Los fundamentos del software de programación de rutas para servicios de campo

Casi todas las empresas de servicios de campo saben que la regla número uno para el éxito de su negocio es mantener a sus clientes felices. Esta regla va de la mano con asegurar que las citas de sus técnicos de servicio de campo se gestionen de manera oportuna y eficiente. 

Construir el horario adecuado para sus equipos de entrega en campo, basado en las crecientes demandas de sus clientes, puede ser desalentador, especialmente si no tiene la tecnología adecuada para apoyarlo. Un software eficaz de programación de técnicos de servicio puede ayudarle a eliminar las conjeturas al establecer citas, utilizando IA para coordinar inteligentemente los horarios de servicio junto con proporcionar las mejores rutas para que sus técnicos lleguen a sus citas. 

Además, la plataforma de software adecuada puede incluso ayudar a las empresas de servicios de campo a rastrear los niveles de satisfacción del cliente y ajustar sus horarios en tiempo real según las solicitudes de los clientes o problemas en el campo. 

Hay bastantes razones por las que invertir en un software de optimización de rutas y programación de calidad es esencial para cualquier negocio de servicios de campo con técnicos en el campo. Comprender cada una de estas razones y aprovechar el software de programación de manera efectiva puede beneficiar a su negocio a corto y largo plazo. Luego, solo necesita saber qué software puede usar para facilitar y hacer más eficiente la programación de técnicos. 

Para saltar a una sección específica, puede hacer clic en uno de los encabezados a continuación:

• ¿Por qué es importante la programación de servicios?
• ¿Para qué se utiliza el software de programación?
• ¿Qué software usan las empresas para la programación?
• ¿Cuánto cuesta el software de servicios de campo?

¿Por qué es importante la programación de servicios?

Cualquier negocio que dependa de técnicos de servicio sabe lo importante que es tener un sistema de programación eficiente. Después de todo, la programación de técnicos puede impactar significativamente tanto en la satisfacción del cliente como en los resultados financieros. En otras palabras, es el alma de la mayoría de los negocios de servicios de campo.

En particular, un buen software de programación de clientes puede ayudar a garantizar que las llamadas de servicio se completen a tiempo. Esto ayuda a prevenir la frustración del cliente y minimiza el impacto del tiempo de inactividad del técnico. También puede ayudar a dar a los clientes cronogramas específicos sobre cuándo esperar a un técnico en lugar de ventanas de tiempo vagas y amplias que son más propensas a incomodar a sus clientes.

En el lado del negocio, el software de programación de técnicos puede ayudar a optimizar el tiempo de cada técnico en el trabajo, asegurando que sean productivos y eficientes. También puede garantizar que lleguen de un trabajo al siguiente a tiempo planificando rutas optimizadas para la distancia más corta y el mayor grado de eficiencia de combustible, ahorrando dinero a su negocio en el proceso e incrementando la cantidad de trabajos que su equipo puede realizar cada semana.

En última instancia, al tomarse el tiempo para desarrollar un horario bien pensado, las empresas pueden asegurarse de que sus técnicos de servicio siempre puedan satisfacer las necesidades de sus clientes y puedan operar de manera más eficiente, generando mayores ganancias para el negocio.

¿Para qué se utiliza el software de programación?

El software de programación se puede utilizar para diversos propósitos, como citas de servicio de técnicos de campo, llamadas de mantenimiento continuo, visitas al sitio para nuevas cotizaciones de clientes o coordinación de grandes trabajos de servicio con varios técnicos.

Las empresas con técnicos de campo utilizan software de programación de trabajo de servicio para programar y despachar a sus técnicos para llamadas de servicio. El software de programación es típicamente utilizado por empresas que brindan servicios de instalación, reparación o mantenimiento, como reparación de electrodomésticos, HVAC, fontanería o empresas eléctricas.

El software de programación de trabajo de servicio generalmente incluye características como seguimiento GPS, optimización de rutas y notificaciones al cliente. El software puede mejorar la satisfacción del cliente al reducir los tiempos de espera y proporcionar ETAs precisas gracias al seguimiento en tiempo real. 

Además, el software puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia y resultados financieros al reducir el número de técnicos de campo necesarios o el tiempo necesario para programar y despachar técnicos y optimizar el horario y la ruta de cada técnico. Al incluir el software dentro de su modelo de negocio, puede asegurarse de que sus técnicos trabajen de manera eficiente sin tiempo de inactividad innecesario. 

El software de programación puede ser una herramienta valiosa para cualquier negocio que necesite hacer citas en el sitio y quiera ofrecer la mejor experiencia al cliente y los resultados más eficientes desde una perspectiva empresarial.

¿Qué software usan las empresas para la programación?

No hay escasez de programas de software que las empresas utilizan para la programación, y la elección de cada empresa variará según sus necesidades y presupuestos. Algunas opciones populares y convencionales incluyen herramientas como Microsoft Outlook, Google Calendar y Apple iCal. 

Cada uno de estos programas tiene su propio conjunto único de características y beneficios. Por ejemplo, Outlook ofrece características robustas para gestionar correos electrónicos, tareas y citas. Google Calendar es conocido por su facilidad de uso e interfaz intuitiva. Y iCal es ampliamente utilizado por su capacidad para sincronizarse con otros dispositivos Apple. El problema es lo que estas soluciones no ofrecen, por ejemplo, capacidades de optimización de rutas con IA, seguimiento en tiempo real, notificaciones automáticas al cliente, etc. 

La pregunta se reduce a cuál es el mejor software de programación. Esa es una pregunta específica que cada operador de negocio necesita responder por sí mismo. Sin embargo, hay algunas características clave que cualquier buen software de programación de llamadas de servicio debería ofrecer para ser efectivo. 

Primero, debería permitirle programar citas y rastrear la disponibilidad de los empleados fácilmente. De esta manera, puede asegurarse de que su horario siempre esté lleno sin sobrecargar o sobrecargar a su personal. También debería poder equilibrar las cargas de trabajo de sus empleados para mantener las cosas justas y equitativas o equilibrar las citas según el nivel de compensación para minimizar los gastos de personal.

En segundo lugar, el software debería proporcionar una manera de registrar y gestionar los datos de los clientes. Esto incluye rastrear la información de contacto, el historial de servicio y las preferencias como requisitos de ventana de tiempo, días específicos de disponibilidad o técnico preferido. Tener esta información fácilmente disponible le ayudará a brindar un mejor servicio al cliente y construir relaciones a largo plazo. 

Finalmente, el software debería tener capacidades robustas de análisis e informes. De esta manera, puede rastrear métricas clave como el volumen de citas y los niveles de satisfacción del cliente. Al comprender cómo está funcionando su negocio, puede hacer los ajustes necesarios para mejorar sus resultados financieros.

¿Es Excel un software de programación?

No, Excel no es un software de programación. Aunque se puede usar para crear horarios, Excel es principalmente un programa de hojas de cálculo y no tiene todas las características y funcionalidades comunes en el software de programación. 

Por ejemplo, el software de programación de proyectos generalmente incluye funciones como programación de arrastrar y soltar, asignación de recursos, nivelación de recursos y más. Excel se puede usar para crear un calendario, pero no tiene estas funciones automatizadas y, en general, es limitado en comparación con el software de programación dedicado. 

Además, el software de programación a menudo está diseñado para integrarse con otros sistemas empresariales, como software de contabilidad y gestión de proyectos. Esto no es algo para lo que Excel fue diseñado. 

Por estas razones y otras, Excel no es una herramienta ideal para crear y gestionar horarios.

¿QuickBooks tiene un software de programación?

QuickBooks es uno de los programas de software de contabilidad más populares del mercado. Es utilizado tanto por pequeñas empresas como por individuos para gestionar sus finanzas. Una característica que ofrece QuickBooks es el software de programación. Sin embargo, QuickBooks no está diseñado específicamente para la programación; ofrece esto como un complemento de pago que varía de $29 por mes a $129 por mes, dependiendo de las características requeridas y los usuarios. En esencia, creará una lista de trabajos, pero lo hará sin ninguna optimización de programación de rutas, ni los ahorros de costos y tiempo asociados con un plan optimizado para su equipo de servicio.

QuickBooks no tiene una función de calendario incorporada, lo que dificulta agregar nuevos eventos o citas al software. El equipo de soporte de QuickBooks dice que la única forma de solucionar esto es usar software de terceros e integrarlo en QuickBooks. 

QuickBooks es una gran herramienta para gestionar finanzas, pero no es el mejor software para programación. Otros programas de software como OptimoRoute están diseñados específicamente para gestionar citas de técnicos de servicio en campo. Estos programas generalmente ofrecen más características y flexibilidad que QuickBooks, y pueden facilitar mantenerse organizado y al tanto de su horario.

Si está buscando una solución de contabilidad todo en uno, QuickBooks es una gran opción, pero cuando se trata de programación, las capacidades de despacho de programación de QuickBooks dejan mucho que desear.

¿Cuánto cuesta el software de servicios de campo?

Si te preguntas, "¿Qué tan grande es el mercado de software de gestión de servicios de campo?", podrías sorprenderte al descubrir que Allied Market Research informa que fue valorado en $7.5 mil millones en 2023 y se proyecta que alcance $29.9 mil millones para 2031. Esta es una gran industria con mucho dinero fluyendo en ella, pero para cualquier negocio, la decisión de usar software de servicios de campo a menudo se reduce al precio. La parte más importante de esa decisión es cuánto tiempo y dinero puede ahorrar a su negocio un buen software de optimización de rutas y programación y lo que la empresa gana en eficiencia operativa y capacidad para atender a sus clientes. 

El costo del software de servicios de campo varía dependiendo de las características y la complejidad del software. En la mayoría de los casos, el costo del software de servicios de campo es un pequeño precio a pagar por el aumento de eficiencia y productividad que puede proporcionar.

Por ejemplo, los precios de OptimoRoute comienzan en $35.10 por mes por conductor e incluyen muchas características, como programación, optimización de rutas, notificación y comentarios del cliente, y mucho más. El software de OptimoRoute ayudó a un cliente a: 

• Reducir a la mitad su tiempo de programación y planificación de rutas.
• Distribuir el trabajo equitativamente entre los técnicos, ya sea por hora o basado en el trabajo.
• Ahorrar miles de millas viajando a sitios de trabajo por mes.

Puedes ver cómo, por tan solo $35.10 al mes, podrías generar algunos beneficios desproporcionados para tu negocio. Las empresas de servicios de campo más grandes pueden ahorrar miles de dólares cada semana y cientos de horas de trabajo cada mes.

A la fecha de este escrito, otros proveedores de software de servicios de campo ofrecen servicios que van desde $41.43 por mes hasta $500 o más por mes. 

Los precios pueden variar significativamente según las características que necesites y cuántos conductores necesites en tu plan. La mayoría de los proveedores de software, incluido OptimoRoute, ofrecen un precio por conductor. Además, aunque nuestra aplicación móvil para conductores es gratuita, eso no es necesariamente el caso en todos los casos. 

Software de Gestión de Servicios de Campo Gratis

Si diriges un negocio, probablemente siempre estés consciente de los gastos y enfocado en reducirlos donde sea posible. Algunas empresas intentan reducir costos optando por software de programación de servicios gratuito, y al final del día, si todo lo que buscas es crear un horario, podrías arreglártelas con una herramienta gratuita como Google Calendar o Microsoft Outlook.

El problema es que el software de gestión de campo cubre mucho más que solo la programación, y por eso el mejor software de gestión de campo nunca es gratuito. No hay siquiera buenas opciones gratuitas de software de gestión de campo que valga la pena sugerir.

El software de gestión de servicios de campo para propósitos de pequeñas empresas o operaciones más extensas está específicamente diseñado para satisfacer las necesidades diarias de los operadores en ese nicho. Las mejores soluciones ofrecen características clave como información de pedidos, programación y navegación, todo en una solución fácil de usar. 

El software especializado de programación de técnicos de servicio como OptimoRoute puede resolver muchos problemas diferentes que tu negocio podría estar experimentando, como:

Planificación y programación ineficientes

El software efectivo de programación de técnicos de servicio te permitirá importar miles de pedidos a la vez y crear automáticamente horarios y rutas eficientes para tus conductores. Incluso puedes planificar tus horarios con hasta 5 semanas de anticipación. 

Incapacidad para equilibrar cargas de trabajo

Con software de programación especializado, puedes ubicar a los conductores de manera efectiva en un horario con fácil acceso a la disponibilidad de cada conductor, ubicación, habilidades específicas, certificaciones, vehículos, etc. Puedes llevar un seguimiento de las horas de cada técnico y mantenerte al tanto de los gastos de horas extras, además de poder coordinar a varios miembros del equipo para completar un trabajo según sea necesario.

Falta de información sobre la ubicación de los técnicos

El mejor software de programación incorpora capacidades de seguimiento en vivo, para que puedas saber dónde está cada técnico en cualquier momento dado para asegurar que los trabajos se completen según lo programado. Esto también te permite dar a los clientes ETAs precisos basados en datos en tiempo real.

No hay flexibilidad para cambios de ruta en tiempo real

Los operadores de negocios saben que a menudo se necesitan hacer ajustes sobre la marcha, y el software especializado de planificación de rutas y programación hace posible realizar ajustes en la ruta de un conductor cuando surgen problemas inesperados o se agregan trabajos de último minuto. Simplemente puedes enviar los cambios directamente a la aplicación móvil del conductor.

No hay notificaciones de finalización de trabajo

¿Por qué operar a ciegas cuando puedes ofrecer a tus técnicos herramientas de comprobante de entrega y finalización fáciles de usar para que puedan capturar electrónicamente la firma del cliente, tomar fotos de los trabajos completados y anotar notas que se guardarán en el historial del pedido? 

Rutas subóptimas que cuestan tiempo y dinero a tu negocio

El software de programación que incorpora la optimización de rutas te permite crear las rutas más cortas y eficientes que consideran la prioridad, la duración del trabajo, las ventanas de tiempo del cliente, los detalles del trabajo (por ejemplo, equipo específico o técnico requerido) y más. 

La conclusión

Esta profundidad de características simplemente no está disponible con software gratuito, pero estas características pueden ofrecer niveles mucho más altos de eficiencia y satisfacción del cliente para los negocios de servicios de campo. Elegir un software que funcione para tu negocio puede marcar una gran diferencia en el éxito del negocio y la satisfacción del cliente. 

Si deseas aprender más sobre cómo optimizar tus rutas puede aumentar la eficiencia de tu fuerza laboral y ayudar a tu negocio a generar mayores ganancias, consulta esta guía detallada sobre herramientas de optimización de rutas.