More Clean of Texas erhält bessere Flexibilität, effiziente Planung – und mehr

Großmärkte und Einkaufszentren sind bekannt für riesige Parkplätze. Indem sie diese sauber halten, vermeiden Einzelhändler Haftungsrisiken und schaffen einen guten ersten Eindruck für Käufer. Hier kommt More Clean of Texas ins Spiel – bietet Kehrdienste für Parkplätze für die bekanntesten Einzelhändler im gesamten Lone Star State an. Gegründet im Jahr 2004 als lokales Unternehmen in Abilene, hat dieser Anbieter für kommerzielle Außenpflege mittlerweile Kunden in drei weiteren Metropolregionen: Houston, San Antonio und Dallas. Mit vierzig Mitarbeitern und einer Flotte von fünfundzwanzig Kehrmaschinen deckt das Unternehmen ein Gebiet im Umkreis von 150 Meilen um jeden seiner vier Standorte ab. Wir sprachen mit Cole Watts, Vizepräsident von More Clean of Texas, darüber, wie OptimoRoute dem Unternehmen hilft, einen stabilen landesweiten Betrieb zu führen.

1 Person plant bis zu 20 Routen in 4 großen Städten

Planung basierend auf Zeitfenstern zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen

Flexibilität, um reaktiv zu sein und dynamische Änderungen vorzunehmen

Leistungsnachweis erhöhte die Einhaltung um 10%

Geschäftswachstum deckte die Grenzen der manuellen Routenplanung auf

Als More Clean of Texas nur in Abilene tätig war – und nur eine Handvoll Mitarbeiter und Kunden hatte – war die Erstellung von Zeitplänen einfach. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Expansion in die großen Städte des Bundesstaates wurde die Planung komplizierter und zeitaufwändiger. Watts war sich auch der Effizienzfrage bewusst – war More Clean of Texas so effizient wie möglich bei der Routenplanung?

Um die von Watts vermuteten Effizienzverbesserungen zu erzielen, wandte er sich zunächst an kostenlose Online-Routing-Software. Er verbrachte eine ganze Woche damit, statische Routen für sein Team zu erstellen, die er einfach von einer Woche zur nächsten kopierte. Es war eine begrenzte Lösung: Die Zeitpläne erlaubten nur minimale, aber zeitaufwändige Änderungen, und die Zeitpläne wurden in Tabellenkalkulationen gespeichert, auf die die Fahrer während ihrer Schichten zurückgreifen mussten.

Anfang 2019, als das Unternehmen weiterhin Kunden gewann und an jedem seiner vier Hauptstandorte Fahrzeuge hinzufügte, erkannte Watts, dass es an der Zeit war, dass More Clean of Texas eine viel umfassendere Routing-Lösung einführte:

„Wir mussten dynamischer sein und Dinge spontan ändern können. Und ich wollte wissen, dass unsere Routenplanung die bestmögliche war. Die Kraftstoffrechnungen wurden hoch, wir fuhren mehr Meilen, als wir für nötig hielten. Da begannen wir, nach einer Routing-Lösung zu suchen.“

Anstelle von vier Disponenten wird nur einer benötigt, um optimierte Zeitpläne und Routen zu erstellen

Die Kunden von More Clean of Texas verlangen, dass ihre Parkplätze drei bis sieben Mal pro Woche gereinigt werden, typischerweise von 22 Uhr bis 6 Uhr (während die Geschäfte geschlossen sind oder zu verkehrsarmen Zeiten für 24-Stunden-Geschäfte). Im Durchschnitt bewältigen siebzehn Kehrfahrzeuge diese Arbeitslast jede Nacht, alles geplant von OptimoRoute:

„In diesem Umfang könnten wir das nicht manuell machen. Und ohne OptimoRoute bräuchte jeder unserer vier Standorte einen eigenen Vollzeit-Disponenten. Aber – wir haben einen zentralen Disponenten, und sie plant alle Routen im gesamten Bundesstaat.“

Als More Clean of Texas expandierte, aber immer noch auf manuelle Planung und Tabellenkalkulationen angewiesen war, kam es zu dem Punkt, an dem jeder Standortmanager einen ganzen Tag pro Woche benötigte, um Routen von Hand anzupassen und zu bearbeiten. Watts erklärt den Wert der Planung mit OptimoRoute:

„Zeitersparnis, gewonnene Effizienz, die Fähigkeit, flexibel zu sein. Es ist nicht greifbar, aber für eine Organisation wie uns ist es sehr wichtig. Die Benutzerfreundlichkeit ist enorm für uns – wir haben den Unterschied im ersten Monat gesehen.“

Fahrzeugbewegungen mit ausreichender Genauigkeit aufgezeichnet, um als Leistungsnachweis verwendet zu werden

More Clean of Texas ist bestrebt, seinen Kunden einen hochwertigen Service zu bieten und verspricht, „Ihr Eigentum, egal wie groß, immer so zu behandeln, als wäre es unser eigenes.“ Da die Kunden über Nacht nicht vor Ort sind, um die Reinigung zu überwachen, fördert OptimoRoute auf einzigartige Weise Vertrauen und Transparenz: mit einem Analysetool namens Breadcrumbs. Es zeigt die genaue Route, die die Fahrer genommen haben – als hätten sie eine Spur von ‚Brotkrumen‘ hinter sich gelassen. Das Tracking ist so ausgeklügelt, dass es präzise Fahrerstandorte über die OptimoRoute Mobile Application alle paar Sekunden erfassen und verarbeiten kann, was More Clean of Texas eine visuelle Darstellung jedes abgeschlossenen Dienstes gibt.

Für Watts ist dieser fortschrittliche Einblick von unschätzbarem Wert:

„Ich kann buchstäblich Fuß für Fuß sehen, wo ein Lkw auf dem Parkplatz gefahren ist – so genau ist es. Breadcrumbs ist ein riesiger Datenpunkt für uns, denn ohne tatsächlich dort zu sein, können wir trotzdem sehen, was gemacht wurde. Wir können sehen, wer seine Arbeit nicht richtig macht, Feedback an die Fahrer geben und ihre Leistung verbessern.“

Wenn es um Kundenbeschwerden geht, liefert Breadcrumbs Watts die Informationen, die er benötigt, um jeden Anspruch zu untersuchen – etwas, das mit regulärem GPS-Tracking nicht möglich war:

„Früher, wenn wir eine Beschwerde von einem Kunden bekamen, wie ‚Sie haben den hinteren Teil unseres Geschäfts nicht gekehrt‘, hatten wir keine Möglichkeit zu überprüfen, ob der Lkw dort war oder nicht. Jetzt rufen wir einfach Breadcrumbs auf, senden einen Screenshot und sagen ‚das hat unser Fahrer gemacht, er hat jeden Zentimeter dieses Parkplatzes abgedeckt.‘ Unsere Kunden sind auch von Breadcrumbs wirklich beeindruckt!“

Sogar die Abrechnung und Einhaltung haben sich dank Breadcrumbs-Karten verbessert. Wenn ein Reinigungsdienst abgeschlossen ist, müssen die Fahrer die Fertigstellung über die Apps der Kunden aufzeichnen, andernfalls kann keine Abrechnung erfolgen. Wenn dies jedoch aus irgendeinem Grund fehlschlägt, erklärt Watts, dass ein Breadcrumbs-Screenshot, der an den Kunden gesendet wird, als ausreichender Nachweis für die Zahlung dient. Dies hat die Einhaltung von etwa 90% auf 99% erhöht:

„Wir haben sehr selten Arbeitsaufträge, die nicht bezahlt werden. Wir vermeiden den doppelten Schlag: Unser Mann ist da und kehrt, wir zahlen für ihn und für den Kraftstoff. Aber wir werden nicht bezahlt, wenn ein Arbeitsauftrag aufgrund eines Fehlers nicht abgeschlossen wurde. Breadcrumbs hilft uns, verlorene Einnahmen zu vermeiden.“

Funktionale Software erledigt die Arbeit pünktlich

Mit OptimoRoute hat More Clean of Texas mehr als nur eine Routing-Lösung. Es ist eine vielseitige Software, die hilft, Arbeitsaufträgezu verwalten, erstellt Zeitpläne nach zahlreichen Einschränkungen und Parametern und bietet Routing und GPS in einer mobilen Anwendung für Fahrer:

„Sie schätzen die Einfachheit der App – und lieben es, keine Tabellenkalkulationen mehr öffnen und all die zusätzlichen Schritte ausführen zu müssen, die früher erforderlich waren, wie das Eingeben jeder Adresse in die Navigation.“

In Bezug auf Logistik hat der nächtliche Reinigungsbetrieb zwei miteinander verbundene Herausforderungen, die OptimoRoute bewältigt – eine große Anzahl zeitkritischer Aufträge muss in einem riesigen geografischen Gebiet abgeschlossen werden:

„Texas ist ein großer Staat, wir fahren jede Nacht Tausende von Meilen. Die Routenführung ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass wir unsere Stopps erledigen. Und die meisten Kunden haben Zeitfenster in ihren Verträgen. Sie sind nicht klein, aber trotzdem müssen wir uns daran halten.“

Watts ist auch von der Reduzierung der Überschreitungen beeindruckt, insbesondere bei der letzten Bestellung der Route, die regelmäßig zu spät fertig wurde:

„Den gesamten Zeitplan und die Route mit Auftragslänge sowie Start- und Stoppzeit geplant zu haben, ist so wertvoll. Es nimmt das subjektive Element weg, weil die Fahrer zu Beginn ihrer Route wissen, wie lange sie für jeden Stopp haben. Wir vermeiden Kundenbeschwerden, weil wir nach Ablauf des Zeitrahmens noch auf dem Gelände sind – das hat einen großen Unterschied gemacht.“