Iglesia de Massachusetts utiliza software de optimización de rutas para aumentar las recogidas durante la recaudación de fondos anual

Tiempo de planificación reducido para la recolección de árboles de Navidad de 12 horas a 15 minutos

Trabajos fácilmente transferidos entre camiones para mantenerse al día con las fluctuaciones en la demanda

800 árboles recolectados en solo 3 días con 6 camiones

Recaudados $19,862 para el Consejo Comunitario de Needham y el Banco de Alimentos de Greater Boston

Dos veces al año, la iglesia organiza recaudaciones de fondos: un 'Parche de Calabazas' cada otoño, donde venden calabazas en el césped de la iglesia, y en enero la iglesia recoge árboles de Navidad de los hogares de Needham, a cambio de una donación voluntaria. Esta última se ha transformado en una operación moderna y tecnológica, pero con el mismo gran corazón. Tuvo un comienzo bastante humilde, donde todas sus recogidas se programaban en formularios de papel o por teléfono. La planificación de rutas para los conductores voluntarios era igual de tediosa, usando un gran mapa de papel de la ciudad.

Fue por casualidad que su primer planificador de rutas se quejó de cuántas horas tomaba solo localizar las direcciones y planificar las rutas. Afortunadamente, el planificador de rutas se quejó con la persona adecuada, Joe Cocuzzo, uno de los miembros de la congregación.

Así es como Joe recuerda la conversación:

“Para las calles más largas, el planificador de rutas pensaba en quién conocía en la calle, buscaba sus números de calle en la guía telefónica y luego interpolaba la dirección de recogida basándose en una suposición de dónde se encontraba la dirección de recogida. Así que le pregunté, ¿sabías que hay un software que pone pequeños puntos en un mapa y te permite planificar una ruta?”

Desde entonces, Joe ha estado planificando las rutas para la recolección de árboles de Navidad en enero.

Organizando Operaciones para la Iglesia

Joe primero usó el software Microsoft Streets and Trips para importar una hoja de cálculo de direcciones y luego construir rutas manualmente. Más tarde cambió a otro software solo porque tenía mejores opciones de formato de impresión, pero el proceso de planificación seguía siendo laborioso. ¡Se necesitaban hasta doce horas un viernes para planificar las rutas de recolección para el fin de semana siguiente!

Siendo bastante experto en tecnología, Joe siempre buscaba formas de agilizar el proceso de planificación de rutas y hacerlo más eficiente.

“Hace unos diez años, un ingeniero de investigación de operaciones en la iglesia escuchó cuánto tiempo me tomaba trazar rutas y se ofreció a escribir un programa de software especial para ‘combinar’ todos los fragmentos de software que ya estaba usando.”

La nueva solución trazó rutas de ‘menor distancia’ para un número especificado de camiones, con una capacidad de ‘carga’ especificada de paradas, y un número total especificado de paradas por día. Una vez que todo esto se importó en una herramienta de mapeo, Joe pudo reducir el tiempo de planificación aproximadamente a la mitad.

Plan de Precios que Acomoda Trabajo Estacional

De tres a seis horas de planificación de rutas era mejor que las doce horas originales necesarias, pero Joe siguió buscando en internet una mejor manera de hacer el trazado y la planificación de rutas. Finalmente, en 2019 descubrió productos basados en la nube y en teléfonos inteligentes que parecían ofrecer una mejor solución y ahorrar tiempo. Lo que encontró fue Route4Me y OptimoRoute.

“Descarté rápidamente Route4Me porque solo tenían un modelo de precios de suscripción anual que era prohibitivo para la operación de recolección de árboles de Navidad de tres semanas al año. La opción mensual de OptimoRoute era ideal.”

Con el tiempo, Joe también vio una disminución en las recogidas perdidas y una mejor coordinación de esfuerzos al usar OptimoRoute. De hecho, el proceso actual de importación y planificación hoy en día toma alrededor de quince minutos y compartir las ubicaciones de recogida con sus conductores es tan fácil como presionar un botón. Las rutas optimizadas se envían directamente a los conductores a través de la Aplicación móvil.

“Contamos con voluntarios y nuestros equipos varían mucho en la velocidad a la que pueden hacer rutas por la ciudad, así que aunque estoy seguro de que hemos ahorrado una gran cantidad de tiempo en trazado y planificación, también he facilitado bastante la navegación y el seguimiento del progreso para los equipos”.

Optimizando Rutas sobre la Marcha con Replanificación Dinámica

Poder agregar pedidos sobre la marcha o moverlos de un camión a otro es un gran beneficio de usar OptimoRoute, añade Joe.

Considerando que operan hasta seis camiones en tres sábados sucesivos para sus recolecciones, añade, es importante maximizar su tiempo en la carretera.

Este año, Joe enfrentó más recogidas de lo habitual durante una semana y una caída en las recogidas la semana siguiente. Usando la Replanificación Dinámica, pudo mover veinte recogidas adicionales a otro camión para terminar en la primera semana y fusionar recogidas de dos camiones en solo uno la semana siguiente.

Con el tiempo, su número de entregas ha crecido a entre 700 y 800 árboles que necesitaban ser recolectados. Una vez recolectados, se llevan a un área de compostaje/reciclaje en la estación de transferencia de la ciudad donde se trituran y se convierten en compost junto con otros desechos de jardín.

Donaciones de la Iglesia a la Comunidad

Para la Iglesia Metodista Unida Carter Memorial, este año marcó su 23ª recaudación de fondos consecutiva de árboles de Navidad. En los últimos cinco años, Joe y otros voluntarios han distribuido más de $80,000 a organizaciones como Imagine No Malaria, el Consejo Comunitario de Needham y el Comité de Ayuda Metodista Unida.

Este año sus voluntarios visitaron más de 760 direcciones en la ciudad de Needham, MA en tres sábados diferentes usando no más de seis camiones. En total recolectaron $19,862 que se entregaron al Consejo Comunitario de Needham (durante Covid, funcionando principalmente como un banco de alimentos local), y al Banco de Alimentos de Greater Boston.