More Clean of Texas obtient une meilleure flexibilité, une planification efficace – et plus encore

Les grandes surfaces et les centres commerciaux sont connus pour leurs immenses parkings. En les gardant propres, les détaillants évitent les responsabilités et créent une bonne première impression pour les acheteurs. C'est là que More Clean of Texas entre en jeu – fournissant des services de balayage de parkings pour les détaillants les plus connus dans tout l'État du Texas. Fondée en 2004 en tant qu'entreprise locale à Abilene, ce fournisseur de maintenance extérieure commerciale compte désormais des clients dans trois autres zones métropolitaines : Houston, San Antonio et Dallas. Avec quarante employés et une flotte de vingt-cinq balayeuses de parkings, l'entreprise couvre une zone de 150 miles autour de chacun de ses quatre emplacements. Nous avons parlé avec Cole Watts, vice-président de More Clean of Texas, de la façon dont OptimoRoute aide l'entreprise à gérer une opération stable à l'échelle de l'État.

1 personne planifie jusqu'à 20 itinéraires dans 4 grandes villes

Planification basée sur des fenêtres horaires pour respecter les obligations contractuelles

Flexibilité pour être réactif et effectuer des modifications dynamiques

La preuve de service a augmenté la conformité de 10%

La croissance de l'entreprise a révélé les limites de la planification manuelle

À l'époque où More Clean of Texas opérait uniquement à Abilene – et comptait quelques employés et clients – créer des plannings était facile. À mesure que l'entreprise grandissait et s'étendait dans les grandes villes de l'État, la planification devenait plus compliquée et chronophage. Watts était également conscient de la question de l'efficacité – More Clean of Texas était-elle aussi efficace que possible avec son routage ?

Pour apporter les améliorations d'efficacité que Watts soupçonnait nécessaires, il s'est d'abord tourné vers un logiciel de routage en ligne gratuit. Il a passé une semaine entière à produire des itinéraires statiques pour son équipe, qu'il copiait simplement d'une semaine à l'autre. C'était une solution limitée : les plannings permettaient des changements minimes mais chronophages, et les plannings étaient stockés dans des feuilles de calcul auxquelles les conducteurs devaient se référer tout au long de leurs quarts de travail.

Au début de 2019, alors que l'entreprise continuait de gagner des clients et d'ajouter des véhicules à chacun de ses quatre principaux emplacements, Watts a réalisé qu'il était temps pour More Clean of Texas d'introduire une solution de routage beaucoup plus complète :

« Nous devions être plus dynamiques et changer les choses à la volée. Et je voulais savoir que notre routage était le meilleur possible. Les factures de carburant devenaient élevées, nous parcourions plus de kilomètres que nous ne le pensions nécessaire. C'est à ce moment-là que nous avons commencé à chercher une solution de routage. »

Au lieu de quatre répartiteurs, un seul est nécessaire pour produire des plannings et des itinéraires optimisés

Les clients de More Clean of Texas exigent que leurs parkings soient nettoyés trois à sept fois par semaine, généralement de 22h à 6h (pendant que les magasins sont fermés, ou à des moments de faible trafic pour les magasins ouverts 24h/24). En moyenne, dix-sept véhicules de balayage gèrent cette charge de travail chaque nuit, tous planifiés par OptimoRoute :

« À cette échelle, il n'y a aucun moyen de faire cela manuellement. Et, sans OptimoRoute, chacun de nos quatre emplacements aurait besoin d'avoir son propre répartiteur à plein temps. Mais – nous avons un répartiteur d'entreprise et elle planifie tous les itinéraires à travers tout l'État. »

Lorsque More Clean of Texas s'étendait mais s'appuyait encore sur la planification manuelle et les feuilles de calcul, il en est arrivé au point où chaque gestionnaire de site avait besoin d'une journée complète chaque semaine pour ajuster et éditer les itinéraires à la main. Watts explique la valeur de la planification avec OptimoRoute :

« Temps économisé, efficacité accrue, capacité à être flexible. Ce n'est pas tangible, mais pour une organisation comme la nôtre, c'est très important. La facilité d'utilisation est énorme pour nous – nous avons vu la différence dès le premier mois. »

Mouvement des véhicules enregistré avec une précision suffisante pour être utilisé comme preuve d'achèvement du service

More Clean of Texas s'engage à offrir à ses clients un service de haute qualité, promettant de «toujours traiter votre propriété, quelle que soit sa taille, comme si c'était la nôtre. » Comme les clients ne sont pas sur place la nuit pour surveiller le nettoyage, OptimoRoute aide à favoriser la confiance et la transparence d'une manière unique : avec un outil analytique appelé fil d’Ariane. Il montre l'itinéraire exact emprunté par les conducteurs – comme s'ils laissaient une trace de 'fil d’Ariane' derrière eux. Le suivi est suffisamment sophistiqué pour capturer et traiter les emplacements précis des conducteurs via l'Application mobile d'OptimoRoute toutes les quelques secondes, donnant à More Clean of Texas une visualisation de chaque service complété.

Pour Watts, cet aperçu avancé est inestimable :

« Je peux littéralement voir pied par pied où un camion a roulé sur le parking – c'est aussi précis que ça. Le fil d’Ariane est un énorme point de données pour nous, car sans être réellement là, nous pouvons toujours voir ce qui a été fait. Nous pouvons voir qui ne fait pas correctement son travail, donner des retours aux conducteurs et améliorer leur performance. »

En ce qui concerne les plaintes des clients, le fil d’Ariane équipe Watts avec les informations dont il a besoin pour enquêter sur chaque réclamation – quelque chose qui ne pouvait pas être fait avec le suivi GPS régulier :

« Auparavant, si nous recevions une plainte d'un client comme 'vous n'avez pas balayé l'arrière de notre magasin', nous n'avions aucun moyen de vérifier si le camion y était allé ou non. Maintenant, nous sortons simplement le fil d’Ariane, envoyons une capture d'écran et disons 'voici ce que notre conducteur a fait, il a couvert chaque centimètre de ce parking.' Nos clients sont vraiment impressionnés par le fil d’Ariane aussi ! »

Même la facturation et la conformité se sont améliorées grâce aux cartes de fil d’Ariane. Lorsqu'un service de nettoyage est terminé, les conducteurs doivent enregistrer l'achèvement via les applications des clients, sinon la facturation ne peut pas avoir lieu. Cependant, si cela échoue pour une raison quelconque, Watts explique qu'une capture d'écran du fil d’Ariane envoyée au client est une preuve suffisante pour le paiement. Cela a fait passer la conformité d'environ 90% à 99% :

« Nous avons très rarement des ordres de travail qui ne sont pas payés. Nous évitons le double coup dur : notre gars est là et balaie, nous payons pour lui et pour le carburant. Mais nous ne sommes pas payés si un ordre de travail n'a pas été complété à cause d'un problème technique. Donc le fil d’Ariane nous aide à éliminer les pertes de revenus. »

Un logiciel fonctionnel fait le travail à temps

Avec OptimoRoute, More Clean of Texas a bien plus qu'une solution de routage. C'est un logiciel polyvalent qui aide à gérer ordres de travail, crée des plannings selon de nombreuses contraintes et paramètres, et fournit un routage et un GPS dans une Application mobile pour les conducteurs :

"Ils apprécient la simplicité de l'application - et adorent ne pas avoir à ouvrir des feuilles de calcul et à faire toutes les étapes supplémentaires qui étaient auparavant nécessaires, comme entrer chaque adresse dans la navigation."

En termes de logistique, l'opération de nettoyage nocturne présente deux défis interconnectés que OptimoRoute aide à gérer - un grand nombre de commandes sensibles au temps doivent être complétées sur une vaste zone géographique :

"Le Texas est un grand État, nous parcourons des milliers de kilomètres chaque nuit. Le routage est la clé pour s'assurer que nous prenons soin de nos arrêts. Et la plupart des clients ont des fenêtres horaires dans leurs contrats. Elles ne sont pas petites, mais nous devons tout de même les respecter."

Watts est impressionné par la réduction des dépassements également, en particulier pour la dernière commande de l'itinéraire qui finissait régulièrement trop tard :

"Avoir tout le planning et l'itinéraire prévus avec la durée des commandes, et l'heure de début et de fin est tellement précieux. Cela enlève l'élément subjectif, car les conducteurs savent au début de leur itinéraire combien de temps ils ont pour chaque arrêt. Nous évitons les plaintes des clients pour être sur le site après l'expiration de la période - cela a fait une énorme différence."