Qu'est-ce que la gestion des expéditions et comment en tirer le meilleur parti ?

Vous vous demandez parfois ce qui se passe après avoir passé un appel pour un service dont vous avez besoin ? Qui est responsable de la prise de décision ? Comment un technicien est-il sélectionné ? Qui calcule l'itinéraire, le temps de trajet, les schémas de circulation ? Où l'état de la tâche est-il mis à jour ? 

Eh bien, le processus qui se déroule avant que votre technicien de service sur le terrain n'arrive sur place s'appelle en fait la gestion des dispatchs ou le processus d'optimisation de la manière dont une entreprise attribue et gère les appels de service et les livraisons du début à la fin. 

Si vous dirigez une petite entreprise avec seulement quelques travailleurs qualifiés, vous pourriez être en mesure d'organiser cela assez rapidement. Mais lorsqu'une entreprise gère des centaines, voire des milliers de commandes par jour, ce processus devient impossible à gérer manuellement.

Et avec des attentes clients toujours croissantes et une demande croissante pour les livraisons et services à domicile, il est plus difficile que jamais pour une entreprise de garder le contrôle.

C'est pourquoi les entreprises se tournent vers les logiciels de gestion des dispatchs. Pour optimiser le processus de dispatch, augmenter la capacité d'une flotte et gérer plus de livraisons et d'appels de service – il n'y a tout simplement pas de moyen plus simple. 

Maintenant que nous savons ce qu'est la gestion des dispatchs, il est également important de comprendre pourquoi une gestion efficace des dispatchs est plus importante que jamais. Nous examinerons comment l'utiliser pour améliorer la productivité de votre flotte et le rôle qu'elle peut jouer dans la croissance de votre entreprise.

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• Qu'est-ce que la gestion des dispatchs ?
• Pourquoi la gestion des dispatchs est plus importante que jamais
• Étude de cas : Comment ClearResult a révolutionné son processus de gestion des dispatchs

Qu'est-ce que la gestion des dispatchs ?

La gestion des dispatchs est le processus d'organisation, d'attribution et d'optimisation des horaires et des itinéraires pour les travailleurs dans les entreprises de livraison, de maintenance et de service. Vous pouvez utiliser n'importe quel logiciel, mais les entreprises se tournent le plus souvent vers des solutions basées sur le cloud pour s'assurer que les équipes puissent être aussi mobiles que possible. 

Par exemple, la gestion des dispatchs supervise tous les véhicules quittant et revenant au dépôt et tout ce qui se passe entre les deux. En somme, la gestion des dispatchs d'une entreprise impacte directement tous les employés qui sont sur le terrain. 

Ainsi, l'optimisation des itinéraires et des horaires peut vraiment faire la différence et maximiser les livraisons, les réparations de maintenance ou les visites de service tout en réduisant les coûts inutiles pour l'entreprise. 

Pourquoi la gestion des dispatchs est plus importante que jamais

Avec l'augmentation des attentes des clients et d'autres tendances, une gestion efficace des dispatchs devient plus vitale que jamais pour la croissance de votre entreprise. Voici quatre principales raisons :

1. Plus d'entreprises offrant la livraison le jour même

Plus de la moitié (51%) des détaillants offrent livraison le jour même et 65% prévoient de l'offrir dans les deux ans. 49% des acheteurs disent que la livraison le jour même les incite davantage à acheter en ligne. Donc, non seulement de plus en plus de consommateurs s'attendent à une livraison le jour même, mais plus de détaillants l'offrent que jamais.

Pour rester compétitif, vous devez être capable de bouger rapidement. Une gestion efficace des dispatchs est au cœur du maintien d'une opération de livraison rapide.

Pour les entreprises de services sur le terrain, être capable de planifier les techniciens répondre aux appels de service de dernière minute est également essentiel.

2. Attentes élevées des clients

Selon une étude de consommation par Retail Touchpoints, 63% des consommateurs s'attendent à ce qu'une livraison standard arrive dans les trois jours. Une autre étude a révélé que 84% de tous les consommateurs sont peu susceptibles de faire à nouveau des achats avec une marque après une mauvaise expérience de livraison du dernier kilomètre.

Pour fidéliser les clients et croître à l'ère numérique, vous ne pouvez pas vous permettre que des erreurs ralentissent votre processus de livraison.

3. Taux de rotation élevés

Les transports et les services sur le terrain (inclus dans le commerce et les services publics) ont certains des taux de rotation volontaire les plus élevés. En moyenne, 27.6% de tous les travailleurs quittent volontairement chaque année.

Les employeurs de conducteurs de livraison locaux voient des chiffres encore pires. En 2019, Papa John's avait un taux de rotation annuel des conducteurs de livraison de 220%. Papa John's a du mal à embaucher et à retenir les conducteurs de livraison, qui représentent 60% de sa base d'employés, en raison du faible taux de chômage et de la demande accrue de conducteurs. 

Un excellent répartiteur de transport gère les relations avec les conducteurs, et doit donc savoir reconnaître un bon conducteur et le garder dans l'entreprise aussi longtemps que possible. Cela implique de maintenir des charges de travail équilibrées et d'optimiser les plannings pour vos conducteurs.

4. Augmentation des pressions sur les prix

L'augmentation de la pression sur les prix de la part des concurrents réduit les marges bénéficiaires dans les industries de l'expédition, du camionnage et de la livraison. En 2019, l'enquête exclusive d'Inbound Logistics a révélé que 38 % des entreprises de transport maritime étaient confrontées à ce problème. 

Pour maintenir une marge bénéficiaire saine à tout moment, vous devez prendre en compte toutes ces variables. Il devient clair que pour maximiser la production de votre flotte de véhicules et de conducteurs — comme réaliser constamment plus de livraisons quotidiennement sans embaucher plus de conducteurs, vous avez besoin d'un système ou d'un logiciel de gestion de la répartition à la hauteur de la tâche. 

Étude de cas : Comment ClearResult a révolutionné son processus de gestion de la répartition avec OptimoRoute

Prenons par exemple CLEAResult. En tant qu'entreprise de gestion de l'énergie avec des clients allant des bâtiments résidentiels aux grandes agences gouvernementales, ils gèrent un programme de recyclage majeur pour leurs clients, ramassant des milliers d'appareils chaque mois.

Le volume considérable de trajets et de ramassages représentait un la logistique inverse défi majeur, et leur spécialiste des opérations avait du mal avec un logiciel de gestion de la répartition obsolète.

Christine Nelson, spécialiste des opérations chez ClearResult, a décrit le problème auquel ils étaient confrontés comme « une école de coups durs... Notre premier outil de planification est devenu si difficile à utiliser que nous faisions pratiquement tout sur papier parce qu'il ne nous fournissait pas ce dont nous avions besoin alors que le programme de recyclage des appareils s'étendait.." 

ClearResult gère plus de 3 000 ramassages de recyclage par mois, rendant la planification manuelle presque impossible. Le logiciel de répartition qu'ils utilisaient nécessitait que leur équipe de gestion de la répartition planifie individuellement l'itinéraire pour chaque commande.

Avec OptimoRoute, les opérations quotidiennes de l'équipe de gestion de la répartition ont complètement changé.

Voici comment ils ont procédé…

Étape 1 : Importation en masse de milliers de commandes

Saisir manuellement les adresses et planifier les itinéraires était incroyablement chronophage, et un énorme défi pour l'équipe de ClearResult.

Parce qu'OptimoRoute permet l'importation en masse de commandes via des fichiers Excel ou CSV, les répartiteurs passent désormais beaucoup moins de temps à planifier les commandes. Cela leur permet de se concentrer davantage sur les indicateurs clés de performance de haut niveau et de faire fonctionner l'entreprise aussi efficacement que possible.

Étape 2 : Optimisation automatique des itinéraires avec prise en charge de variables avancées

La outils d'optimisation des itinéraires l'algorithme ne se contente pas de trouver l'itinéraire le plus rapide entre un certain nombre de destinations.

Les gestionnaires de répartition définissent des zones de service et modifient les attributs pour des contraintes réelles comme la capacité des véhicules, les fenêtres horaires de livraison, les horaires de travail des conducteurs, et plus encore. Ensuite, une fois qu'une commande de travail est importée, OptimoRoute associe automatiquement le conducteur le plus approprié à une tâche particulière.

Cela signifiait que les répartiteurs pouvaient rapidement créer des plannings et des itinéraires efficaces pour tous les conducteurs en quelques minutes, économisant du temps de planification, des kilomètres et des coûts de temps supplémentaire, ce qui a considérablement réduit le temps de planification requis pour l'équipe de répartition de ClearResult.

Étape 3 : Gestion des flux de travail et des plannings complexes

ClearResult dispose de lieux de ramassage et de livraison uniques pour chaque tâche, qu'OptimoRoute prend en charge avec des emplacements uniques définis au niveau de la commande.

Ainsi, si vous planifiez des itinéraires longue distance, vous pouvez définir une plage horaire pour les pauses de conduite obligatoires pour vos conducteurs, et OptimoRoute intégrera automatiquement les pauses dans les plannings de manière efficace.

Étape 4 : Planification hebdomadaire et routage long-courrier (et ajustements de dernière minute)

Pour les entreprises avec un grand volume de commandes quotidiennes (comme ClearResult), il est impossible de planifier à l'avance tout en s'adaptant aux annulations et changements de dernière minute.

OptimoRoute est idéalement positionné pour gérer des cas d'utilisation avancés comme celui-ci, avec un support pour la planification hebdomadaire jusqu'à cinq semaines et un reroutage flexible qui vous permet de modifier les itinéraires en direct et de mettre à jour les tâches sur l'application mobile du conducteur. 

Réflexions Finales

Une fois que vous dépassez l'échelle de quelques commandes par jour, la gestion des dispatchs devient un défi opérationnel sérieux.

Si vous n'avez pas les bonnes personnes, outils ou processus en place, vous ne pourrez pas répondre aux attentes croissantes des clients.

Avec OptimoRoute, même un personnel inexpérimenté peut correctement dispatcher, planifier, router et contrôler des flottes avec des centaines de conducteurs sans problème.

Notre logiciel planifie et route automatiquement vos techniciens ou conducteurs, et prend en charge des flux de travail et des variables avancés, réduisant considérablement la quantité de travail manuel requise.
Pour voir comment OptimoRoute peut transformer le dispatching, la planification et le routage dans votre entreprise, commencez votre essai gratuit aujourd'hui.