Leitfaden zur Auswahl der besten Immobilienverwaltungssoftware

Als Immobilien- und Hausverwalter haben Sie viele bewegliche Teile auf Ihrem Tisch. Sie müssen nicht nur mit den täglichen Anforderungen Ihrer Immobilien Schritt halten, sondern sich auch auf zukünftige Mieter vorbereiten, über Gebäudeverbesserungen entscheiden, Ihr Budget im Auge behalten und mehr.

Hier kommt die Immobilienverwaltungssoftware ins Spiel: Die richtige Lösung kann Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, Ihre Aufgaben zu optimieren, was letztendlich Zeit, Geld und Stress spart. Aber bei über 350 verschiedenen Arten dieser Software verfügbar, wo fängt man an?

Wie wir unten sehen werden, können Immobilien- und Hausverwaltungsplattformen eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen und Lösungen bieten. Wir werden aufschlüsseln, welche Arten von Immobilien- und Hausverwaltungssoftware auf dem Markt sind und wie Sie die besten für Ihre Bedürfnisse auswählen können.

Fühlen Sie sich frei, zu einem Abschnitt zu springen, der Ihnen am meisten hilft:

• Was ist Immobilienverwaltungssoftware?
• Welche Arten von Software benötigen Sie für die Immobilienverwaltung?
• Wie Immobilienverwalter die beste Immobilienverwaltungssoftware für ihre Bedürfnisse auswählen können
• Wie OptimoRoute Immobilien- und Hausbesitzern helfen kann

Was ist Immobilienverwaltungssoftware?

Immobilienverwaltungssoftware ist eine Lösung zur Optimierung und Rationalisierung der täglichen Aufgaben von Vermietern und Immobilien-/Hausverwaltern sowie derjenigen, die für sie arbeiten. Diese Art von Software kann Wohn- oder Gewerbeimmobilien unterstützen und kommt normalerweise entweder vollständig integriert (d.h. als Komplettlösung) oder arbeitet in Verbindung mit anderer Software, um gängige Immobilienbereiche wie Mieter, Leasing, Buchhaltung und Gebäudewartung zu verwalten.

Laut Grand View Research, der Markt für Immobilienverwaltungssoftware wurde 2019 auf $1,58B geschätzt, mit einer prognostizierten durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 5,2% von 2020 bis 2027. Diese Statistik signalisiert ein wachsendes Interesse und eine breitere Verfügbarkeit von Tools/Software in dieser Branche.

Natürlich bedeutet die beträchtliche Größe dieses Marktes, dass es schwierig sein kann, alle Ihre Optionen zu sortieren und herauszufinden, was für Ihre speziellen Bedürfnisse funktioniert. Wenn Sie jedoch jetzt beginnen, Ihre Prozesse zu optimieren, werden Sie langfristig für reibungslosere Abläufe gerüstet sein und eine bessere Vorstellung davon haben, auf welche Systeme Sie in Zukunft achten sollten.

Welche Arten von Software benötigen Sie für die Immobilien- und Hausverwaltung? 

Da die Immobilienverwaltungssoftwarebranche ziemlich groß ist (und sich noch entwickelt), haben Immobilienbesitzer und -verwalter viele Optionen zur Auswahl. Wenn Sie beginnen, Immobilienverwaltungslösungen auszuwählen, sind dies die Hauptarten von Software, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Terminplanung

Alle Immobilienverwalter benötigen gute Planungssoftware, um wichtige Informationen oder Termine wie Ein- und Auszugsdaten von Mietern, Fälligkeitstermine von Mietzahlungen und Arbeitspläne von Mitarbeitern/Personal zu verfolgen. Immobilienverwaltungs-Planungssoftware kann Ihnen auch helfen, Ihre Wartungsbedarfezu verfolgen, von Geräten bis hin zu Schädlingsbekämpfung bis hin zu Gebäudeupgrades und -verbesserungen.

Sie könnten verfügbare Lösungen wie Google Kalender oder Microsoft Outlook verwenden, oder Sie könnten Software verwenden, die sich auf die Erstellung und Optimierung von Zeitplänen und Kalendern spezialisiert hat. Ein Beispiel für diese Software ist TeamUp, das Ihnen ermöglicht, benutzerbasierte Sicherheitszugriffe bereitzustellen, die Arten von Ereignissen in Ihrem Kalender zu taggen oder zu kennzeichnen und Ihnen sogar eine Zeitachsenansicht der geplanten Ereignisse bietet.

Immobilienbesichtigungen und -touren

In einem verwandten Bereich könnten Sie in Software investieren, die speziell dafür entwickelt wurde, Ihnen zu helfen, Ihre Besichtigungen und Touren für potenzielle Mieter oder Käufer besser zu verwalten. Diese Option ist nützlich für Vermieter oder Immobilienverwalter, die wöchentlich viele Touren, Besichtigungen oder Besuche im Auge behalten müssen.

Einige Beispiele für diese Art von Immobilienverwaltungssoftware sind Knock, Anyone Home, und Rently. Viele dieser Lösungen bieten die Möglichkeit, dass potenzielle Mieter oder Eigentümer selbstgeführte Besichtigungen planen können, was eine vorteilhafte Funktion für jeden Immobilienverwalter ist, der das Risiko von persönlichem Kontakt in einer von Covid beeinflussten Welt minimieren möchte.

Transport und Routenplanung

Wenn Sie planen, persönliche Treffen, Besichtigungen oder Besuche Ihrer Mietobjekte durchzuführen, denken Sie möglicherweise nicht daran, Transport- und Routenplanungssoftware für das Immobilienmanagement zu verwenden. Die Optimierung Ihrer Routen für diese persönlichen Veranstaltungen könnte Ihnen jedoch helfen, die Zeit auf der Straße zu verkürzen, monatlich Stunden Ihrer Zeit zu sparen und Ihre gesamten Transportkosten zu senken.

Nicht alle Immobilienverwaltungssoftware-Optionen bieten eine effiziente Möglichkeit, Ihre Transportbedürfnisse zu optimieren, daher sollten Sie auf Lösungen wie OptimoRoute zurückgreifen, um Ihnen in diesem Bereich zu helfen. OptimoRoute funktioniert als ein Immobilien-Routenplaner um Ihnen zu helfen, mehr Kunden in kürzerer Zeit zu besuchen, indem es mehrere Routen, Ziele und Besuchsgründe über Ihr Team oder mit verbundenen Dienstleistern (Gutachter, Inspektoren, Wartungspersonal usw.) plant und optimiert.

Abrechnung & Buchhaltung

Sie benötigen eine Abrechnungs- und Buchhaltungslösung, um Ihre finanziellen Operationen wie Mietinkasso, Steuern, Buchhaltung und mehr zu verwalten, um Ihr Budget in Ordnung zu halten.

Lösungen wie Proper.ai und NCR’s Commercial mRDC für Ferneinzahlungen sind speziell darauf ausgelegt, Zahlungen für Ihre Immobilienbedürfnisse zu empfangen und zu verwalten. Andere Immobilienverwaltungssoftware wie Schedule My Rent und SimplifyEm bieten Möglichkeiten für Mietzahlungen der Mieter, verfügen aber auch über Funktionen, die sie in die Kategorie der mittleren oder vollständigen Suite-Lösungen einordnen könnten.

Dokumentenverwaltung

Wenn Sie Dokumente im Zusammenhang mit Ihren Immobilien und Liegenschaften verwalten müssen, ist eine Dokumentenverwaltungssoftware die beste Option. Diese Software hilft Ihnen, Verträge, Mietverträge, Versicherungsvereinbarungen, Mietanträge, Mieterversicherungen und mehr zu speichern und zu verfolgen.

Wie andere Arten von Immobilienverwaltungslösungen können Dokumentenverwaltungs- und Mietverwaltungsfunktionen oft in All-in-One-Software gefunden werden, oder Sie können auf spezialisierte Tools zurückgreifen. Zum Beispiel ermöglicht Knock Ihnen, Bewerberüberprüfungen digital zu verarbeiten, während Evernote seit langem ein Star in der Cloud-Dokumentenspeicherung und Technologieszene ist.

Mieterverwaltung

Einige Immobilienverwaltungsgesellschaften möchten möglicherweise Mieternotizen und Informationen als separate Lösung innerhalb ihres Immobilien-Technologie-Stacks behalten. Diese Softwareart gibt Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Mietern durchzuführen, wie z.B. die Verfolgung von Belegungsraten, Leerständen und verfügbaren Einheiten, das Speichern von Notizen über Mieter, das Einreichen von Hintergrundüberprüfungen und das Durchführen von Bonitätsprüfungen.

Softwarelösungen, die Mieter-Tracking-Funktionen beinhalten, umfassen Turbo Tenant (das Ihnen ermöglicht, Online-Bewerbungen einzurichten und Mieter zu überprüfen) und SmartMove (TransUnions Service für die Durchführung von Bonitäts- und Hintergrundüberprüfungen für Vermieter).

Mieterkommunikation und Feedback

Für eine klare, transparente Kommunikation mit Ihren Mietern sollten Sie Software in Betracht ziehen, die über integrierte Chatsysteme Ihrer aktuellen Immobilienverwaltungslösungen hinausgeht. Erstellen Sie beispielsweise WhatsApp-Konten für Ihre separaten Gemeinschaften oder behalten Sie alles in Ihrem E-Mail-Posteingang (Gmail/Google Workspace, Microsoft Outlook usw.).

Sie können auch auf Lösungen wie SurveyMonkey wenn Sie Feedback von Mietern zu ihren Erfahrungen einholen möchten, um einen besseren Kundenservice zu bieten. In größerem Maßstab können Sie Software wie HqO verwenden, um mit Mietern zu interagieren, Benachrichtigungen über Gebäudeereignisse einzurichten und Gemeinschaften durch Foren aufzubauen.

Immobilienanzeigen und Nachbarschaftsüberwachung

Wenn Sie Ihre verfügbaren Mietobjekte auflisten und den Wert der umliegenden Immobilien im Auge behalten müssen, ist es an der Zeit, sich nach Software oder Lösungen umzusehen, die für diese Zwecke entwickelt wurden. In der Regel können Ihnen diese Plattformen auch dabei helfen, verfügbare Immobilien in Ihrem Portfolio zu bewerben und zu vermarkten.

Apps wie Zillow, Apartments.com, und Nextdoor sind bekannte Lösungen für Immobilien- oder Mietanzeigen und Nachbarschaftsüberwachung. Sie könnten diese eigenständig nutzen oder in Verbindung mit Ihrer aktuellen Immobilienverwaltungslösung und deren Marketing-/Werbefunktionen, um Ihre potenzielle Reichweite zu maximieren.

Reputationsmanagement

Während viele Ihrer Aufgaben als Vermieter oder Immobilienbesitzer in der Regel greifbarer Natur sind (z. B. Bearbeitung von Serviceanfragen oder Interaktion mit Mietern), müssen Sie sich auch einer abstrakteren Sache bewusst sein: Ihrem Ruf. Einige Mieter sind möglicherweise mit dem Zustand ihrer Wohn- oder Arbeitsräume zufrieden, andere jedoch nicht und könnten negative Bewertungen Ihres Unternehmens online hinterlassen.

Ihr Ruf kann den Geschäftserfolg erheblich beeinflussen; tatsächlich, hat Binary Fountain herausgefunden, dass 96 % der potenziellen Mieter Online-Bewertungen bei der Wohnungssuche berücksichtigen, und 57 % wurden von negativen Bewertungen einer Immobilie beeinflusst. Um Ihre Online-Bewertungen und Ihren Ruf zu verbessern, können Sie auf Lösungen wie entdeckten, dass 96 % der potenziellen Mieter Online-Bewertungen in Betracht ziehen, wenn sie nach einer Wohnung suchen, und 57 % wurden von negativen Bewertungen einer Immobilie beeinflusst. Um Ihre Online-Bewertungen und Ihren Ruf zu verbessern, können Sie auf Lösungen wie Testimonial Tree oder reputation.com zurückgreifen, um auf Kundenfeedback zu reagieren und Beschwerden zu bearbeiten.

Smart-Home-Systeme

Einige Vermieter möchten möglicherweise ihren Immobilienverwaltungs-Technologie-Stack modernisieren, insbesondere in einer von Covid-19 beeinflussten Welt. Viele Organisationen bewegen sich bereits in diese Richtung; tatsächlich, gaben 43,2 % von ihnen an, dass sie nun planen zu modernisieren, obwohl sie vor Covid keinen Plan hatten.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Immobiliensoftware zu modernisieren und zu automatisieren, besteht darin, Smart-Home-Apps und -Systeme in Ihren Technologie-Stack zu integrieren. Zum Beispiel können Sie alarm.com für Videoüberwachung, Einbruchwarnungen und Multi-Standort-Management verwenden. Sie könnten auch auf eine Lösung wie HomeServe zurückgreifen, die Geräte wie Haushaltsgeräte verfolgt und es einfacher macht, Anbieter/Auftragnehmer über Reparaturbedarfe oder Notfälle im Haus/Wohnung zu informieren.

Gewerbeimmobilien

Einige der hier erwähnten Softwaretypen reichen möglicherweise nicht aus, um die Bedürfnisse von Gewerbeimmobilien abzudecken, die oft andere Anliegen haben als Wohnimmobilien, wie Investitionsstrategien, Flächenmanagement und sogar die Einhaltung von Vorschriften für öffentlichen Wohnraum. Wenn Sie Optionen benötigen, die direkt Ihre gewerblichen Bedürfnisse unterstützen, können Sie auf speziell dafür entwickelte Lösungen zurückgreifen.

Zum Beispiel, MRI Commercial Suite und AppFolio sind zwei Lösungen, die auf die gewerbliche Immobilienbranche ausgerichtet sind. Diese Technologien helfen, die strategische Planung zu verbessern, Kosten zu senken und insgesamt die Effizienz Ihrer größeren Operationen zu steigern.

Vollständige Suite

Zu den besten vollständigen Suite-Immobilienverwaltungssoftware-Optionen gehören viele – wenn nicht alle – der oben genannten Aufgaben und Funktionen. Diese Lösungen sollen eine All-in-One-Plattform für Vermieter sein, die nicht unbedingt nach einem größeren Technologie-Stack suchen und die meisten ihrer Aufgaben von einem Ort aus erledigen möchten.

Beispiele für vollständige Suite-Software sind Buildium, ManageCasa, TenantCloud, und RealPage. Diese Lösungen bieten oft eine Vielzahl von Funktionen und Lösungen, aber mit effizientem, schlankem Training in diesen Immobilienverwaltungsoptionenkann Ihr Personal nahezu alle seine Aufgaben gleichzeitig verwalten.

Wie Immobilienverwalter die beste Immobilienverwaltungssoftware für ihre Bedürfnisse auswählen können

Schon der Gedanke an all diese Immobilienverwaltungslösungen könnte Ihnen Kopfschmerzen bereiten, aber keine Sorge. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie Optionen eliminieren, die nicht für Sie geeignet sind, und besser diejenige(n) identifizieren, die Sie für Ihre spezielle Situation und Ihr Unternehmen benötigen.

Beginnen Sie, indem Sie sich Fragen stellen wie:

1. Ist diese Lösung eine vollständige Suite oder benötige ich andere Software?

Vollständige Suite-Immobilienverwaltungssoftware kann eine nützliche All-in-One-Lösung für vielbeschäftigte Immobilien- und Hausverwalter sein, aber es ist völlig verständlich, wenn ein einzelnes Softwarestück nicht alle Ihre Anforderungen erfüllt. Denken Sie einfach daran, dass Sie möglicherweise nach sekundären Lösungen suchen müssen, um eventuelle Lücken zu schließen.

2. Lässt sich das in andere Systeme integrieren, die ich derzeit verwende?

Haben Sie bereits Software, die Sie gerne verwenden, und möchten Sie diese nur mit ergänzender Technologie ergänzen? Wenn ja, stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen ausgewählten Lösungen miteinander integriert werden können oder ohne Probleme zusammenarbeiten.

3. Wie einfach ist es zu erlernen und zu verwenden? 

Eine der größten Frustrationen, die Immobilienverwalter mit Immobilientechnologie haben, ist wie lange es dauert, zu migrieren und zu übernehmen. Nicht alle Immobilienverwaltungssoftware ist leicht zu verstehen und zu verwenden, daher sollten Sie, wann immer möglich, Demos Ihrer Top-Auswahl ausprobieren und Feedback von Ihren Mitarbeitern einholen, die die Software ebenfalls nutzen werden.

4. Werden die Vorteile der Software die Kosten überwiegen?

Einige Immobilienverwaltungssoftware mag auf den ersten Blick viel Geld erscheinen, aber Sie sollten den Kauf als langfristige Investition betrachten. Wenn es Ihre Produktivität steigert, Ihnen jeden Monat Stunden Ihrer Zeit spart oder letztendlich eine gute Rendite auf Ihre Investition am Ende des Jahres bietet, treffen Sie eine kluge Wahl.

5. Wie wird diese Software meine Arbeitsbelastung reduzieren und/oder mir helfen, mein Geschäft zu skalieren?

Es hat keinen Sinn, Software zu kaufen, wenn sie Ihrem Unternehmen letztendlich nicht zugutekommt. Fragen Sie sich, ob eine Lösung Ihrem Unternehmen wirklich helfen wird, zu gedeihen, und seien Sie bereit, „nein“ zu sagen, selbst wenn Sie versucht sind, sie zu kaufen.

6. Welche Aufgaben erledige ich manuell? Welche sind die sich am meisten wiederholenden, die automatisiert werden können?

In diesem Zusammenhang könnten Sie feststellen, dass Aufgaben, die Sie täglich ausführen, Sie ausbremsen, und mehrere Softwareoptionen können diese Belastung Ihrer Produktivität verringern. Erstellen Sie eine Liste dieser manuellen Aufgaben, die automatisiert werden könnten, und wählen Sie Immobilienverwaltungslösungen aus, die diese für Sie erledigen.

7. Erfüllt die Software lokale, staatliche und bundesstaatliche Anforderungen?

Als Vermieter oder Immobilienbesitzer sind Sie verpflichtet, die Gesetze und Anforderungen in Bezug auf Mieter, Immobilien und Gebäude auf Stadt-, Landes-/Territorial- und Landesebene einzuhalten. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software diesen Gesetzen entspricht oder Ihnen hilft, konform zu werden. Informieren Sie sich bei den offiziellen Regierungsbehörden in Ihrer Region und Ihrem Land, um die Einhaltung besser zu verstehen und welche Software kompatibel ist.

8. Wie viele Mieter muss ich verwalten?

Die Anzahl der Mieter, die Sie betreuen, beeinflusst die Wahl der Software. Einige Immobilienverwaltungssoftware ist beispielsweise nur für die Verwaltung von Einfamilienhäusern gedacht, während andere es Ihnen ermöglichen, Hunderte von Mietern an verschiedenen Standorten zu verwalten.

9. Wie hoch ist mein Budget?

Zu guter Letzt ist es wichtig, Ihr Budget im Auge zu behalten, wenn Sie Ihre Immobilienverwaltungstechnologie auswählen. Sie können immer mit einer Lösung beginnen, die günstigere Preise hat, und zu teureren Optionen mit mehr Funktionen wechseln, sobald Sie durch effizientere und produktivere Prozesse Geld sparen.

Die beste Software für die Immobilienverwaltung wird unweigerlich anders aussehen, je nach Ihren spezifischen Mietanforderungen. Mit den obigen Fragen finden Sie jedoch eher die beste Software für Ihre spezielle Situation.

Eine schnelle Google-Suche zeigt, dass einige der am besten bewerteten und bevorzugten Immobilienverwaltungssoftwarelösungen Buildium, AppFolio und TurboTenant umfassen. Diese drei werden häufig auf mehreren Software-Bewertungsseiten sowie auf Immobilien- und Immobilienverwaltungsseiten gesehen.

Wie OptimoRoute Immobilien- und Hausbesitzern helfen kann 

OptimoRoute bietet etwas, das generische Immobilienverwaltungssoftware nicht kann: die Möglichkeit, Ihre Immobilienbesuche und Termine zu maximieren. Diese Aufgaben effizienter zu gestalten, wird langfristig Ihre Gewinnspanne erhöhen, da Sie Geld sparen bei Transportkosten wie Benzin, verschwendeter Zeit durch schlecht geplante Routen und mehr.

So kann OptimoRoute Ihnen als Immobilienverwalter helfen:

Routen und Ziele optimieren 

Wenn Sie Ihre Routen und Ziele für Ihre Immobilienbesuche verbessern können, werden Sie in der Lage sein, mehr Immobilien in kürzerer Zeit zu besuchen. Dies gibt Ihnen die Freiheit, sich auf andere Aufgaben oder Pflichten zu konzentrieren, wie z.B. die Bearbeitung von Mieterunterlagen oder Arbeitsaufträge, Wartungsmanagement oder Werbung für Ihre verfügbaren Angebote.

Sparen Sie Zeit, die Sie auf der Straße verbringen

Die Maximierung Ihrer Routen bedeutet, insgesamt weniger Zeit auf der Straße zu verbringen. Dadurch werden Sie niedrigere Transportkosten sehen, was Ihr Potenzial erhöht, Geld zu sparen und Ihre Gewinnspanne zu steigern.

Reduzieren Sie die manuelle Planung

Manuelle Routenplanung ist eine gängige Methode zur Organisation Ihrer Transportziele, kann jedoch leider viel Zeit in Anspruch nehmen und ist anfällig für Fehler. OptimoRoute hingegen kann Tausende von Stopps gleichzeitig bis zu 5 Wochen im Voraus optimieren und nimmt Ihnen viele der Kopfschmerzen manueller Pläne ab.

Bleiben Sie mit allen verfügbaren Informationen auf dem Laufenden

Innerhalb der OptimoRoute-Software können Sie relevante Immobilieninformationen wie Torcodes oder Kundenkontakte aufzeichnen. Alle diese Informationen sind in Echtzeit in der benutzerfreundlichen OptimoRoute Mobile App verfügbar, sodass Sie nie in letzter Minute danach suchen müssen.

Sie können mehr über die Vorteile der Routenplanung von OptimoRoute hier erfahren.

Machen Sie die Immobilienverwaltung einfacher mit den richtigen Lösungen

Der Besitz und die Verwaltung von Immobilien ist heute einfacher denn je mit der Vielzahl von Softwareoptionen, die auf dem Markt verfügbar sind. Sobald Sie die richtigen Lösungen auswählen, wird Ihre Arbeit unweigerlich effizienter und reibungsloser. Und die Technologie von OptimoRoute kann eines dieser leistungsstarken Werkzeuge in Ihrem Arsenal sein, insbesondere wenn Sie mehrere Immobilien verwalten und Ihre Routenplanung und den Transport maximieren möchten, während Sie gleichzeitig Geld und Zeit sparen.

Möchten Sie sehen, wie OptimoRoute die Zeit für die Planung und den Besuch Ihrer Immobilien reduzieren kann? Probieren Sie noch heute eine kostenlose Demo aus.