Planification en avant et en arrière : Définitions et comment les utiliser pour être compétitif
Des délais manqués signifient des clients perdus.
C'est vrai que vous expédiez des produits, effectuez des installations ou livrez de la nourriture. Imaginez que vous dirigez une entreprise de câblodistribution. Vous avez un client qui a réorganisé sa journée et est resté à la maison pour permettre à votre spécialiste de l'installation d'intervenir pendant une fenêtre de service de 4 heures. Si votre travailleur arrive en retard, vous allez probablement perdre ce client (et probablement recevoir un mauvais avis). Heureusement, il existe deux stratégies éprouvées qui peuvent vous aider à respecter les délais, augmenter la satisfaction client et obtenir des ventes répétées : la planification à rebours et la planification en avant.
Qu'est-ce que la planification en avant et à rebours ?
La planification en avant et la planification à rebours sont des stratégies de planification. Les deux méthodes sont utiles pour la planification stratégique à tous les niveaux de complexité. Que vous planifiez des itinéraires de livraison pour plusieurs conducteurs ou que vous planifiez des rendez-vous de maintenance pour des équipes de service, vous pouvez bénéficier de l'utilisation de l'une ou des deux de ces stratégies.
Qu'est-ce que la planification en avant ?
La planification en avant consiste à planifier avec l'objectif principal de terminer une tâche dès que possible, avec beaucoup de temps d'avance. Dans la production et la fabrication, la planification en avant signifie généralement planifier pour s'assurer que chaque étape d'un processus est complétée immédiatement lorsque le temps ou les ressources sont disponibles.
Pour une entreprise de café, la planification en avant signifierait planifier les expéditions pour qu'elles partent dès que les grains sont torréfiés et emballés.
Les exemples suivants de planification en avant dans la vie personnelle et en affaires illustrent certains des principaux avantages de cette stratégie :
1. Disons que vous avez une liste de tâches à faire le week-end comprenant le travail de jardinage et le lavage de votre voiture. Si votre préférence est de réaliser ces tâches dès le samedi matin, votre personnalité est probablement alignée avec la méthode de planification en avant. Rayer les choses de votre liste tôt vous permettra de profiter du reste de votre week-end sans vous soucier des corvées.
2. Pour un exemple d'entreprise, disons que vous dirigez une entreprise de maintenance de piscines. Vous avez un client qui a besoin que sa piscine soit entretenue la dernière semaine de juin. En utilisant la planification en avant, vous planifieriez le rendez-vous d'entretien de ce client pour le premier créneau disponible au cours de cette dernière semaine de juin et effectueriez le travail dès que possible.
Qu'est-ce que la planification à rebours ?
La planification à rebours consiste à planifier avec l'objectif principal de terminer les tâches juste à temps. La planification à rebours est optimisée pour la flexibilité et permet aux entreprises d'incorporer facilement des changements ou des personnalisations de dernière minute.
Pour un fleuriste, cela signifierait planifier les bouquets pour qu'ils soient arrangés aussi près que possible de la fenêtre de livraison.
1. En reprenant l'exemple de la liste de tâches du week-end ci-dessus, disons que vous vivez dans un climat avec un temps imprévisible. Laver votre voiture est l'une de vos tâches incontournables car vous avez une réunion avec un client lundi matin, et vous voulez arriver dans un véhicule impeccable. Vous pourriez utiliser la planification à rebours pour aborder votre liste de tâches le dimanche soir. De cette façon, il y aurait moins de chances que votre voiture se salisse à nouveau avant votre réunion avec le client.
2. En utilisant l'exemple d'entreprise de la planification en avant, disons que vous avez le même client qui a besoin que sa piscine soit entretenue la dernière semaine de juin. En utilisant la planification à rebours, vous pourriez décider de planifier le rendez-vous d'entretien de ce client pour le dernier jour de juin, afin d'avoir plus de créneaux disponibles au début de la semaine pour de nouveaux clients.
3. La planification à rebours peut également être très bénéfique pour les entreprises qui offrent des retours ou échanges gratuits à leurs clients. Disons que vous dirigez une entreprise de produits pour animaux de compagnie et que vous avez des commandes en attente pour des laisses qui doivent être expédiées le 10 juin. Vous recevez l'inventaire des laisses le 3 juin. En utilisant la planification à rebours, vous planifieriez toujours les expéditions pour le 10 juin. De cette façon, si un client décide qu'il veut une couleur différente ou une longueur alternative de laisse dans les 7 jours suivants, vous pouvez toujours honorer la commande à temps et éviter d'encourir des coûts d'échange ou de retour de commande.
Quelle est la meilleure : la planification en avant ou à rebours ?
La planification à rebours et la planification en avant offrent toutes deux des avantages. Aucune n'est meilleure que l'autre, et chacune a ses propres compromis ; certains coordinateurs logistiques bénéficient même de l'utilisation d'un mélange des deux. Pour choisir quelle stratégie fonctionne le mieux pour votre entreprise, vous devrez considérer deux facteurs principaux : quel type d'entreprise ou de service de livraison vous dirigez et comment vous préférez organiser les plannings.
Si nous nous référons à l'exemple de la liste de tâches du week-end, vous pourriez également appliquer un mélange de planification en avant et à rebours pour accomplir vos tâches. Vous pourriez terminer tout votre travail de jardinage le samedi matin (en utilisant la planification en avant) et garder juste le lavage de la voiture pour le dimanche soir (en utilisant la planification à rebours). De cette façon, vous auriez l'esprit tranquille en sachant que la plupart de vos corvées sont terminées, avec l'assurance que même s'il pleut samedi soir, votre voiture sera toujours présentable pour votre réunion de lundi matin.
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4 défis commerciaux résolus par la planification en avant et à rebours
L'utilisation de la planification en avant et à rebours peut vous aider à surmonter bon nombre des défis courants auxquels les entreprises modernes sont confrontées en matière de planification. Ces stratégies de planification vous aident à augmenter l'efficacité des processus et de la production, à garantir que vous respectez les dates de livraison, à équilibrer les charges de travail entre les employés (et éviter l'épuisement des employés), et à vous permettre la flexibilité d'accommoder les changements de commande. Voici quelques façons de surmonter les obstacles commerciaux en utilisant la planification à rebours et en avant.
Respecter les dates d'échéance
La planification en avant et la planification à rebours peuvent aider les équipes à respecter des délais importants et à éviter d'arriver en retard (ou en avance) aux rendez-vous. L'un des avantages de la planification en avant est qu'elle peut montrer aux services de ramassage et de livraison de produits où ils ont de la place pour accueillir plus de commandes. Ces services de ramassage et de livraison de produits peuvent alors utiliser ces créneaux ouverts pour effectuer des livraisons anticipées et dépasser les attentes des clients. La planification à rebours aide les entreprises de réparation avec des rendez-vous de service mensuels ou trimestriels réguliers à équilibrer les plannings pour respecter une multitude de délais.
Équilibrer la charge de travail des employés
Une combinaison de planification à rebours et en avant peut être utilisée pour répartir équitablement le travail entre les équipes d'employés et/ou de conducteurs. Par exemple, une livraison de courses une entreprise pourrait commencer par les fenêtres de livraison et travailler à rebours pour planifier les itinéraires tout en s'assurant que chaque conducteur se voit attribuer le même nombre de livraisons. Cette même entreprise pourrait ensuite utiliser la planification en avant pour que son équipe d'emballage assemble les commandes dès qu'elle a du temps. Cela garantit que les charges de travail sont équilibrées. S'assurer que vos employés ne sont pas surmenés augmentera le moral, et minimiser le sous-emploi des employés réduira les dépenses gaspillées.
Accommoder les changements
La planification à rebours est un outil précieux pour certains types de planification de production car elle vous permet d'intégrer du temps pour des ajustements aux commandes. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises qui créent des produits personnalisés et qui sont familières avec la planification de production. Par exemple, disons que votre entreprise fabrique des fenêtres sur mesure. Vous garantissez la livraison sous 30 jours, et il faut 15 jours pour fabriquer une fenêtre. En utilisant la planification à rebours, vous pourriez commencer au jalon des 30 jours, allouer 7 jours pour l'expédition ou la livraison, puis planifier votre calendrier de production de sorte que la date de début soit 8 jours après la réception d'une nouvelle commande. Cela vous donnerait la flexibilité d'accommoder les changements pendant la première semaine après qu'une commande a été passée.
Planifier des semaines à l'avance
La planification en avant et à rebours peut vous aider à planifier plus à l'avance, ce qui vous donnera une projection claire des revenus et vous montrera les inefficacités des processus qui doivent être améliorées. Combinez cela avec l'optimisation des itinéraires logiciel, tel qu'OptimoRoute, et vous pourrez clairement voir où vous pouvez intégrer plus de commandes, quand vous devez embaucher plus de travailleurs pour remplir les commandes existantes, ou quand vous devriez réduire votre effectif en fonction de la demande.
Comment OptimoRoute facilite la planification pour les entreprises
Sans planification en avant ou à rebours, vous risquez de vous retrouver à courir d'un travail à l'autre, à peine à l'heure. Le guide suivant peut être utilisé pour planifier tout, des rendez-vous de maintenance aux livraisons de nourriture. De plus, vous pouvez accomplir toutes ces tâches plus rapidement en utilisant un logiciel d'optimisation des itinéraires. OptimoRoute calcule automatiquement le calendrier le plus efficace jusqu'à 5 semaines à l'avance en quelques secondes, tout en tenant compte de vos priorités et contraintes uniques.
Commencez la planification hebdomadaire et prenez de l'avance
Prenez une longueur d'avance sur les commandes ou les demandes de service en utilisant le Planification hebdomadaire guide suivant. Vous pouvez utiliser ces décompositions pour planifier des jours, des semaines, voire des mois à l'avance. Nous avons établi des processus de planification étape par étape pour la planification en utilisant un logiciel d'optimisation des itinéraires ou en le faisant à la main (planification manuelle). Vous pouvez utiliser la planification en avant et à rebours avec l'un de ces processus et utiliser OptimoRoute rendra cela encore plus facile.
Planification manuelle
- Assemblez vos commandes clients existantes ou demandes de service.
- Séparez les commandes par contraintes de processus de livraison ou de production. Par exemple, si vous êtes une entreprise de maintenance, vous devrez peut-être envoyer des travailleurs avec des certifications ou une expertise spécifiques à certains travaux, mais pas à d'autres. Vous devrez également prendre en compte les horaires de travail des employés, les capacités des camions et les pauses déjeuner.
- Identifiez les délais et les dates d'échéance. Selon votre entreprise, vous voudrez peut-être commencer par les heures de rendez-vous et utiliser la planification à rebours, ou vous voudrez peut-être commencer par les commandes et planifier les livraisons en fonction des commandes reçues en premier (planification en avant).
- Planifiez les itinéraires ou les rendez-vous de service, en tenant compte des contraintes et des délais. Vous devrez allouer un temps significatif pour cela, surtout si votre entreprise est complexe et a de multiples contraintes. Il est important de noter que planifier plus de quelques jours à l'avance peut être extrêmement chronophage et difficile si vous le faites manuellement.
- Les horaires préplanifiés devront ensuite être modifiés chaque matin avant que les livraisons ne partent pour accommoder les changements de commande ou la possibilité que votre personnel appelle malade.
- Contactez les clients pour fournir des mises à jour de fenêtre de service ou de livraison.
Planification avec un logiciel d'optimisation des itinéraires
Vous pouvez gagner du temps, planifier plus à l'avance et vous adapter aux changements plus facilement en utilisant un logiciel de routage. OptimoRoute vous donne la possibilité de planifier 5 semaines à la fois, de faire rapidement des changements si une commande est annulée ou si un conducteur appelle malade, et bien plus encore.
- Pour commencer, téléchargez les commandes dans OptimoRoute à partir d'une feuille de calcul Excel ou d'une autre source.
- Saisissez toutes vos contraintes de service. Celles-ci peuvent être enregistrées pour vous faire gagner du temps sur les plans futurs.
- Décidez si vous voulez qu'OptimoRoute planifie les livraisons pour l'efficacité ou équilibre la charge de travail entre les conducteurs (ou un mélange des deux).
- Cliquez sur « Planifier l'itinéraire ». Vous obtiendrez des résultats en quelques secondes que vous planifiiez pour le lendemain ou pour les cinq semaines suivantes !
- Les horaires préplanifiés doivent être envoyés quotidiennement aux conducteurs afin que vous puissiez effectuer des ajustements de dernière minute, tels que l'accommodation de nouvelles commandes ou la replanification rapide des itinéraires par le logiciel si un conducteur appelle malade.
- En utilisant OptimoRoute, vous pouvez facilement envoyer par SMS ou par e-mail à vos clients un lien de suivi avec des mises à jour de commande en temps réel afin qu'ils sachent exactement quand leur livraison ou leur professionnel de réparation arrivera.
- Cliquez sur « Planifier l'itinéraire ». Vous obtiendrez des résultats en quelques secondes que vous planifiiez pour le lendemain ou pour les cinq semaines suivantes !
- Les horaires préplanifiés doivent être envoyés quotidiennement aux conducteurs afin que vous puissiez effectuer des ajustements de dernière minute, tels que l'accommodation de nouvelles commandes ou la replanification rapide des itinéraires par le logiciel si un conducteur appelle malade.
- En utilisant OptimoRoute, vous pouvez facilement envoyer par SMS ou par e-mail à vos clients un lien de suivi avec des mises à jour de commande en temps réel afin qu'ils sachent exactement quand leur livraison ou leur professionnel de réparation arrivera.
Comment optimiser les itinéraires de livraison/technicien et la logistique avec OptimoRoute
Que votre priorité soit d'envoyer les conducteurs sur les itinéraires de conduite les plus efficaces ou d'équilibrer les livraisons entre les conducteurs, OptimoRoute peut rapidement optimiser vos itinéraires. Les fonctionnalités avancées vous permettent de personnaliser les horaires des conducteurs, les spécifications des véhicules (telles que la capacité de chargement) et les demandes de maintenance ou de service nécessitant des compétences spécifiques.
En plus de calculer le meilleur itinéraire en fonction de vos contraintes, OptimoRoute vous aidera également à identifier les domaines où vous excellez ou où vous pouvez vous améliorer. Par exemple, l'analytique intégrée vous montrera comment chaque conducteur de livraison ou professionnel de service se comporte (à quelle fréquence ils sont à l'heure, s'ils sont généralement en retard, ou s'ils pourraient prendre une charge de travail plus lourde). OptimoRoute peut également vous montrer quand il pourrait être temps d'embaucher un membre d'équipe supplémentaire ou d'investir dans une formation avancée pour vos employés actuels afin de remplir plus de commandes.
Optimisez votre planning pour vous adapter en toute confiance
La planification peut être complexe et chronophage, mais utiliser des stratégies de planification à rebours et/ou en avant vous aidera à accomplir la tâche. La chose la plus importante à retenir est qu'un plan n'est qu'un plan. Même les plans les plus minutieux peuvent rapidement dérailler face à l'imprévisibilité de la vie, il est donc essentiel d'en élaborer un qui puisse être adapté en cas de défis.
Le logiciel d'optimisation des itinéraires vous aide à vous adapter rapidement, afin que vous puissiez respecter les délais quels que soient les défis rencontrés. Avec OptimoRoute, vous pouvez rapidement redistribuer les livraisons si un conducteur se déclare malade, prendre en compte les conducteurs retournant à un dépôt pour recharger, et utiliser le suivi en direct pour voir si un conducteur change de parcours en raison de travaux ou d'événements imprévus. Planifier des jours et des semaines à l'avance est plus facile et plus efficace avec une stratégie solide et le bon logiciel.
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