Die Grundlagen der Routenplanungssoftware für den Außendienst

Fast jedes Unternehmen im Bereich Außendienst weiß, dass die oberste Regel für den Geschäftserfolg darin besteht, die Kunden zufrieden zu stellen. Diese Regel geht Hand in Hand mit der rechtzeitigen und effizienten Verwaltung der Termine Ihrer Außendiensttechniker. 

Den richtigen Kundenplan für Ihre Außendienstteams zu erstellen, basierend auf den ständig steigenden Anforderungen Ihrer Kunden, kann entmutigend sein, insbesondere wenn Sie nicht über die richtige Technologie verfügen, um Sie zu unterstützen. Effektive Software zur Planung von Servicetechnikern kann Ihnen helfen, die Unsicherheit bei der Terminvereinbarung zu beseitigen, indem sie KI nutzt, um Servicetermine intelligent zu koordinieren und die besten Routen für Ihre Techniker zu ihren Terminen bereitzustellen. 

Darüber hinaus kann die richtige Softwareplattform sogar Außendienstunternehmen dabei helfen, die Kundenzufriedenheit zu verfolgen und ihre Zeitpläne in Echtzeit basierend auf Kundenanfragen oder Problemen im Außendienst anzupassen. 

Es gibt einige Gründe, warum die Investition in hochwertige Software zur Routenoptimierung und Terminplanung für jedes Außendienstunternehmen mit Technikern im Außendienst unerlässlich ist. Das Verständnis dieser Gründe und die effektive Nutzung von Planungssoftware können Ihrem Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig zugutekommen. Dann müssen Sie nur noch wissen, welche Software Sie verwenden können, um die Planung von Technikern einfacher und effizienter zu gestalten. 

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• Warum ist die Serviceplanung wichtig?
• Wofür wird Planungssoftware verwendet?
• Welche Software verwenden Unternehmen für die Planung?
• Wie viel kostet Software für den Außendienst?

Warum ist die Serviceplanung wichtig?

Jedes Unternehmen, das auf Servicetechniker angewiesen ist, weiß, wie wichtig es ist, ein effizientes Planungssystem zu haben. Schließlich kann die Planung von Technikern sowohl die Kundenzufriedenheit als auch das Endergebnis erheblich beeinflussen. Mit anderen Worten, es ist das Lebenselixier der meisten Außendienstunternehmen.

Insbesondere gute Software zur Kundenplanung kann dazu beitragen, dass Serviceanrufe planmäßig abgeschlossen werden. Dies hilft, Kundenfrustrationen zu vermeiden und minimiert die Auswirkungen von Technikerstillstand. Es kann auch helfen, den Kunden spezifische Zeitpläne zu geben, wann sie mit einem Techniker rechnen können, anstatt vage, breite Zeitfenster, die Ihre Kunden eher belästigen.

Auf der geschäftlichen Seite kann Software zur Technikerplanung dazu beitragen, die Zeit jedes Technikers bei der Arbeit zu optimieren und sicherzustellen, dass sie produktiv und effizient sind. Sie kann auch sicherstellen, dass sie von einem Auftrag zum nächsten pünktlich gelangen, indem Routen geplant werden, die für die kürzeste Entfernung und den höchsten Grad an Kraftstoffeffizienz optimiert sind, was Ihrem Unternehmen Geld spart und die Anzahl der Aufträge erhöht, die Ihr Team jede Woche erledigen kann.

Letztendlich können Unternehmen durch die Entwicklung eines gut durchdachten Zeitplans sicherstellen, dass ihre Servicetechniker immer in der Lage sind, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen und effizienter zu arbeiten, was zu höheren Gewinnen für das Unternehmen führt.

Wofür wird Planungssoftware verwendet?

Planungssoftware kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie z.B. Serviceeinsätze von Außendiensttechnikern, laufende Wartungsanrufe, Ortsbesuche für neue Kundenangebote oder die Koordination großer Serviceaufträge mit mehreren Technikern.

Unternehmen mit Außendiensttechnikern verwenden Software zur Einsatzplanung, um ihre Techniker für Serviceanrufe zu planen und zu versenden. Planungssoftware wird typischerweise von Unternehmen verwendet, die Installations-, Reparatur- oder Wartungsdienste anbieten, wie z.B. Geräte-Reparatur, HVAC, Sanitär- oder Elektrofirmen.

Software zur Einsatzplanung umfasst typischerweise Funktionen wie GPS-Tracking, Routenoptimierung und Kundenbenachrichtigungen. Die Software kann die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie Wartezeiten verkürzt und dank Echtzeit-Tracking genaue voraussichtliche Ankunftszeiten bietet. 

Darüber hinaus kann die Software Unternehmen dabei helfen, ihre Effizienz und ihr Endergebnis zu verbessern, indem sie die Anzahl der benötigten Außendiensttechniker oder die Zeit, die für die Planung und den Versand von Technikern benötigt wird, reduziert und den Zeitplan und die Route jedes Technikers optimiert. Durch die Einbindung der Software in Ihr Geschäftsmodell können Sie sicherstellen, dass Ihre Techniker effizient arbeiten, ohne unnötige Ausfallzeiten. 

Planungssoftware kann ein wertvolles Werkzeug für jedes Unternehmen sein, das Vor-Ort-Termine vereinbaren muss und das beste Kundenerlebnis und die effizientesten Ergebnisse aus geschäftlicher Sicht liefern möchte.

Welche Software verwenden Unternehmen für die Planung?

Es mangelt nicht an Softwareprogrammen, die Unternehmen für die Planung verwenden, und die Wahl jedes Unternehmens variiert je nach ihren Bedürfnissen und Budgets. Einige beliebte Mainstream-Optionen sind Tools wie Microsoft Outlook, Google Kalender und Apple iCal. 

Jedes dieser Programme hat seinen eigenen einzigartigen Satz von Funktionen und Vorteilen. Zum Beispiel bietet Outlook robuste Funktionen zur Verwaltung von E-Mails, Aufgaben und Terminen. Google Kalender ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und intuitive Oberfläche. Und iCal wird häufig für seine Fähigkeit verwendet, mit anderen Apple-Geräten zu synchronisieren. Das Problem ist, was diese Lösungen nicht bieten, z.B. keine KI-Routenoptimierungsfunktionen, Echtzeit-Tracking, automatisierte Kundenbenachrichtigungen usw. 

Die Frage läuft darauf hinaus, was die beste Planungssoftware ist. Das ist eine spezifische Frage, die jeder Geschäftsbetreiber für sich selbst beantworten muss. Dennoch gibt es einige wichtige Funktionen, die jede gute Software zur Planung von Serviceanrufen bieten sollte, um effektiv zu sein. 

Erstens sollte es Ihnen ermöglichen, Termine einfach zu planen und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Zeitplan immer voll ist, ohne Ihre Mitarbeiter zu überbuchen oder zu überlasten. Sie sollten auch in der Lage sein, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter auszugleichen, um Fairness und Gerechtigkeit zu gewährleisten oder Termine basierend auf dem Vergütungsniveau auszugleichen, um Personalkosten zu minimieren.

Zweitens sollte die Software eine Möglichkeit bieten, Kundendaten zu protokollieren und zu verwalten. Dazu gehört die Verfolgung von Kontaktinformationen, Servicehistorie und Präferenzen wie Zeitfensteranforderungen, spezifische Verfügbarkeitstage oder bevorzugte Techniker. Diese Informationen sofort verfügbar zu haben, wird Ihnen helfen, einen besseren Kundenservice zu bieten und langfristige Beziehungen aufzubauen. 

Schließlich sollte die Software über robuste Analyse- und Berichtsfunktionen verfügen. Auf diese Weise können Sie wichtige Kennzahlen wie Terminvolumen und Kundenzufriedenheitsniveaus verfolgen. Indem Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen abschneidet, können Sie notwendige Anpassungen vornehmen, um Ihr Endergebnis zu verbessern.

Ist Excel eine Planungssoftware?

Nein, Excel ist keine Planungssoftware. Während es zur Erstellung von Zeitplänen verwendet werden kann, ist Excel in erster Linie ein Tabellenkalkulationsprogramm und verfügt nicht über alle Funktionen und Fähigkeiten, die in Planungssoftware üblich sind. 

Zum Beispiel umfasst Projektplanungssoftware typischerweise Funktionen wie Drag-and-Drop-Planung, Ressourcenallokation, Ressourcenausgleich und mehr. Excel kann für den Aufbau eines Kalenders verwendet werden, verfügt jedoch nicht über diese automatisierten Funktionen und ist insgesamt im Vergleich zu spezieller Planungssoftware eingeschränkt. 

Darüber hinaus ist Planungssoftware oft so konzipiert, dass sie sich in andere Geschäftssysteme wie Buchhaltungs- und Projektmanagementsoftware integrieren lässt. Dies ist etwas, wofür Excel nicht ausgelegt ist. 

Aus diesen und anderen Gründen ist Excel kein ideales Werkzeug zur Erstellung und Verwaltung von Zeitplänen.

Hat QuickBooks eine Planungssoftware?

QuickBooks ist eines der beliebtesten Buchhaltungsprogramme auf dem Markt. Es wird sowohl von kleinen Unternehmen als auch von Einzelpersonen zur Verwaltung ihrer Finanzen genutzt. Eine Funktion, die QuickBooks bietet, ist Planungssoftware. QuickBooks ist jedoch nicht speziell für die Planung konzipiert – es bietet dies als kostenpflichtiges Add-on an, das je nach den erforderlichen Funktionen und Benutzern zwischen $29 und $129 pro Monat kostet. Im Wesentlichen erstellt es eine Liste von Aufgaben – jedoch ohne jegliche Routenplanungsoptimierung sowie die Kosten- und Zeitersparnis, die mit einem optimierten Plan für Ihr Serviceteam verbunden sind.

QuickBooks hat keine integrierte Kalenderfunktion, was es schwierig macht, neue Ereignisse oder Termine in die Software hinzuzufügen. Das QuickBooks-Supportteam sagt, dass der einzige Weg, dies zu umgehen, darin besteht, Drittanbieter-Software zu verwenden und in QuickBooks zu integrieren. 

QuickBooks ist ein großartiges Werkzeug zur Finanzverwaltung, aber es ist nicht die beste Software für die Planung. Andere Softwareprogramme wie OptimoRoute sind speziell für die Verwaltung von Terminen von Außendiensttechnikern konzipiert. Diese Programme bieten in der Regel mehr Funktionen und Flexibilität als QuickBooks und können es einfacher machen, organisiert zu bleiben und den Überblick über Ihren Zeitplan zu behalten.

Wenn Sie nach einer All-in-One-Buchhaltungslösung suchen, ist QuickBooks eine großartige Option, aber wenn es um die Planung geht, lassen die Planungs- und Dispositionsfähigkeiten von QuickBooks viel zu wünschen übrig.

Wie viel kostet Software für den Außendienst?

Wenn Sie sich fragen: „Wie groß ist der Markt für Außendienstmanagement-Software?“, könnten Sie überrascht sein zu erfahren, dass Allied Market Research berichtet, dass er im Jahr 2023 auf $7,5 Milliarden geschätzt wurde und bis 2031 voraussichtlich $29,9 Milliarden erreichen wird. Dies ist eine große Branche, in die viel Geld fließt, aber für jedes Unternehmen hängt die Entscheidung, Außendienstsoftware zu nutzen, oft vom Preisschild ab. Der wichtigste Teil dieser Entscheidung ist, wie viel Zeit und Geld eine wirklich gute Routenoptimierungs- und Planungssoftware Ihrem Unternehmen sparen kann und was das Unternehmen an Betriebseffizienz und Fähigkeit zur Kundenbetreuung gewinnt. 

Die Kosten für Außendienstsoftware variieren je nach den Funktionen und der Komplexität der Software. In den meisten Fällen sind die Kosten für Außendienstsoftware ein kleiner Preis für die gesteigerte Effizienz und Produktivität, die sie bieten kann.

Zum Beispiel beginnt die Preisgestaltung von OptimoRoute bei $35,10 pro Monat pro Fahrer und bietet viele Funktionen, einschließlich Planung, Routenoptimierung, Kundenbenachrichtigung und Feedback und vieles mehr. Die OptimoRoute-Software half einem Kunden: 

• Ihre Planungs- und Routenplanungszeit zu halbieren.
• Die Arbeit gleichmäßig auf Techniker zu verteilen, egal ob stunden- oder aufgabenbasiert.
• Tausende von Meilen pro Monat bei der Anfahrt zu Einsatzorten zu sparen.

Sie können sehen, wie Sie für nur $35,10 pro Monat potenziell erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen erzielen könnten. Größere Außendienstunternehmen können jede Woche Tausende von Dollar und jeden Monat Hunderte von Arbeitsstunden sparen.

Zum Zeitpunkt dieses Schreibens bieten andere Anbieter von Außendienstsoftware Dienstleistungen an, die von $41,43 pro Monat bis zu $500 oder mehr pro Monat reichen. 

Die Preise können erheblich variieren, je nach den Funktionen, die Sie benötigen, und wie viele Fahrer Sie in Ihrem Plan haben. Die meisten Softwareanbieter, einschließlich OptimoRoute, bieten einen Preis pro Fahrer an. Auch wenn unsere mobile App für Fahrer kostenlos ist, ist dies nicht unbedingt überall der Fall. 

Kostenlose Außendienstmanagement-Software

Wenn Sie ein Unternehmen führen, sind Sie wahrscheinlich immer auf Ausgaben bedacht und darauf fokussiert, sie wo möglich zu senken. Einige Unternehmen versuchen, Kosten zu sparen, indem sie kostenlose Dienstplanungssoftware verwenden, und am Ende des Tages, wenn Sie nur einen Zeitplan erstellen möchten, könnten Sie mit einem kostenlosen Tool wie Google Kalender oder Microsoft Outlook auskommen.

Das Problem ist, dass Außendienstmanagementsoftware viel mehr abdeckt als nur die Planung, und deshalb ist die beste Außendienstmanagementsoftware nie kostenlos. Es gibt nicht einmal gute kostenlose Optionen für Außendienstmanagementsoftware, die es wert wären, vorgeschlagen zu werden.

Außendienstmanagementsoftware für kleine Unternehmen oder umfangreichere Operationen ist speziell darauf ausgelegt, die täglichen Bedürfnisse von Betreibern in dieser Nische zu erfüllen. Die besten Lösungen bieten wichtige Funktionen wie Auftragsinformationen, Planung und Navigation in einer einfach zu bedienenden Lösung. 

Spezialisierte Planungssoftware für Servicetechniker wie OptimoRoute kann viele verschiedene Probleme lösen, die Ihr Unternehmen möglicherweise erlebt, wie zum Beispiel:

Ineffiziente Planung und Terminierung

Effektive Planungssoftware für Servicetechniker ermöglicht es Ihnen, Tausende von Aufträgen auf einmal zu importieren und automatisch effiziente Zeitpläne und Routen für Ihre Fahrer zu erstellen. Sie können Ihre Zeitpläne sogar bis zu 5 Wochen im Voraus planen. 

Unfähigkeit, Arbeitslasten auszugleichen

Mit spezialisierter Planungssoftware können Sie Fahrer effektiv in einen Zeitplan einfügen, mit einfachem Zugriff auf die Verfügbarkeit, den Standort, spezifische Fähigkeiten, Zertifikate, Fahrzeuge usw. jedes Fahrers. Sie können die Stunden jedes Technikers im Auge behalten und die Überstundenkosten im Griff behalten, während Sie auch in der Lage sind, mehrere Teammitglieder zu koordinieren, um bei Bedarf einen Auftrag zu erledigen.

Mangel an Einblick in die Standorte der Techniker

Die beste Planungssoftware integriert Live-Tracking-Funktionen, sodass Sie wissen, wo sich jeder Techniker zu jedem Zeitpunkt befindet, um sicherzustellen, dass Aufträge pünktlich abgeschlossen werden. Dies ermöglicht es Ihnen auch, Kunden genaue ETAs basierend auf Echtzeitdaten zu geben.

Keine Flexibilität für Echtzeit-Routenänderungen

Geschäftsbetreiber wissen, dass Anpassungen oft spontan vorgenommen werden müssen, und spezialisierte Planungs- und Routenplanungssoftware ermöglicht es, die Route eines Fahrers anzupassen, wenn unerwartete Probleme auftreten oder kurzfristige Aufträge hinzukommen. Sie können die Änderungen einfach direkt an die mobile App des Fahrers senden.

Keine Benachrichtigungen über Auftragsabschluss

Warum im Dunkeln arbeiten, wenn Sie Ihren Technikern benutzerfreundliche Werkzeuge für den Nachweis der Lieferung und des Abschlusses zur Verfügung stellen können, damit sie die Unterschrift eines Kunden elektronisch erfassen, Fotos von abgeschlossenen Aufträgen machen und Notizen schreiben können, die in der Auftragsgeschichte gespeichert werden? 

Suboptimale Routen, die Ihrem Unternehmen Zeit und Geld kosten

Planungssoftware, die Routenoptimierung integriert, ermöglicht es Ihnen, die kürzesten und effizientesten Routen zu erstellen, die Prioritäten, Auftragsdauer, Kundenzeitfenster, Auftragsdetails (z. B. benötigte spezielle Ausrüstung oder Techniker) und mehr berücksichtigen. 

Das Fazit

Diese Tiefe an Funktionen ist mit kostenloser Software einfach nicht verfügbar, aber diese Funktionen können viel höhere Effizienz- und Kundenzufriedenheitsniveaus für Außendienstunternehmen liefern. Die Wahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen kann einen großen Unterschied im Geschäftserfolg und in der Kundenzufriedenheit machen. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Optimierung Ihrer Routen die Effizienz Ihrer Belegschaft steigern und Ihrem Unternehmen zu höheren Gewinnen verhelfen kann, schauen Sie sich diesen detaillierten Leitfaden an über Routenoptimierungs-.