Cómo rastrear el kilometraje de la flota

El camión de reparto promedio obtiene solo un poco mejor rendimiento que un autobús escolar y recorre más de 12,000 millas cada año. Si los gestores de flotas no se mantienen al tanto de la eficiencia del combustible de los vehículos o de la longitud de las rutas de entrega, el aumento de los precios de la gasolina puede rápidamente consumir los presupuestos. Hay muchos otros factores que también pueden impactar la eficiencia de una flota. La mejor manera de identificar cuáles son esos factores y cómo están impactando la flota es prestando atención al kilometraje. Esto hace que saber cómo rastrear el kilometraje sea vital para un transporte eficiente.

Salta a la sección que más te interese:

• 4 Razones por las que Necesitas Rastrear el Kilometraje de tu Flota
• Reglas del IRS para Deducir Gastos de Conducción
• Cómo Rastrear Manualmente el Rendimiento de Gasolina
• Una Mejor Opción: Usar una Aplicación de Gestión de Flotas que También Rastree el Kilometraje
• OptimoRoute: La Herramienta Definitiva para Gestores de Flotas
• Preguntas Frecuentes Sobre Cómo Rastrear el Kilometraje

4 Razones por las que Necesitas Rastrear el Kilometraje de tu Flota

El seguimiento del kilometraje es una buena práctica de mantenimiento de registros para todas las empresas que dependen de vehículos para el transporte. Más allá de mantener registros precisos, rastrear tu kilometraje total viene con otros beneficios que pueden ayudarte a ahorrar dinero y mejorar la eficiencia operativa.

Reducir el kilometraje

Mantener tu kilometraje bajo mejora la eficiencia del combustible y minimiza el desgaste de tus vehículos. Pero no puedes garantizar que tus vehículos tengan un bajo kilometraje si no lo estás monitoreando. Rastrear cuántas millas conduces y cuánto combustible se necesita proporciona un registro del historial de conducción de un vehículo dado. Si el kilometraje disminuye por galón, es una señal clara de que la eficiencia del combustible de tu vehículo está disminuyendo, lo cual generalmente es resultado de que un vehículo se está volviendo más viejo. No puedes revertir el tiempo para detener el envejecimiento de tus vehículos, pero puedes mantenerte al tanto de su kilometraje y mantenerlo bajo.

La mejor manera de ver si el kilometraje de un vehículo es alto es consultando el manual del propietario. El manual proporcionará una estimación del fabricante sobre cuál es el mejor kilometraje del vehículo, y se puede comparar con el kilometraje real del vehículo. Hay un par de maneras en que los gestores de flotas pueden reducir el kilometraje de vehículos que no están viendo la eficiencia de combustible que deberían. La mejor manera para que los camiones de reparto reduzcan el kilometraje es mejorando las prácticas de entrega mediante la optimización de rutas.

Rastrear el rendimiento del conductor

Rastrear el kilometraje incluso puede revelar información sobre el rendimiento individual del conductor. Por ejemplo, ver un registro de cuán lejos conduce un vehículo ayuda a los gestores a ver si los conductores están recorriendo toda la distancia de la ruta planificada o si su kilometraje indica que han estado haciendo paradas adicionales. Este tipo de información puede ser útil para los gestores de flotas que no pueden pasar tiempo en el asiento delantero con sus conductores para ver cómo van las cosas.

Los conductores de alto rendimiento también pueden reducir el consumo de gasolina ajustando sus técnicas de conducción. Algunas maneras en que los conductores pueden mejorar el kilometraje incluyen reducir la capacidad de carga del vehículo, acelerar lentamente y evitar carreteras con mucho tráfico de parar y avanzar. Los gestores pueden ver cuán efectivamente los conductores están implementando estos cambios revisando la ruta de navegación o rastreando el kilometraje.

Calificar para deducciones fiscales

Las deducciones son un tipo de desgravación fiscal que ayuda a las empresas a minimizar los costos operativos al reducir los ingresos imponibles. Entonces, cuando llega el momento de presentar impuestos al final del año, cuantas más deducciones tengas, menos impuestos tendrás que pagar, y mejor podría ser tu devolución de impuestos. Si dependes de vehículos para el transporte, entonces tus millas de negocio cuentan como una deducción. Pero el IRS requiere que las empresas mantengan registros exhaustivos para evitar el fraude fiscal. Así que si no rastreas tu kilometraje, entonces no podrás contarlo como una deducción.

Optimizar operaciones

Un buen registro de kilometraje contendrá otros detalles además del kilometraje, como el historial de servicio del vehículo. Al observar el historial completo de un vehículo, los gestores pueden identificar información que puede ayudarles a mejorar las operaciones.

Por ejemplo, supongamos que un gestor de flotas nota que el kilometraje de la flota ha aumentado drásticamente en los últimos tres meses y que los vehículos también necesitan ajustes más frecuentes. Después de observar el historial de conducción, el gestor nota que el aumento del kilometraje es resultado de un aumento en las paradas. El aumento en las paradas puede ser el resultado de un auge en las ventas, lo que significa que es hora de expandir tu flota, para no sobrecargar a tus conductores o tus camiones.

Reglas del IRS para Deducir Gastos de Conducción

Presentar impuestos federales sobre la renta es “muy o moderadamente oneroso,” según el 77% de los propietarios de pequeñas empresas. Eso se debe a que impone una carga administrativa en las operaciones comerciales. Cada dólar que una empresa paga al IRS después de presentar impuestos reduce las ganancias. Las empresas pueden minimizar los impactos de la temporada de impuestos incluyendo deducciones de vehículos cuando presentan impuestos. El IRS acepta dos tipos de deducciones de gastos de vehículos: millaje de negocio y gastos.

Asignación estándar de millaje del IRS

La tasa estándar de millaje del IRS es $0.58 por cada milla que conduce su flota. Esto significa que si sus vehículos recorren el promedio anual de 12,000 millas, esa deducción asciende a más de $6,000 al año solo para uno de los vehículos de su flota. Para reclamar esta deducción estándar de millaje, las empresas deben mantener un registro detallado del millaje de la flota, que incluya detalles como cuántas millas condujo cada vehículo y dónde hicieron paradas durante el período fiscal. Las empresas deben estar preparadas para proporcionar una copia de este registro al IRS cuando presenten sus impuestos.

Seguimiento por gastos

El millaje no es la única deducción relacionada con vehículos que acepta el IRS. También permite a las empresas deducir otros costos que se consideran costos operativos. Algunas de las deducciones de vehículos que acepta el IRS incluyen los costos de poseer y operar un vehículo. Algunos de esos gastos empresariales pueden incluir:

• Pagos de arrendamiento de automóviles
• Seguro de vehículo
• Tarifas de registro de vehículos
• Tarifas de estacionamiento y peajes
• Neumáticos y mantenimiento general

Si las empresas desean deducir estos gastos de automóviles de sus impuestos, deben mantener registros detallados, incluidos recibos que demuestren que los costos son iguales a lo que se reclama al presentar.

Cómo Rastrear Manualmente el Rendimiento de Gasolina

Las organizaciones pueden calcular el millaje de sus camiones de reparto dividiendo el número total de millas recorridas en un período de tiempo determinado por el número de galones de gasolina que se necesitaron para llegar allí. La forma más fácil de hacer esto es reiniciar el odómetro cuando los camiones llenan el tanque de gasolina. Luego, cuando sea el momento de volver a llenar el tanque, los conductores pueden anotar las millas en la lectura del odómetro antes de reiniciarlo. Después de llenar el tanque, la bomba de combustible mostrará el número de galones que se necesitaron para llenar completamente el tanque. El resultado de dividir el número total de millas por el número de galones es el millaje.

Crear un libro de registro

Cada vehículo debe tener un libro de registro que los conductores puedan usar para rastrear el millaje. Los gerentes de flota pueden guardar un cuaderno en la guantera de cada vehículo o crear un registro electrónico, como una hoja de cálculo de Excel con una pestaña única para cada vehículo. El libro de registro que cree contendrá todos los detalles importantes sobre el historial de conducción de un vehículo, lo que facilita a los propietarios de negocios encontrar los detalles que necesitan para evaluar la eficiencia del combustible o deducir el millaje durante la temporada de impuestos.

Registrar el millaje de cualquier viaje

Es importante registrar los detalles del millaje de cada viaje que realice un vehículo para que su libro de registro sea preciso. Esto incluye no solo detalles de entregas y viajes de negocios, sino también viajes a centros de pruebas o al mecánico. Los gerentes de flota deben capacitar a sus conductores sobre cómo ingresar la información correctamente en el libro de registro. Para rastrear el millaje con precisión, esto significa que los conductores deben registrar cuántas millas conducen en un día determinado. También deben anotar cuándo paran para cargar gasolina y cuánta gasolina se necesita para llenar el tanque en el registro del viaje.

Incluir información básica sobre el viaje

Para un registro completo del historial de conducción de un vehículo, los conductores deberán rastrear otra información en el libro de registro además del millaje. Esto incluye los detalles básicos del viaje, como cuántas paradas hicieron en la ruta, cuánto duró cada parada y, si es posible, cuánto tiempo pasó el vehículo en ralentí. Mantener toda esta información en un libro de registro facilita a los gerentes de flota identificar problemas que pueden estar contribuyendo a un alto millaje. Los conductores también deben incluir detalles sobre cuánto costó llenar el tanque de gasolina, lo que ayudará a los gerentes con el seguimiento de gastos.

Una Mejor Opción: Usar una Aplicación de Gestión de Flotas que También Rastree el Kilometraje

El seguimiento manual del millaje es posible, pero el proceso es tedioso. Y quitar el control a los gerentes de flota al depender de los conductores para rastrear el millaje aumenta las posibilidades de error en los libros de registro. En lugar de perder tiempo en el seguimiento manual, los gerentes de flota pueden recurrir a un dispositivo de registro electrónico, o una solución todo en uno como OptimoRoute para automatizar el seguimiento del millaje.

OptimoRoute es una herramienta de planificación y programación de rutas que viene con características robustas, incluidas capacidades de seguimiento de millaje. El sistema ofrece una aplicación móvil que es compatible con dispositivos iOS y Android. La aplicación proporciona direcciones paso a paso para guiar a los conductores a cada destino en su ruta. OptimoRoute puede usar esta aplicación para acceder al GPS integrado y rastrear automáticamente el millaje del conductor. Los gerentes también pueden calcular el millaje antes de que los conductores salgan del centro de distribución utilizando el sistema para estimar el millaje de las rutas preplanificadas.

OptimoRoute: La Herramienta Definitiva para Gestores de Flotas

OptimoRoute viene con otras características que ayudan a los gerentes de flota más allá del seguimiento del millaje. Estas incluyen seguimiento que proporciona visibilidad en tiempo real de los cronogramas de entrega, programación para garantizar que los conductores estén disponibles para completar las entregas, y ruta de navegación que brinda a las organizaciones información sobre sus operaciones.

Seguimiento en vivo y ETA

A medida que el GPS de la aplicación móvil recopila datos sobre los conductores en entrega, la plataforma se actualiza para proporcionar visibilidad a los gerentes. Esto ayuda a los gerentes a predecir cuándo llegarán los conductores a su próximo destino. Esto es particularmente útil para los gerentes en la base de operaciones, quienes pueden necesitar actualizar a los clientes sobre el estado de su entrega. Incluso pueden ir un paso más allá y enviar mensajes de texto o correo electrónico a los clientes automáticamente con un ETA actualizado y un enlace de seguimiento de su entrega. 

Programación de conductores

El sistema genera automáticamente horarios de conductores que están naturalmente optimizados para alinear los horarios con la demanda de entregas. OptimoRoute tiene en cuenta factores como el mejor momento para comenzar el turno, la disponibilidad del conductor y cuántas entregas deben completarse. El sistema también puede acomodar descansos para garantizar que los horarios y las rutas cumplan con las regulaciones laborales locales.

Rastro de migas de pan

Las rutas de navegación de OptimoRoute utilizan el GPS de la aplicación móvil para rastrear los movimientos de los conductores. Esto permite a los gerentes de flota comparar la ruta real con la ruta preplanificada. Esta comparación permite a los gerentes ver cuán eficientes son las rutas y hacer ajustes para reducir el millaje si es necesario. También ayuda a identificar problemas de personal, como un conductor que tiene demasiadas desviaciones inexplicables de la ruta planificada.

Regístrese para una prueba gratuita de 30 días para ver cómo OptimoRoute puede ayudarlo a reducir el millaje mejorando las rutas para su flota.

Preguntas Frecuentes Sobre Cómo Rastrear el Kilometraje

En esta sección, responderemos algunas de las preguntas más comunes sobre el seguimiento del millaje.

¿Cuál es la forma más fácil de rastrear el kilometraje?

La forma más fácil de rastrear el kilometraje es que los gestores de flotas utilicen una herramienta como un planificador de rutas o un rastreador de kilometraje que proporcione capacidades de seguimiento automático del kilometraje.

¿Necesito llevar un registro del kilometraje para fines fiscales?

Las empresas no están obligadas a llevar un registro del kilometraje para fines fiscales. Pero el IRS permite a las empresas que lo rastrean reclamar una deducción por kilometraje. Las empresas también pueden reclamar los gastos reales que incurren por el uso comercial del vehículo, lo que ayuda a las organizaciones a ahorrar dinero cuando llega el momento de pagar impuestos.

¿Existe una aplicación para rastrear el kilometraje?

Hay una variedad de aplicaciones de rastreo de kilometraje que las empresas pueden utilizar. Por ejemplo, OptimoRoute es una aplicación de planificación de rutas y rastreo de kilometraje que rastrea automáticamente el kilometraje además de automatizar la planificación, programación e informes.