Une église du Massachusetts utilise un logiciel d'optimisation des itinéraires pour augmenter les ramassages lors de la collecte de fonds annuelle

Réduction du temps de planification pour la collecte des sapins de Noël de 12 heures à 15 minutes

Transfert facile des tâches entre les camions pour s'adapter aux fluctuations de la demande

800 sapins collectés en seulement 3 jours avec 6 camions

Collecte de $19,862 pour le Needham Community Council et la Greater Boston Food Bank

Deux fois par an, l'église organise des collectes de fonds : une « Pumpkin Patch » chaque automne, où ils vendent des citrouilles sur la pelouse de l'église, et en janvier, l'église collecte les sapins de Noël des foyers de Needham, pour un don libre. Cette dernière s'est transformée en une opération moderne, axée sur la technologie - mais avec le même grand cœur. Elle a commencé de manière assez humble, où tous leurs ramassages étaient programmés sur des formulaires papier ou par téléphone. Le routage pour les conducteurs bénévoles était tout aussi fastidieux, utilisant une grande carte papier de la ville.

C'est par hasard que leur premier planificateur d'itinéraires s'est plaint du nombre d'heures nécessaires juste pour localiser les adresses et planifier les itinéraires. Heureusement, le planificateur d'itinéraires s'est plaint à la bonne personne, Joe Cocuzzo, l'un des membres de la congrégation.

Voici comment Joe se souvient de la conversation :

« Pour les rues plus longues, le planificateur d'itinéraires pensait à qui il connaissait dans la rue, cherchait leurs numéros de rue dans l'annuaire, puis interpolait l'adresse de ramassage en se basant sur une supposition de l'emplacement de l'adresse de ramassage. Alors j'ai demandé, saviez-vous qu'il existe un logiciel qui place de petits points sur une carte et vous permet de planifier un itinéraire ? »

Depuis lors, Joe planifie les itinéraires pour la collecte des sapins de Noël de janvier.

Organisation des opérations pour l'église

Joe a d'abord utilisé le logiciel Microsoft Streets and Trips pour importer une feuille de calcul d'adresses et ensuite construire manuellement les itinéraires. Il est ensuite passé à un autre logiciel simplement parce qu'il avait de meilleures options de format d'impression, mais le processus de planification était toujours chronophage. Jusqu'à douze heures étaient nécessaires un vendredi pour planifier les itinéraires de collecte pour le week-end à venir !

Étant assez féru de technologie, Joe cherchait toujours des moyens de rationaliser le processus de routage et de le rendre plus efficace.

« Il y a environ dix ans, un ingénieur en recherche opérationnelle de l'église a entendu parler du temps que je mettais à tracer les itinéraires et il a proposé d'écrire un programme logiciel spécial pour 'combiner' tous les morceaux de logiciels que j'utilisais déjà. »

La nouvelle solution a tracé des itinéraires de « moindre distance » pour un nombre spécifié de camions, avec une capacité de « charge » spécifiée d'arrêts, et un nombre total spécifié d'arrêts par jour. Une fois tout cela importé dans un outil de cartographie, Joe a pu réduire le temps de planification d'environ moitié.

Plan tarifaire qui s'adapte au travail saisonnier

Trois à six heures de routage étaient mieux que les douze heures initiales nécessaires, mais Joe continuait à chercher sur Internet une meilleure façon de faire le traçage et le routage. Enfin, en 2019, il a découvert des produits basés sur le cloud et les smartphones qui semblaient pouvoir offrir une meilleure solution et gagner du temps. Ce qu'il a trouvé était Route4Me et OptimoRoute.

« J'ai rapidement écarté Route4Me car ils n'avaient qu'un modèle de tarification par abonnement annuel qui était prohibitif pour les trois semaines par an d'opération de collecte des sapins de Noël. L'option mensuelle d'OptimoRoute était idéale. »

Au fil du temps, Joe a également constaté une diminution des ramassages manqués et une meilleure coordination des efforts lors de l'utilisation d'OptimoRoute. En fait, le processus d'importation et de planification actuel prend environ quinze minutes et partager les emplacements de ramassage avec leurs conducteurs est aussi simple que d'appuyer sur un bouton. Les itinéraires optimisés sont envoyés directement aux conducteurs via l'Application mobile.

« Nous recrutons nos efforts avec des bénévoles et nos équipes varient beaucoup dans la vitesse à laquelle elles peuvent faire des itinéraires autour de la ville, donc bien que je sois sûr que nous avons économisé énormément de temps en traçant et planifiant, j'ai aussi rendu la navigation et la vérification des progrès beaucoup plus faciles pour les équipes. »

Optimisation des itinéraires à la volée avec replanification dynamique

Pouvoir ajouter des commandes à la volée ou les déplacer d'un camion à un autre est un grand avantage de l'utilisation d'OptimoRoute, ajoute Joe.

Considérant qu'ils font fonctionner jusqu'à six camions pendant trois samedis successifs pour leurs collectes, il ajoute qu'il est important de maximiser leur temps passé sur la route.

Cette année, Joe a fait face à plus de ramassages que d'habitude pendant une semaine et à une baisse des ramassages la semaine suivante. En utilisant la replanification dynamique, il a pu déplacer vingt ramassages supplémentaires vers un autre camion pour les terminer la première semaine et fusionner les ramassages de deux camions en un seul la semaine suivante.

Au fil du temps, leur nombre de livraisons a augmenté pour atteindre entre 700 et 800 sapins à collecter. Une fois collectés, ils sont emmenés dans une zone de compostage/recyclage à la station de transfert de la ville où ils sont broyés et transformés en compost avec d'autres déchets de jardin.

Dons de l'église à la communauté

Pour l'église méthodiste unie Carter Memorial, cette année a marqué leur 23e collecte de fonds consécutive pour les sapins de Noël. Au cours des cinq dernières années, Joe et d'autres bénévoles ont distribué plus de $80,000 à des organisations telles que Imagine No Malaria, le Needham Community Council, et le United Methodist Committee on Relief.

Cette année, leurs bénévoles ont visité plus de 760 adresses dans la ville de Needham, MA, sur trois samedis différents en utilisant pas plus de six camions. Au total, ils ont collecté $19,862 qui a été donné au Needham Community Council (pendant le Covid, fonctionnant principalement comme une banque alimentaire locale), et à la Greater Boston Food Bank.