¿Qué es un planificador de rutas en línea y cuál es el mejor?

Pasar de aquí a allá ha evolucionado desde mirar a las estrellas para la navegación hasta sacar un mapa de papel, y finalmente, usar un planificador de rutas en línea. La diferencia es que un planificador de rutas en línea no solo te lleva a tu destino, sino que puede ayudarte a planificar muchas paradas durante varios días, encontrar la ruta más corta y eficiente en combustible, e incluso darte la capacidad de gestionar varias rutas y una flota de conductores y vehículos. 

A diferencia de los mapas de papel, los planificadores de rutas en línea se actualizan con frecuencia. Generalmente están basados en la nube, lo que facilita a los usuarios acceder a ellos desde cualquier lugar y obtener las direcciones más actualizadas. 

Ya sea que estés planificando un viaje por carretera o una ruta de entrega, debes conocer la diferencia entre los planificadores de rutas offline y online. Más importante aún, debes saber cómo organizar tu ruta de conducción de manera efectiva. 

Cubriremos todo eso y más aquí, pero siéntete libre de saltar a la sección que sea más relevante para ti haciendo clic en un encabezado a continuación:

• ¿Cómo organizo mi ruta de conducción?
• Planificación de rutas offline
• ¿Cuál es el mejor planificador de rutas en línea?

¿Cómo organizo mi ruta de conducción?

Hay muchos factores a considerar al planificar una ruta de conducción, y el tipo de trabajo o entrega que estés realizando probablemente impactará en cómo organizas tu ruta. 

Por ejemplo, si estás planificando una ruta de jardinería regular con paradas fijas, probablemente querrás incorporar factores como los días y horas específicos en que tus clientes quieren que se corte su césped. Una vez que tengas una lista de trabajos y los días en que deben completarse, puedes comenzar a agruparlos según el día preferido y su proximidad entre sí. El tipo de equipo requerido también podría impactar en cómo organizas tu ruta, ya que podrías querer planificar trabajos que requieran un vehículo o herramienta específica el mismo día. 

Por otro lado, si eres un conductor de entregas llevando pedidos de comida a una lista dinámica de clientes diariamente, necesitarás considerar otros factores al organizar tu ruta. Asegurarte de que cada pedido se entregue en la ventana de tiempo requerida es el factor más importante, pero también es importante organizar tus pedidos en una secuencia que tenga sentido para la distancia y la eficiencia del combustible. 

Si eres un despachador gestionando múltiples conductores, idealmente querrás usar un software especializado para monitorear el progreso de cada conductor en tiempo real. También querrás la capacidad de hacer cambios en el momento para lidiar con cualquier desafío que surja o pedidos de última hora.

Todos los escenarios de los que hemos hablado hasta ahora variarán significativamente de un conductor de camión que necesita hacer paradas en múltiples ciudades para un transporte de larga distancia. Ese conductor necesitará organizar su ruta basándose en la eficiencia de la distancia recorrida y el combustible utilizado, pero también considerar paradas de descanso y reabastecimiento, tiempo de descarga, etc. Debes saber que no todo el software permite la planificación de rutas de varios días, así que asegúrate de que el software que elijas lo haga si necesitas esta función. 

Cómo organizas tu ruta diferirá según tu caso de uso particular, pero el objetivo común es hacer el máximo número de paradas en el menor tiempo posible mientras usas la menor cantidad de recursos. Una organización de rutas efectiva usando un planificador de rutas en línea como OptimoRoute puede ayudarte a hacer más paradas y reducir gastos para que puedas servir mejor a tus clientes y aumentar la rentabilidad de tu negocio al mismo tiempo.

Planificación de rutas offline

La planificación de rutas offline podría significar usar un mapa de papel para planificar tu ruta o usar una aplicación de planificación de rutas de conducción sin conexión a internet. En una época en la que la mayoría de las personas tienen teléfonos inteligentes, el caso de uso más común es una aplicación offline.

Planificar y seguir una ruta mientras estás offline es importante porque hay momentos en que un conductor de entregas o un técnico de servicio de campo podría estar trabajando en condiciones climáticas adversas con una mala señal, en un pequeño pueblo con servicio celular irregular, o trabajando en una instalación subterránea con poca o ninguna conexión.

En situaciones donde una conexión a internet no es una opción, los operadores de negocios quieren asegurarse de que sus empleados aún puedan completar sus rutas de manera efectiva. Es por eso que la necesidad de planificar y seguir rutas offline vale la pena tenerla en cuenta.

¿Cuál es la mejor aplicación de mapas offline?

Muchas herramientas de planificación de rutas tienen habilidades de mapeo offline integradas. Por ejemplo, puedes guardar un mapa offline usando Google Maps para navegar sin una conexión a internet. 

Para usar Google Maps offline, toca el ícono de tu cuenta en la aplicación, haz clic en Mapas sin conexión y selecciona tu propio mapa ajustando el área que deseas descargar. Luego, podrás acceder a este mapa offline y usarlo para la navegación.

También hay aplicaciones como Garmin StreetPilot, Navigon o TomTom que están construidas específicamente para el mapeo offline y se actualizan regularmente. De esta manera, tienes los mapas más actuales a tu disposición siempre que te conectes a internet y actualices cada semana o dos. Con un mapa offline, puedes obtener navegación GPS precisa sin una conexión a internet, lo que también significa que puedes ahorrar datos si estás conduciendo mucho y usando tu aplicación de navegación constantemente. 

¿Por qué los mapas de papel todavía importan?

El hecho es que los mapas de papel han disminuido claramente en popularidad, pero muchas personas todavía los usan en áreas donde las señales GPS son irregulares. También pueden ser útiles en áreas con muy pocas o ninguna dirección física porque esto puede limitar la efectividad de algunas aplicaciones de mapeo. 

Como se mencionó anteriormente, las condiciones climáticas adversas pueden llevar a una mala señal celular, lo que dificulta el uso de software en línea. O tal vez el técnico de campo está trabajando en un pequeño pueblo o instalación subterránea con servicio limitado.

¿Cuál es el mejor planificador de rutas en línea?

El mejor planificador de rutas probablemente variará de una persona a otra, dependiendo de su caso de uso específico. Si eres un usuario recreativo planificando un simple viaje por carretera o navegando por la ciudad, tus necesidades diferirán significativamente de un negocio planificando rutas largas con múltiples paradas y posiblemente durante varios días. 

¿Cuál es el mejor mapa en línea para direcciones?

Para direcciones simples, los mapas en línea más populares probablemente harán el trabajo. Ya sea que necesites un planificador de rutas de conducción en Europa, América del Norte o en otro lugar, Google Maps y MapQuest han existido por un tiempo y tienen mapas completos e interfaces fáciles de usar. 

Es importante señalar que herramientas gratuitas como Google Maps y MapQuest se consideran más apropiadamente como "software de mapas" en lugar de "software de planificación de rutas" debido a las características que les faltan y que muchas empresas necesitan, por ejemplo, la capacidad de planificar para más de un conductor.

Puedes obtener direcciones de conducción gratuitas de estas herramientas de mapas en línea, pero no ofrecen las capacidades de planificación de rutas más avanzadas que discutimos aquí. Por eso, las empresas pueden usar algunas de estas herramientas gratuitas para comenzar o cuando sus operaciones son pequeñas, pero rápidamente cambiarán a un planificador de rutas en línea diseñado específicamente como OptimoRoute para desbloquear mayores eficiencias. 

¿Existe una aplicación para planificar una ruta con múltiples paradas?

Hay aplicaciones de mapas populares como Apple Maps, Google Maps y MapQuest que te permiten planificar rutas con múltiples paradas, pero hay algunas advertencias significativas. Los límites de paradas que imponen la mayoría de las aplicaciones convencionales pueden ser bastante restrictivos.

Google Maps limita a los usuarios a diez paradas, Apple Maps tiene un límite de quince paradas, y MapQuest ofrece hasta 26 paradas. Para las empresas pequeñas y grandes por igual, estos límites de paradas pueden hacer que la planificación de rutas con múltiples paradas sea más difícil o incluso imposible. Estas aplicaciones también ofrecen opciones limitadas o nulas de optimización de rutas cuando tienes rutas con múltiples destinos.

Entonces, ¿hay una aplicación para trazar una ruta de conducción con múltiples paradas? Sí, pero si eres un profesional que busca un planificador de rutas de conducción con una solución de múltiples paradas, verás que el software especializado puede ofrecerte hasta 1,000 paradas o más. Este tipo de flexibilidad, junto con la multitud de características de planificación de rutas que obtienes de una solución dedicada, marca una diferencia abismal.

Las características imprescindibles a buscar en un planificador de rutas de entrega

Si recuerdas los ejemplos de la ruta de jardinería, la ruta de entrega de alimentos y la ruta de camiones que cubrimos anteriormente, cada caso de uso requiere características y habilidades particulares en el proceso de planificación de rutas. Aquí hay una lista de algunas de las características más útiles a buscar cuando consideras un planificador de rutas en línea: 

• Organización: Una ruta bien organizada es una ruta que sirve mejor a tus clientes y es más eficiente para tu negocio. El planificador de rutas en línea que uses debería poder organizar rutas por ventanas de tiempo, prioridad, duración del trabajo, requisitos de equipo, etc. 
• Gestión de personal: Si gestionas múltiples conductores, sabes lo importante que es estar al tanto de la disponibilidad de cada conductor y coordinar horarios para que cada ruta pueda completarse. Tu software de planificación de rutas también debería permitirte llevar un seguimiento de las horas de los conductores y coordinar a varios miembros del equipo para un solo trabajo cuando sea necesario. 
• Automatización: La capacidad de importar rápidamente miles de pedidos a la vez y tener las rutas más eficientes creadas automáticamente para tus conductores es un gran ahorro de tiempo. También te ayuda a completar más pedidos y reducir costos simultáneamente.
• Monitoreo en vivo: Ya sea que seas un negocio de entrega o de servicios de campo, es muy valioso saber dónde está cada uno de tus conductores en cualquier momento. No solo te da más información mientras planificas rutas, sino que también te permite mantener al cliente informado con ETAs.
• Aplicaciones móviles para conductores: Tener una aplicación móvil para tus conductores puede eliminar la comunicación innecesaria de ida y vuelta y mantener todo en una sola plataforma. Los conductores pueden ver sus rutas e incluso tomar notas relevantes.
• Cambios de ruta en tiempo real: Otro beneficio del seguimiento en vivo es la capacidad de tomar esos datos y modificar tus rutas en tiempo real. Tal vez uno de tus camiones se descompone y necesitas reorganizar pedidos entre otros conductores para compensarlo, o tal vez tienes un pedido de última hora que necesitas integrar en una ruta activa. La modificación de rutas en tiempo real puede ser un salvavidas.
• Opciones de comentarios del cliente: Una forma de asegurar que tu negocio mejore es obtener comentarios del cliente. Con el software de planificación de rutas, puedes solicitar automáticamente comentarios después de completar el trabajo.
• Comprobante de entrega: Las aplicaciones para conductores diseñadas cuidadosamente también incorporan opciones de comprobante de entrega como tomar una foto de un paquete o trabajo completado o la capacidad de capturar la firma de un cliente. 
• Planificación avanzada: A la mayoría de los propietarios de negocios les gusta planificar con anticipación, y algunos software te permitirán planificar tus rutas con hasta 5 semanas de anticipación.
• Integración de API: Probablemente ya estés usando otro software, y el planificador de rutas que elijas debería idealmente integrarse con estas otras herramientas sin problemas. 

Hay muchos planificadores de rutas para elegir, pero solo algunos ofrecen todas estas características como lo hace OptimoRoute. 

Otro factor a considerar al seleccionar un planificador de rutas es tu presupuesto, ya que las soluciones de software pueden variar significativamente en términos de precio. Puedes pagar muy poco por un software que ofrece un conjunto escaso de características y no logra hacer el trabajo completamente, o puedes pagar una fortuna por un software que ofrece una abundancia de características, algunas de las cuales puede que nunca uses. La clave es encontrar el software que se ajuste a tu presupuesto mientras ofrece las características esenciales que necesitas diariamente.

Afortunadamente, la mayoría de los proveedores ofrecen pruebas gratuitas de entre 7 y 30 días, para que puedas usar el software y ver qué beneficios puedes obtener antes de hacer un compromiso más significativo.  

Considerar tu caso de uso individual y las características que más necesitas te ayudará a elegir el mejor planificador de rutas para tu negocio. 

¿Quieres saber qué necesitas considerar al planificar una ruta? Consulta los elementos esenciales de la planificación de rutas en nuestro blog para descubrir el plan para una ruta exitosa.