Guide pour choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière

En tant que gestionnaires immobiliers et de propriétés, vous avez beaucoup d'éléments en mouvement à gérer. Non seulement vous devez répondre aux exigences quotidiennes de vos propriétés, mais vous devez également vous préparer pour les futurs locataires, décider des améliorations à apporter aux bâtiments, maintenir votre budget sur la bonne voie, et plus encore.

C'est là qu'intervient le logiciel de gestion de propriétés : la bonne solution peut aider à rationaliser vos tâches et celles de vos associés, vous faisant finalement gagner du temps, de l'argent et du stress. Mais avec plus de 350 types différents de ce logiciel disponibles, par où commencer ?

Comme nous le verrons ci-dessous, les plateformes de gestion immobilière et de propriétés peuvent offrir une large gamme de fonctionnalités et de solutions différentes. Nous décomposerons les types d'options de logiciels de gestion immobilière et de propriétés disponibles sur le marché, et comment choisir les meilleurs pour vos besoins.

N'hésitez pas à passer à la section qui vous aidera le plus :

• Qu'est-ce que le logiciel de gestion de propriétés ?
• Quels types de logiciels sont nécessaires pour la gestion de propriétés ?
• Comment les gestionnaires de propriétés peuvent choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière pour leurs besoins
• Comment OptimoRoute peut aider les propriétaires immobiliers et de propriétés

Qu'est-ce que le logiciel de gestion de propriétés ?

Le logiciel de gestion de propriétés est une solution pour optimiser et rationaliser les tâches quotidiennes des propriétaires et des gestionnaires immobiliers/propriétés, ainsi que de ceux qui travaillent pour eux. Ce type de logiciel peut prendre en charge des propriétés résidentielles ou commerciales, et est généralement soit entièrement inclusif (c'est-à-dire suite complète) soit fonctionne en conjonction avec d'autres logiciels pour gérer des domaines immobiliers courants comme les locataires, la location, la comptabilité et la maintenance des bâtiments.

Selon Grand View Research, le marché des logiciels de gestion de propriétés était évalué à $1,58 milliards en 2019, avec un taux de croissance annuel composé projeté de 5,2% de 2020 à 2027. Cette statistique signale un intérêt croissant et une disponibilité plus large d'outils/logiciels dans cette industrie.

Bien sûr, la taille considérable de ce marché signifie qu'il peut être difficile de trier toutes vos options et de déterminer ce qui fonctionnera pour vos besoins particuliers. Cependant, si vous commencez à optimiser vos processus maintenant, vous serez prêt pour des opérations plus fluides à long terme et aurez une meilleure idée des systèmes à surveiller à l'avenir.

Quels types de logiciels sont nécessaires pour la gestion immobilière et de propriétés ? 

Étant donné que l'industrie des logiciels de gestion de propriétés est assez grande (et est encore en développement), les propriétaires et gestionnaires de propriétés ont beaucoup d'options à choisir. Lorsque vous commencez à choisir des solutions de gestion immobilière, voici les principaux types de logiciels à considérer :

Planification

Tous les gestionnaires de propriétés ont besoin d'un bon logiciel de planification pour suivre les informations ou rendez-vous importants comme les dates d'emménagement et de déménagement des locataires, les dates d'échéance des paiements de loyer, et les horaires de travail des employés/personnel. Le logiciel de planification de gestion de propriétés peut également vous aider à suivre vos besoins de maintenance, couvrant tout, des appareils aux gestion des nuisibles aux améliorations et mises à niveau des bâtiments.

Vous pourriez utiliser des solutions disponibles comme Google Calendar ou Microsoft Outlook, ou vous pourriez opter pour un logiciel spécialisé dans la création et l'optimisation des horaires et des calendriers. Un exemple de ce logiciel est TeamUp, qui vous permet de fournir un accès sécurisé basé sur l'utilisateur, de taguer ou d'étiqueter les types d'événements sur votre calendrier, et vous offre même une vue chronologique des événements programmés.

Visites et tournées immobilières

Dans le même ordre d'idées, vous pourriez investir dans un logiciel spécialement conçu pour mieux gérer vos visites et tournées pour les locataires ou acheteurs potentiels. Cette option est utile pour les propriétaires ou gestionnaires de propriétés qui ont beaucoup de visites, tournées ou visites à suivre sur une base hebdomadaire.

Quelques exemples de ce type de logiciel de gestion de propriétés incluent Knock, Anyone Home, et Rently. Bon nombre de ces solutions offrent la possibilité aux locataires ou propriétaires potentiels de programmer des visites autoguidées, ce qui est une fonctionnalité bénéfique pour tout gestionnaire immobilier cherchant à réduire le risque de contact personnel dans un monde influencé par le Covid.

Transport et routage

Lorsque vous prévoyez de mener des réunions en personne, des visites ou des inspections de vos propriétés locatives, vous ne pensez peut-être pas à utiliser un logiciel de transport et de routage pour la gestion immobilière. Cependant, optimiser vos itinéraires pour ces événements en personne pourrait vous aider à réduire le temps passé sur la route, à économiser des heures chaque mois et à diminuer vos coûts de transport globaux.

Toutes les options de logiciels de gestion immobilière n'incluent pas un moyen efficace d'optimiser vos besoins en transport, alors tournez-vous vers des solutions comme OptimoRoute pour vous aider dans ce domaine. OptimoRoute fonctionne comme un planificateur d'itinéraires immobilier pour vous aider à visiter plus de clients en moins de temps en planifiant et en optimisant plusieurs itinéraires, destinations et raisons de visites à travers votre équipe ou avec tout professionnel de service connexe (évaluateurs, inspecteurs, équipe de maintenance, etc.).

Facturation et comptabilité

Vous avez besoin d'une solution de facturation et de comptabilité pour gérer vos opérations financières telles que la collecte des loyers, les taxes, la comptabilité, et plus encore pour maintenir votre budget en ordre.

Des solutions comme Proper.ai et NCR’s Commercial mRDC pour les dépôts à distance sont spécifiquement conçues pour gérer la réception et la gestion des paiements pour vos besoins immobiliers. D'autres logiciels de gestion immobilière comme Schedule My Rent et SimplifyEm incluent des moyens pour les paiements de loyer des locataires, mais se vantent également de fonctionnalités qui pourraient les placer dans la catégorie des solutions intermédiaires ou complètes.

Gestion des documents

Lorsque vous devez gérer tout type de documents liés à votre immobilier et vos propriétés, la meilleure option est un logiciel de gestion des documents. Ce logiciel vous aidera à stocker et à suivre les contrats, les baux, les accords d'assurance, les demandes de location, l'assurance des locataires, et plus encore.

Comme d'autres types de solutions de gestion immobilière, les fonctionnalités de gestion des documents et des baux peuvent souvent être trouvées dans des logiciels tout-en-un ou vous pouvez vous tourner vers des outils spécialisés. Par exemple, Knock vous permet de traiter les vérifications des candidats numériquement, tandis que Evernote est depuis longtemps une star dans le domaine du stockage de documents en nuage et de la technologie.

Gestion des locataires

Certaines entreprises de gestion immobilière pourraient vouloir conserver les notes et informations des locataires comme une solution distincte au sein de leur pile technologique immobilière. Ce type de logiciel vous donne la possibilité de réaliser diverses tâches liées à vos locataires, telles que suivre les taux d'occupation, les vacances, et le nombre d'unités disponibles, enregistrer des notes sur les locataires, soumettre des vérifications de fond, et réaliser des scores de crédit.

Les solutions logicielles qui incluent des fonctionnalités de suivi des locataires comprennent Turbo Tenant (qui vous permet de configurer des candidatures en ligne et de sélectionner les locataires) et SmartMove (le service de TransUnion pour effectuer des vérifications de crédit et de fond pour les propriétaires).

Communications et feedback des locataires

Pour une communication claire et transparente avec vos locataires, envisagez de choisir un logiciel au-delà de tout système de chat intégré que vos solutions actuelles de gestion immobilière peuvent avoir. Par exemple, créez des comptes WhatsApp pour vos communautés distinctes, ou gardez tout dans votre boîte de réception e-mail (Gmail/Google Workspace, Microsoft Outlook, etc.).

Vous pouvez également vous tourner vers des solutions comme SurveyMonkey lorsque vous souhaitez demander un feedback des clients aux locataires sur leurs expériences afin d'améliorer votre service client. À une échelle commerciale, vous pouvez utiliser des logiciels comme HqO pour interagir avec les locataires, configurer des notifications sur les événements du bâtiment et créer une communauté via des forums.

Annonces immobilières et surveillance de quartier

Lorsque vous devez lister vos locations disponibles et surveiller la valeur des propriétés environnantes/immobilières, il est temps de vous pencher sur des logiciels ou solutions conçus à ces fins. En général, ces plateformes peuvent également vous aider à annoncer et à commercialiser les propriétés disponibles dans votre portefeuille.

Des applications comme Zillow, Apartments.com, et Nextdoor sont des solutions bien connues pour les annonces immobilières ou de location et la surveillance de quartier. Vous pourriez les utiliser seules, ou en conjonction avec votre solution de gestion immobilière actuelle et ses fonctionnalités de marketing/publicité pour maximiser votre portée potentielle.

Gestion de la réputation

Bien que de nombreuses tâches en tant que propriétaire ou propriétaire immobilier soient généralement de nature tangible (par exemple, gérer les demandes de service ou interagir avec les locataires), vous devez être conscient de quelque chose de plus abstrait : votre réputation. Certains locataires peuvent être satisfaits de l'état de leurs espaces de vie ou de travail, mais d'autres peuvent ne pas l'être et pourraient laisser des avis négatifs sur votre entreprise en ligne.

Votre réputation peut grandement influencer le succès de votre entreprise ; en fait, Binary Fountain a découvert que 96% des locataires potentiels prennent en compte les avis en ligne lors de la recherche d'un appartement, et 57% ont été influencés par les avis négatifs d'une propriété. Pour améliorer vos évaluations et votre réputation en ligne, vous pouvez vous tourner vers des solutions comme Testimonial Tree ou reputation.com pour répondre au feedback des clients et gérer les plaintes.

Systèmes de maison intelligente

Certains propriétaires pourraient vouloir moderniser leur pile technologique de gestion immobilière, surtout dans un monde influencé par le covid-19. De nombreuses organisations se dirigent déjà dans cette direction ; en fait, 43.2% d'entre elles ont déclaré qu'elles prévoient maintenant de moderniser alors qu'elles n'avaient pas de plan avant le covid.

L'un des meilleurs moyens de moderniser et d'automatiser votre logiciel immobilier est d'intégrer des applications et systèmes de maison intelligente dans votre pile technologique. Par exemple, vous pouvez utiliser alarm.com pour la vidéosurveillance, les alertes d'intrusion et la gestion multi-sites. Vous pourriez également vous tourner vers une solution comme HomeServe qui suit des éléments comme les appareils électroménagers et facilite la notification des fournisseurs/entrepreneurs sur les besoins de réparation ou lorsqu'il y a une urgence avec la maison/l'appartement.

Immobilier commercial

Certains des types de logiciels mentionnés ici ne suffiront pas à couvrir les besoins des propriétés commerciales, qui ont souvent des préoccupations différentes de celles des propriétés résidentielles, comme les stratégies d'investissement, la gestion de l'espace, et même la conformité au logement public. Si vous avez besoin d'options qui soutiennent directement vos besoins commerciaux, vous pouvez vous tourner vers des solutions conçues à cet effet.

Par exemple, MRI Commercial Suite et AppFolio sont deux solutions qui s'adressent à l'industrie de l'immobilier commercial. Ces technologies aident à améliorer la planification stratégique, à réduire les coûts et à augmenter globalement l'efficacité de vos opérations à grande échelle.

Suite complète

Les meilleures options de logiciels de gestion immobilière en suite complète incluent de nombreuses — sinon toutes — les tâches et fonctionnalités mentionnées ci-dessus. Ces solutions sont conçues pour être une plateforme tout-en-un pour les propriétaires qui ne cherchent pas nécessairement une pile technologique plus grande, et qui souhaitent gérer la plupart de leurs tâches depuis un seul endroit.

Des exemples de logiciels en suite complète incluent Buildium, ManageCasa, TenantCloud, et RealPage. Ces solutions offrent souvent une grande variété de fonctionnalités et de solutions disponibles, mais avec une formation efficace et rationalisée dans ces options de gestion immobilière, votre personnel peut gérer presque toutes ses tâches à la fois.

Comment les gestionnaires immobiliers peuvent choisir le meilleur logiciel de gestion immobilière pour leurs besoins

Rien que de penser à toutes ces solutions de gestion immobilière pourrait vous donner mal à la tête, mais ne vous inquiétez pas. En posant les bonnes questions, vous pouvez éliminer les options qui ne fonctionneront pas pour vous et mieux cibler celle(s) dont vous avez besoin pour votre situation et votre entreprise particulières.

Commencez par vous poser des questions telles que :

1. Cette solution est-elle une suite complète ou aurai-je besoin d'un autre logiciel ?

Un logiciel de gestion immobilière en suite complète peut être une solution utile et tout-en-un pour les gestionnaires immobiliers et de biens occupés, mais il est tout à fait compréhensible qu'un seul logiciel ne réponde pas à toutes vos exigences. Gardez simplement à l'esprit que vous devrez peut-être chercher des solutions secondaires pour combler les lacunes.

2. Cela s'intègre-t-il avec d'autres systèmes que j'utilise actuellement ?

Avez-vous déjà un logiciel que vous aimez utiliser et que vous souhaitez simplement compléter avec une technologie complémentaire ? Si c'est le cas, assurez-vous que toutes les solutions que vous choisissez peuvent s'intégrer les unes aux autres ou fonctionner ensemble sans problème.

3. Quelle est la facilité d'apprentissage et d'utilisation ? 

L'une des principales frustrations des gestionnaires immobiliers avec la technologie immobilière est le temps qu'il faut pour migrer et adopter. Tous les logiciels de gestion immobilière ne sont pas faciles à comprendre et à utiliser, alors optez pour des démonstrations de vos choix préférés chaque fois que vous le pouvez et obtenez des retours de tout votre personnel qui utilisera également le logiciel.

4. Les avantages du logiciel l'emporteront-ils sur le coût ?

Certains logiciels de gestion immobilière peuvent sembler coûteux à première vue, mais vous devriez considérer l'achat comme un investissement à long terme. S'il augmentera votre productivité, vous fera gagner des heures chaque mois, ou fournira finalement un bon retour sur investissement à la fin de l'année, vous faites un choix judicieux.

5. Comment ce logiciel réduira-t-il ma charge de travail et/ou m'aidera-t-il à développer mon entreprise ?

Il n'y a aucun intérêt à acheter un logiciel s'il ne profitera pas finalement à votre entreprise. Demandez-vous si une solution aidera vraiment votre entreprise à prospérer, et soyez prêt à dire « non » même si vous êtes tenté de l'acheter.

6. Quelles tâches fais-je manuellement ? Quelles sont les plus répétitives qui peuvent être automatisées ?

Dans le même ordre d'idées, vous pourriez constater que les tâches que vous effectuez couramment chaque jour vous ralentissent, et plusieurs options logicielles peuvent réduire cette contrainte sur votre productivité. Faites une liste de ces tâches manuelles qui pourraient être automatisées, et sélectionnez des solutions de gestion immobilière qui les feront pour vous.

7. Le logiciel répond-il aux exigences locales, étatiques et fédérales ?

En tant que propriétaire ou gestionnaire immobilier, vous devez respecter les lois et exigences concernant les locataires, les biens immobiliers et les bâtiments mises en œuvre aux niveaux municipal, étatique/territorial et national. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est conforme à ces lois ou peut vous aider à le devenir. Consultez les départements gouvernementaux officiels de votre région et de votre pays pour mieux comprendre la conformité et savoir quel logiciel est compatible.

8. Combien de locataires dois-je gérer ?

Le nombre de locataires que vous supervisez influencera le choix du logiciel. Certains logiciels de gestion immobilière sont conçus uniquement pour gérer des maisons unifamiliales, par exemple, tandis que d'autres vous permettront de gérer des centaines de locataires ou de locataires dans différents emplacements.

9. Quel est mon budget ?

Enfin, il est important de garder votre budget à l'esprit lors de la sélection de votre pile technologique de gestion immobilière. Vous pouvez toujours commencer avec une solution à des prix plus abordables, et passer à des options plus coûteuses avec plus de fonctionnalités une fois que vous aurez économisé de l'argent en rendant vos processus actuels plus efficaces et productifs.

Le meilleur logiciel pour la gestion immobilière ou de biens immobiliers sera inévitablement différent selon vos besoins spécifiques en matière de location. Cependant, en utilisant les questions ci-dessus, vous êtes plus susceptible de trouver le meilleur logiciel pour votre situation spécifique.

De plus, une recherche rapide sur Google révèle que certaines des solutions logicielles de gestion immobilière les mieux notées et les plus préférées incluent Buildium, AppFolio et TurboTenant. Ces trois-là sont fréquemment vus sur plusieurs sites d'évaluation de logiciels, ainsi que sur des sites immobiliers et de gestion immobilière.

Comment OptimoRoute peut aider les propriétaires immobiliers et de propriétés 

OptimoRoute offre quelque chose que les logiciels de gestion immobilière génériques ne peuvent pas : la capacité de maximiser vos visites et rendez-vous immobiliers. Rendre ces tâches plus efficaces augmentera vos bénéfices à long terme, car vous économiserez de l'argent sur coûts de transport comme l'essence, le temps perdu à cause d'itinéraires mal planifiés, et plus encore.

Voici comment OptimoRoute peut vous aider en tant que gestionnaire immobilier ou de biens immobiliers :

Optimiser les itinéraires et les destinations 

Lorsque vous pouvez améliorer vos itinéraires et destinations pour vos visites immobilières, vous pourrez visiter plus de propriétés en moins de temps. Cela vous libère pour vous concentrer sur d'autres tâches ou devoirs comme le traitement des documents des locataires ou ordres de travailla gestion de la maintenance, ou la publicité de vos annonces disponibles.

Gagnez du temps passé sur la route

Maximiser vos itinéraires signifie passer moins de temps sur la route en général. En conséquence, vous verrez des coûts de transport réduits, augmentant ainsi votre potentiel d'économies et de renforcement de vos bénéfices.

Réduire la planification manuelle

La planification manuelle des itinéraires est une méthode courante pour organiser vos objectifs de transport, mais elle peut malheureusement prendre beaucoup de temps et être sujette aux erreurs. OptimoRoute, en revanche, peut optimiser des milliers d'arrêts à la fois jusqu'à 5 semaines à l'avance, éliminant ainsi de nombreux tracas des plans manuels.

Restez sur la bonne voie avec toutes les informations disponibles

Dans le logiciel OptimoRoute, vous pouvez enregistrer des informations immobilières pertinentes comme les codes de portail ou les contacts clients. Toutes ces informations sont disponibles à portée de main en temps réel dans l'Application mobile OptimoRoute conviviale, vous n'aurez donc jamais besoin de vous précipiter pour les trouver à la dernière minute.

Vous pouvez en savoir plus sur les avantages de la planification d'itinéraires d'OptimoRoute ici.

Facilitez la gestion immobilière et de biens immobiliers avec les bonnes solutions

Posséder et gérer des propriétés est plus facile que jamais avec la variété d'options logicielles disponibles sur le marché aujourd'hui. Une fois que vous aurez choisi les bonnes solutions, votre travail deviendra inévitablement plus rationalisé et efficace. Et la technologie d'OptimoRoute peut être l'un de ces outils puissants dans votre arsenal, surtout si vous gérez plusieurs propriétés et souhaitez maximiser votre routage et votre transport, tout en économisant de l'argent et du temps.

Vous voulez voir comment OptimoRoute peut réduire le temps passé à planifier et à visiter vos propriétés ? Essayez une démo gratuite aujourd'hui.