Cómo optimizar la programación de atención médica domiciliaria

La Oficina de Estadísticas Laborales predice que "el empleo de asistentes de salud en el hogar y de cuidado personal se proyecta que crecerá un 33 por ciento desde 2020 hasta 2030". A medida que aumenta la demanda de atención médica en el hogar, los proveedores de atención médica deberán encontrar formas de mantenerse al día.

La programación de atención domiciliaria se volverá aún más importante, ya que permitirá a los equipos de atención apoyar a más pacientes sin aumentar masivamente su número de personal. Hoy en día, los proveedores de atención médica en el hogar pueden operar de manera más eficiente y atender a más pacientes si utilizan herramientas y tecnología para optimizar su prestación de servicios y ayudar con la programación y el enrutamiento.

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• Programación y Enrutamiento: Las Claves para Optimizar la Atención Médica en el Hogar
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Programación y Enrutamiento: Las Claves para Optimizar la Atención Médica en el Hogar

Para proporcionar atención de calidad en el hogar y optimizar la experiencia tanto para los pacientes como para los proveedores de atención, necesitas combinar la programación y el enrutamiento para ofrecer el servicio más eficiente.

La programación de atención domiciliaria es importante porque asegura que brindes atención de alta calidad y ofrezcas a los pacientes y sus familias la mejor experiencia posible. Programar las visitas de atención domiciliaria significa que los pacientes y sus familias saben qué esperar de su programa de atención y pueden planificar en consecuencia. Una ruta y un horario detallados también mejoran la eficiencia operativa porque tus asistentes de salud en el hogar (HHAs) pueden pasar más tiempo visitando a los pacientes y menos viajando entre visitas.

Los programadores de atención domiciliaria emparejan a los cuidadores con los pacientes basándose en:

• Relaciones existentes con los pacientes: ¿Han tratado a este paciente antes? La continuidad de los proveedores de atención puede ser reconfortante para los pacientes con necesidades de atención a largo plazo.
• Disponibilidad del cuidador: ¿Trabajan a tiempo completo o parcial? El 40% de los trabajadores de atención domiciliaria son trabajadores a tiempo parcial, por lo que los programadores deben equilibrar la disponibilidad de los trabajadores con las necesidades de los pacientes.
• Conjunto de habilidades del empleado: ¿Este HHA tiene las calificaciones para proporcionar la atención que este paciente requiere? Algunas visitas domiciliarias pueden requerir calificaciones especializadas si los pacientes tienen necesidades más complejas.

El enrutamiento es el segundo paso en la optimización de la atención médica en el hogar. También debes crear horarios para sus proveedores de atención médica que les den la ruta óptima para sus visitas a pacientes cada día. Planificar las rutas para todas tus visitas domiciliarias tiene como objetivo minimizar el tiempo de viaje o el tiempo atrapado en el tráfico para que los HHAs puedan pasar más tiempo brindando atención a los pacientes.

El enrutamiento significa que puedes atender a más pacientes con el mismo número de proveedores de atención domiciliaria al mejorar la eficiencia operativa. El software de programación y enrutamiento ayudará a los programadores a fortalecer su gestión de servicios de campo y planificar las rutas de atención más eficientes para todo su equipo.

Cómo Optimizar la Programación de Atención Domiciliaria en 10 Pasos

Los servicios de atención médica en el hogar pueden optimizar su programación y enrutamiento utilizando software para eliminar gran parte del trabajo manual requerido para planificar y crear horarios de personal. Estos diez pasos ayudarán a tu equipo de atención a mejorar la eficiencia al planificar visitas a pacientes en sus hogares.

1. Automatiza la planificación de horarios para incorporar criterios importantes

Tu horario de personal necesita tener en cuenta muchos criterios diferentes:

• El turno diario y semanal del personal, especialmente porque muchos empleados probablemente trabajan a tiempo parcial o con patrones de turnos irregulares.
• Ubicación del empleado: ¿comienzan sus rutas desde casa o desde tu oficina?
• Ubicación del paciente
• Requisitos médicos y de cuidado personal específicos para cada paciente
• Preferencias personales de cada paciente para su proveedor de atención—por ejemplo, si una paciente femenina prefiere un HHA femenino para el cuidado personal.

Considera todos estos criterios mientras planificas el horario y empareja a los proveedores de atención con los pacientes basándote en habilidades y disponibilidad.

2. Personaliza los compromisos para el motor de optimización

En un mundo ideal, podrías crear el horario perfecto todos los días. Pero en realidad, a veces tienes que comprometerte—cuando los cuidadores no están disponibles, la carga de pacientes aumenta, ocurren emergencias de última hora, o por razones más mundanas como cierres de carreteras o retrasos en el tráfico.

Identifica dónde estás dispuesto a comprometerte desde tu horario ideal para que funcione en la realidad. Por ejemplo:

• Una cantidad aceptable de horas extras por cuidador, por semana, antes de considerar agregar un nuevo técnico a su equipo de atención.
• El costo por milla de cada miembro del equipo frente a su costo por hora, para que pueda tomar decisiones más rentables en su planificación de rutas.

De manera similar, debe identificar las áreas no negociables, como hacer coincidir las habilidades de los empleados con las necesidades de los pacientes, ya que no puede tener a un miembro del equipo no calificado apoyando a un paciente con requisitos muy específicos.

Entender dónde puede y dónde no puede comprometerse le ayudará a crear un horario con suficiente flexibilidad para funcionar para su equipo de atención en la vida real, no solo en teoría.

3. Apoyar completamente a los técnicos que comienzan o terminan desde sus hogares u otras ubicaciones

Elija un software de programación que le permita personalizar las ubicaciones de inicio y fin de ruta para cada técnico individualmente. Un software con ubicaciones de inicio personalizables le ayudará a crear los horarios más precisos y eficientes para sus empleados. Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden comenzar o terminar su día desde casa en lugar de ir a la oficina antes de su primera visita al paciente.

4. Ventanas de tiempo de servicio 

Desea incorporar flexibilidad en sus horarios. Por ejemplo, en lugar de decirles a los pacientes que su HHA llegará a las 9:30 am, su horario debería proporcionar una ventana más amplia, como entre las 8 am y las 10 am. Esta flexibilidad significa que si hay tráfico pesado o una cita de emergencia adicional, hay tiempo en el horario para acomodar cambios sin perder su ventana de visita y comprometer la satisfacción del paciente.

5. Duraciones variables de tareas

No todas sus visitas domiciliarias tomarán la misma cantidad de tiempo. Elija un software de programación de atención domiciliaria que facilite establecer diferentes ventanas de tiempo para diferentes servicios. Por ejemplo, si un paciente necesita ayuda para levantarse de la cama por la mañana, además de cuidado personal, eso requerirá una ventana de tiempo más larga que si el paciente necesita ayuda para preparar y comer su almuerzo.

Para crear los horarios más precisos y eficientes, elija un software de programación de atención domiciliaria que le permita personalizar las duraciones de tareas y visitas para que sus horarios reflejen con precisión la duración de cada visita.

6. Asignar automáticamente técnicos a trabajos según las habilidades requeridas

Elija un software que le permita ingresar las necesidades de los pacientes y las habilidades y calificaciones de los técnicos. Desea un software de programación que asigne automáticamente HHAs a los pacientes según las necesidades de atención y el conjunto de habilidades, para que pueda estar seguro de que cada visita de atención domiciliaria está siendo proporcionada por alguien con las habilidades para brindar la atención y el apoyo que el paciente necesita. 

7. Recoger artículos de X y luego entregar a Y

No todas las visitas que realiza su equipo de atención irán de la casa de un paciente a otra. Por ejemplo, algunas visitas pueden implicar recoger medicamentos de la farmacia o del consultorio del médico. Otras pueden implicar transporte médico no urgente (NEMT)—llevar o recoger pacientes de citas en el hospital o con el médico.

Cuando los coordinadores de atención crean horarios para sus técnicos de atención domiciliaria, es importante recordar que algunas visitas pueden implicar entregar medicamentos y equipos o dejar a los pacientes de visitas al hospital. Estas visitas serán más cortas que si necesitan proporcionar atención y apoyo.

8. Programar con 5 semanas de anticipación

Puede usar software de planificación de rutas y programación como OptimoRoute para elaborar horarios de personal con semanas de anticipación. Esto es un beneficio tanto para sus pacientes como para su equipo, ya que ayuda a construir confianza entre los pacientes y el personal de apoyo y asegura la continuidad de la atención.

Planificar el horario de su equipo de atención con semanas de anticipación puede ayudar a tranquilizar a los pacientes ansiosos porque pueden anticipar y planificar la próxima visita de su equipo. También puede mejorar la satisfacción de los empleados al darles una carga de trabajo más predecible.

9. Distribuir equitativamente la carga de trabajo entre los técnicos

Programar el trabajo de su equipo de atención puede ayudarle a identificar si y cuándo las visitas de atención domiciliaria están distribuidas de manera desigual entre los miembros del equipo. Distribuir la carga de trabajo equitativamente entre los técnicos puede ayudar a prevenir el agotamiento, ya que no está sobrecargando solo a un puñado de sus HHAs.

La forma más sencilla de distribuir equitativamente la carga de trabajo de atención domiciliaria es usar software de programación en lugar de intentar mapearlo todo manualmente. Usar software ayudará a su coordinador de atención a crear horarios de equipo más rápida y precisamente, asegurándose de obtener el mejor horario posible para su carga de trabajo.

10. Seguimiento en tiempo real y enviar ETA a los clientes

Puede optimizar aún más sus horarios de visitas domiciliarias rastreando el progreso de la ruta de su equipo en tiempo real. Debe monitorear la actividad de los empleados para calcular automáticamente nuevas rutas si es necesario. Puede revisar sus horarios si necesitan proporcionar citas de última hora, una de sus visitas ha sido cancelada o hay un accidente a lo largo de su ruta programada.

El seguimiento en tiempo real también ayuda a mejorar la experiencia del paciente, ya que puede informar a los pacientes si su HHA llega tarde o perderá su ventana de visita.

Optimiza la Atención Médica en el Hogar con OptimoRoute

La tecnología de enrutamiento y programación de OptimoRoute puede mejorar la eficiencia y reducir costos para las organizaciones de atención médica domiciliaria.

OptimoRoute permite a las agencias de atención médica domiciliaria apoyar a más pacientes sin contratar más personal porque su funcionalidad de planificación de rutas y despacho ayuda a los equipos a ser más eficientes. Puede crear rutas con múltiples paradas rápidamente, teniendo en cuenta diferentes duraciones de visita según las necesidades del cliente. Además, puede comenzar o terminar las rutas diarias de sus empleados en sus direcciones de casa, ahorrándoles tiempo en el trayecto diario al final del día.

Su equipo de atención puede instalar la Aplicación móvil de OptimoRoute en sus teléfonos para recibir notificaciones en tiempo real de cambios en las citas y cualquier cambio en la ruta cuando sea necesario. Su equipo puede ver todos los detalles de sus citas, horarios diarios y navegación de rutas dentro de la Aplicación, lo que facilita la planificación y gestión de las visitas a los pacientes.

¿Está listo para mejorar su servicio de salud con rutas más inteligentes? Comience con OptimoRoute mediante registrarse para una prueba gratuita hoy.