Dies ermöglicht es Flottenmanagern, die tatsächliche Route mit der vorgeplanten Route zu vergleichen. Dieser Vergleich ermöglicht es Managern zu sehen, wie effizient die Routen sind und Anpassungen vorzunehmen, um die Kilometerleistung bei Bedarf zu reduzieren. Es hilft auch, Personalprobleme zu identifizieren, wie einen Fahrer, der zu viele unerklärliche Abweichungen von der geplanten Route hat.

Melden Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion an , um zu sehen, wie OptimoRoute Ihnen helfen kann, die Kilometerleistung zu reduzieren, indem Sie die Routen für Ihre Flotte verbessern.

FAQs zur Verfolgung der Kilometerleistung

In diesem Abschnitt beantworten wir einige der häufigsten Fragen zur Kilometerverfolgung.

Was ist der einfachste Weg, um Kilometer zu verfolgen?

Der einfachste Weg, um Kilometer zu verfolgen, besteht darin, dass Flottenmanager ein Tool wie einen Routenplaner oder Kilometerzähler verwenden, das automatische Kilometerverfolgungsfunktionen bietet.

Muss ich die Kilometer für Steuerzwecke verfolgen?

Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Kilometer für Steuerzwecke zu verfolgen. Aber der IRS erlaubt es Unternehmen, die sie verfolgen, einen Kilometernachlass geltend zu machen. Unternehmen können auch tatsächliche Ausgaben geltend machen, die sie durch die geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs haben, was Organisationen hilft, Geld zu sparen, wenn die Steuerzeit kommt.

Gibt es eine App zur Kilometerverfolgung?

Es gibt eine Vielzahl von Kilometerzähler-Apps, die Unternehmen nutzen können. Zum Beispiel ist OptimoRoute eine Routenplanungs- und Kilometerverfolgungs-App, die Kilometer automatisch verfolgt und zusätzlich die Planung, Terminierung und Berichterstattung automatisiert.