Kirche in Massachusetts nutzt Routenoptimierungssoftware, um Abholungen während der jährlichen Spendenaktion zu steigern

Reduzierte Planungszeit für die Abholung von Weihnachtsbäumen von 12 Stunden auf 15 Minuten

Aufträge problemlos zwischen LKWs übertragen, um mit Nachfrageschwankungen Schritt zu halten

800 Bäume in nur 3 Tagen mit 6 LKWs gesammelt

$19.862 für den Needham Community Council und die Greater Boston Food Bank gesammelt

Zweimal im Jahr organisiert die Kirche Spendenaktionen: einen „Kürbisverkauf“ jeden Herbst, bei dem sie Kürbisse auf dem Rasen der Kirche verkaufen, und im Januar sammelt die Kirche Weihnachtsbäume von Haushalten in Needham gegen eine freiwillige Spende ein. Letzteres hat sich in eine moderne, technologiegetriebene Operation verwandelt – aber mit dem gleichen großen Herzen. Es hatte einen ziemlich bescheidenen Anfang, bei dem alle ihre Abholungen auf Papierformularen oder telefonisch geplant wurden. Die Routenplanung für die freiwilligen Fahrer war ebenso mühsam, da sie eine große Papierkarte der Stadt verwendeten.

Es war ein Zufall, dass ihr erster Routenplaner sich darüber beschwerte, wie viele Stunden es dauerte, nur die Adressen zu finden und die Routen zu planen. Glücklicherweise beschwerte sich der Routenplaner bei der richtigen Person, Joe Cocuzzo, einem der Gemeindemitglieder.

So erinnert sich Joe an das Gespräch:

„Bei den längeren Straßen dachte der Routenplaner darüber nach, wen er auf der Straße kannte, suchte deren Hausnummern im Telefonbuch und interpolierte dann die Abholadresse basierend auf einer Vermutung, wo sich die Abholadresse befand. Also fragte ich, wusstest du, dass es Software gibt, die kleine Punkte auf eine Karte setzt und dir erlaubt, eine Route zu planen?“

Seitdem plant Joe die Routen für die Weihnachtsbaumabholung im Januar.

Organisation der Abläufe für die Kirche

Joe nutzte zunächst die Software Microsoft Streets and Trips, um eine Adressentabelle zu importieren und dann manuell Routen zu erstellen. Später wechselte er zu einer anderen Software, nur weil diese bessere Druckformatoptionen hatte, aber der Planungsprozess war immer noch zeitaufwendig. Bis zu zwölf Stunden waren an einem Freitag nötig, um die Abholrouten für das kommende Wochenende zu planen!

Da Joe technisch versiert ist, suchte er immer nach Möglichkeiten, den Routenplanungsprozess zu optimieren und effizienter zu gestalten.

„Vor etwa zehn Jahren hörte ein Ingenieur für Operations Research in der Kirche, wie lange es dauerte, bis ich die Routen plante, und bot an, ein spezielles Softwareprogramm zu schreiben, um alle die Softwareteile, die ich bereits verwendete, zu ‚kombinieren‘.“

Die neue Lösung plante „kürzeste Distanz“-Routen für eine bestimmte Anzahl von LKWs, mit einer bestimmten „Ladekapazität“ an Stopps und einer bestimmten Gesamtanzahl von Stopps pro Tag. Sobald dies alles in ein Kartierungstool importiert war, konnte Joe die Planungszeit um etwa die Hälfte reduzieren.

Preisplan, der saisonale Arbeit berücksichtigt

Drei bis sechs Stunden Routenplanung waren besser als die ursprünglich benötigten zwölf Stunden, aber Joe suchte weiterhin im Internet nach einer besseren Möglichkeit, die Planung und Routenführung durchzuführen. Schließlich entdeckte er 2019 cloud- und smartphonebasierte Produkte, die eine bessere Lösung bieten und Zeit sparen könnten. Was er fand, waren Route4Me und OptimoRoute.

„Ich schloss Route4Me schnell aus, da sie nur ein jährliches Abonnement-Preismodell hatten, das für die dreiwöchige jährliche Operation der Weihnachtsbaumabholung zu teuer war. Die monatliche Option von OptimoRoute war ideal.“

Im Laufe der Zeit bemerkte Joe auch eine Verringerung der verpassten Abholungen und eine bessere Koordination der Bemühungen bei der Verwendung von OptimoRoute. Tatsächlich dauert der eigentliche Import- und Planungsprozess heute etwa fünfzehn Minuten und das Teilen der Abholorte mit ihren Fahrern ist so einfach wie das Drücken eines Knopfes. Die optimierten Routen werden direkt über die Mobile App an die Fahrer gesendet.

„Wir besetzen unsere Bemühungen mit Freiwilligen und unsere Teams variieren stark in der Geschwindigkeit, mit der sie Routen in der Stadt durchführen können, daher bin ich sicher, dass wir eine enorme Menge an Zeit beim Planen und Planen gespart haben, und ich habe es auch den Teams erheblich erleichtert, den Fortschritt zu navigieren und abzuhaken.“

Optimierung von Routen unterwegs mit dynamischer Neuplanung

Die Möglichkeit, Aufträge unterwegs hinzuzufügen oder von einem LKW auf einen anderen zu verschieben, ist ein großer Vorteil der Nutzung von OptimoRoute, fügt Joe hinzu.

Da sie bis zu sechs LKWs an drei aufeinanderfolgenden Samstagen für ihre Sammlungen betreiben, fügt er hinzu, ist es wichtig, ihre Zeit auf der Straße zu maximieren.

In diesem Jahr hatte Joe in einer Woche mehr Abholungen als üblich und in der darauffolgenden Woche einen Rückgang der Abholungen. Mit der dynamischen Neuplanung konnte er zwanzig zusätzliche Abholungen auf einen anderen LKW verlagern, um in der ersten Woche fertig zu werden, und Abholungen von zwei LKWs in der darauffolgenden Woche auf nur einen zusammenführen.

Im Laufe der Zeit ist die Anzahl ihrer Lieferungen auf zwischen 700 und 800 Bäume gestiegen, die gesammelt werden mussten. Einmal gesammelt, werden sie zu einem Kompostierungs-/Recyclingbereich an der städtischen Umladestation gebracht, wo sie zerkleinert und zusammen mit anderem Gartenabfall zu Kompost verarbeitet werden.

Kirchenspenden an die Gemeinschaft

Für die Carter Memorial United Methodist Church markierte dieses Jahr ihren 23. aufeinanderfolgenden Weihnachtsbaum-Spendenaktion. In den letzten fünf Jahren haben Joe und andere Freiwillige über $80.000 an Organisationen wie Imagine No Malaria, den Needham Community Council und das United Methodist Committee on Relief verteilt.

In diesem Jahr besuchten ihre Freiwilligen über 760 Adressen in der Stadt Needham, MA an drei verschiedenen Samstagen mit nicht mehr als sechs LKWs. Insgesamt sammelten sie $19.862, die dem Needham Community Council (während Covid hauptsächlich als lokale Tafel tätig) und der Greater Boston Food Bank gegeben wurden.