Une pharmacie basée au Royaume-Uni augmente son activité de 25% et réduit la planification de plusieurs jours à quelques minutes

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Économisé 3 000 £ mensuellement en réduisant les coûts de livraison, les kilomètres parcourus et les commandes répétées

En utilisant la planification sur 5 semaines réduit les efforts de planification des livraisons de plusieurs jours à seulement quelques heures

Augmentation du nombre de livraisons de 25 % même avec 2 conducteurs en moins que d'habitude

Créé une piste d'audit adaptée à la supervision du NHS des médicaments contrôlés.

Basé à Bradford, Biomed Care Services s'est établi comme une pharmacie spécialisée qui se concentre sur la fourniture de services de gestion des médicaments en interne aux patients privés et du NHS dans les maisons de soins, les résidences, les patients à domicile mais aussi les hôpitaux privés.

Sajid Khan, leur directeur général, explique que leur entreprise est centrée sur des relations clients construites au fil des ans. Cependant, ce qui les rend performants se résume à deux facteurs principaux : la fiabilité et la responsabilité.

Optimisation des itinéraires : Expansion de l'entreprise, réduction des kilomètres parcourus et des coûts de carburant

La pharmacie basée à Bradford compte 25 employés à temps plein qui gèrent efficacement 28 jours de fournitures médicales pour les patients dans le nord du Royaume-Uni. Cela va des antibiotiques, des médicaments quotidiens et même des médicaments contrôlés comme la morphine. Comme l'explique Sajid, leurs livraisons sont divisées en deux catégories : aiguës et mensuelles.

En utilisant OptimoRoute, BioMed Care services a pu réduire les coûts et développer efficacement son entreprise même avec une réduction de 33 % de la main-d'œuvre. En termes d'économies mensuelles, Sajid déclare qu'aujourd'hui, ils économisent au total jusqu'à 3 000 £ simplement en utilisant OptimoRoute.

« Avant d'utiliser OptimoRoute, nous avions des conducteurs désignés pour s'occuper de toutes les maisons de soins dans un code postal spécifique. Ce qui se passait, c'est que nous avions des conducteurs qui se chevauchaient sur les itinéraires mais ne livraient qu'aux maisons de soins désignées de leur code postal. Cela créait des pertes substantielles car un conducteur pouvait facilement faire une livraison à une maison de soins qu'il croisait en chemin. »

Remarquant que la situation poussait leurs conducteurs à se déplacer souvent inutilement, Sajid a commencé à chercher des solutions de routage et de planification qui leur permettraient d'augmenter leur efficacité.

Une fonctionnalité spécifique d'OptimoRoute a encore réduit leurs coûts.

« Dans la section des notes, nous notons exactement ce que nous livrons à une maison de soins. Nous recevons parfois des appels demandant si certains articles n'ont pas été livrés. Ce que nous pouvons faire, c'est avoir un enregistrement des articles livrés, le jour où ils ont été livrés et nous pouvons faire correspondre cela à la signature physique collectée en personne ce jour-là. »

Comme l'explique Sajid, avant d'utiliser OptimoRoute, ils devaient souvent répéter les commandes parce qu'un client déclarait qu'un patient n'avait pas reçu ses médicaments. En conséquence, ils devaient envoyer des commandes répétées à perte pour leur entreprise. Avec OptimoRoute, ils ont pu réduire le nombre de commandes incomplètes ou répétées à zéro.

Développement de l'entreprise avec un nombre réduit de conducteurs disponibles

Peu de temps après, il a également dû faire face à un nombre réduit de conducteurs. Cependant, avec OptimoRoute, il a pu augmenter leurs livraisons quotidiennes d'une moyenne de 30 à environ 40 par jour avec seulement quatre conducteurs.

« Avec OptimoRoute, nous avons augmenté les commandes d'environ 25 %, même avec un nombre réduit de conducteurs. Nous avons commencé avec six conducteurs et depuis, deux nous ont quittés. Nous avons pu nous développer même avec ce nombre réduit. »

En utilisant OptimoRoute, Sajid a réduit le nombre d'heures nécessaires pour planifier les itinéraires de plusieurs jours à seulement quelques heures. En fait, l'entreprise planifie désormais ses livraisons 5 semaines à l'avance, ce qui leur laisse de la place pour les livraisons quotidiennes de dernière minute.

Meilleure responsabilité et dossiers numériques ont créé une piste d'audit fiable

Cependant, BioMed Care services a rapidement commencé à voir des améliorations dans d'autres domaines de leur entreprise. Tenir des registres précis des livraisons et avoir une responsabilité totale a également augmenté l'efficacité de l'entreprise.

De plus, la capacité de conserver des dossiers détaillés disponibles à tout moment et de les faire correspondre à leurs dossiers hors ligne leur a permis de créer une piste d'audit entièrement responsable dans les rares cas de supervision du NHS des médicaments contrôlés.

« Avec OptimoRoute, nous avons créé une piste d'audit de bout en bout. Par exemple, nous envoyons beaucoup de médicaments contrôlés aux maisons de soins comme la morphine. Dans le cas malheureux du décès d'un patient, nous sommes capables de revenir à n'importe quelle date et de déterminer exactement quand leur dernière dose a été livrée. Quelque chose que les autorités nous demandent fréquemment de faire. »

Trouver un logiciel entièrement compatible qui gérerait toutes les variables requises pour la livraison en pharmacie était leur plus grand défi. En fait, avant de trouver OptimoRoute, Sajid avait testé trois autres alternatives logicielles sur le marché.

« Nous avons examiné d'autres logiciels de routage auparavant, mais ce que nous avons constaté, c'est que beaucoup d'entre eux sont axés sur le marché de la logistique et les véhicules lourds. Le logiciel n'était tout simplement pas adapté. Il n'y avait rien d'assez adaptable ou agile pour une entreprise de pharmacie. Notre principale raison d'utiliser OptimoRoute était que nous pouvions adapter le logiciel à nos besoins. »