Les Bases du Logiciel de Planification des Itinéraires pour le Service sur le Terrain

Presque toutes les entreprises de services sur le terrain savent que la règle numéro un pour réussir est de garder leurs clients satisfaits. Cette règle va de pair avec la gestion efficace et ponctuelle des rendez-vous de vos techniciens de service sur le terrain. 

Élaborer le bon planning client pour vos équipes de livraison sur le terrain, en fonction des demandes croissantes de vos clients, peut être intimidant, surtout si vous ne disposez pas de la technologie adéquate pour vous soutenir. Un logiciel de planification efficace pour les techniciens de service peut vous aider à éliminer les approximations lors de la prise de rendez-vous en utilisant l'IA pour coordonner intelligemment les plannings de service tout en fournissant les meilleurs itinéraires pour que vos techniciens se rendent à leurs rendez-vous. 

De plus, la bonne plateforme logicielle peut même aider les entreprises de services sur le terrain à suivre les niveaux de satisfaction des clients et à ajuster leurs plannings en temps réel en fonction des demandes des clients ou des problèmes sur le terrain. 

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles investir dans un logiciel de qualité pour l'optimisation des itinéraires et la planification est essentiel pour toute entreprise de services sur le terrain avec des techniciens sur le terrain. Comprendre chacune de ces raisons et utiliser efficacement le logiciel de planification peut bénéficier à votre entreprise à court et à long terme. Ensuite, vous devez simplement savoir quel logiciel utiliser pour faciliter et rendre plus efficace la planification des techniciens. 

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• Pourquoi la planification des services est-elle importante ?
• À quoi sert un logiciel de planification ?
• Quel logiciel les entreprises utilisent-elles pour la planification ?
• Combien coûte un logiciel de services sur le terrain ?

Pourquoi la planification des services est-elle importante ?

Toute entreprise qui dépend de techniciens de service sait à quel point il est important d'avoir un système de planification efficace en place. Après tout, la planification des techniciens peut avoir un impact significatif à la fois sur la satisfaction des clients et sur le résultat net. En d'autres termes, c'est le cœur de la plupart des entreprises de services sur le terrain.

En particulier, un bon logiciel de planification des clients peut aider à garantir que les appels de service sont effectués à temps. Cela aide à prévenir la frustration des clients et à minimiser l'impact des temps d'arrêt des techniciens. Il peut également aider à donner aux clients des délais précis pour s'attendre à un technicien plutôt que des plages horaires vagues et larges qui sont plus susceptibles de déranger vos clients.

Du côté des affaires, le logiciel de planification des techniciens peut aider à optimiser le temps de chaque technicien sur le terrain, en s'assurant qu'ils sont productifs et efficaces. Il peut également garantir qu'ils se rendent d'un travail à l'autre à temps en planifiant des itinéraires optimisés pour la distance la plus courte et le plus haut degré d'efficacité énergétique, économisant ainsi de l'argent à votre entreprise et augmentant le nombre de travaux que votre équipe peut effectuer chaque semaine.

En fin de compte, en prenant le temps de développer un planning bien pensé, les entreprises peuvent s'assurer que leurs techniciens de service sont toujours en mesure de répondre aux besoins de leurs clients et peuvent fonctionner plus efficacement, générant ainsi des bénéfices plus importants pour l'entreprise.

À quoi sert un logiciel de planification ?

Le logiciel de planification peut être utilisé à diverses fins, telles que les rendez-vous de service des techniciens sur le terrain, les appels de maintenance en cours, les visites de site pour de nouveaux devis clients ou la coordination de grands travaux de service multi-techniciens.

Les entreprises avec des techniciens sur le terrain utilisent des logiciels de planification de travail de service pour planifier et envoyer leurs techniciens pour des appels de service. Le logiciel de planification est généralement utilisé par les entreprises qui fournissent des services d'installation, de réparation ou de maintenance, tels que la réparation d'appareils électroménagers, le CVC, la plomberie ou les entreprises électriques.

Le logiciel de planification de travail de service inclut généralement des fonctionnalités telles que le suivi GPS, l'optimisation des itinéraires et les notifications aux clients. Le logiciel peut améliorer la satisfaction des clients en réduisant les temps d'attente et en fournissant des ETA précis grâce au suivi en temps réel. 

De plus, le logiciel peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité et leur résultat net en réduisant le nombre de techniciens de terrain nécessaires ou le temps nécessaire pour planifier et envoyer des techniciens et en optimisant le planning et l'itinéraire de chaque technicien. En intégrant le logiciel dans votre modèle d'entreprise, vous pouvez vous assurer que vos techniciens travaillent efficacement sans temps d'arrêt inutile. 

Le logiciel de planification peut être un outil précieux pour toute entreprise qui doit prendre des rendez-vous sur site et souhaite offrir la meilleure expérience client et les résultats les plus efficaces d'un point de vue commercial.

Quel logiciel les entreprises utilisent-elles pour la planification ?

Il ne manque pas de programmes logiciels que les entreprises utilisent pour la planification, et le choix de chaque entreprise variera en fonction de ses besoins et de ses budgets. Certaines options populaires grand public incluent des outils comme Microsoft Outlook, Google Calendar et Apple iCal. 

Chacun de ces programmes a son propre ensemble unique de fonctionnalités et d'avantages. Par exemple, Outlook offre des fonctionnalités robustes pour gérer les e-mails, les tâches et les rendez-vous. Google Calendar est connu pour sa facilité d'utilisation et son interface intuitive. Et iCal est largement utilisé pour sa capacité à se synchroniser avec d'autres appareils Apple. Le problème est que ces solutions n'offrent pas, par exemple, des capacités d'optimisation des itinéraires par IA, un suivi en temps réel, des notifications automatiques aux clients, etc. offrir, par exemple, des capacités d'optimisation d'itinéraires par IA, le suivi en temps réel, des notifications automatiques aux clients, etc. 

La question se résume à savoir quel est le meilleur logiciel de planification. C'est une question spécifique à laquelle chaque opérateur d'entreprise doit répondre par lui-même. Cependant, il existe quelques fonctionnalités clés que tout bon logiciel de planification d'appels de service devrait offrir pour être efficace. 

Tout d'abord, il devrait vous permettre de planifier facilement des rendez-vous et de suivre la disponibilité des employés. De cette façon, vous pouvez vous assurer que votre planning est toujours complet sans surcharger ou surmener votre personnel. Vous devriez également pouvoir équilibrer la charge de travail de vos employés pour maintenir l'équité ou équilibrer les rendez-vous en fonction du niveau de rémunération pour minimiser les dépenses de personnel.

Deuxièmement, le logiciel devrait fournir un moyen d'enregistrer et de gérer les données des clients. Cela inclut le suivi des informations de contact, de l'historique des services et des préférences telles que les exigences de fenêtre de temps, les jours spécifiques de disponibilité ou le technicien préféré. Avoir ces informations à portée de main vous aidera à offrir un meilleur service client et à établir des relations à long terme. 

Enfin, le logiciel devrait avoir des capacités analytiques et de reporting robustes. De cette façon, vous pouvez suivre des indicateurs clés tels que le volume des rendez-vous et les niveaux de satisfaction des clients. En comprenant comment votre entreprise fonctionne, vous pouvez apporter les ajustements nécessaires pour améliorer votre résultat net.

Excel est-il un logiciel de planification ?

Non, Excel n'est pas un logiciel de planification. Bien qu'il puisse être utilisé pour créer des plannings, Excel est principalement un programme de feuille de calcul et ne dispose pas de toutes les fonctionnalités et de la fonctionnalité courantes dans les logiciels de planification. 

Par exemple, les logiciels de planification de projet incluent généralement des fonctionnalités telles que la planification par glisser-déposer, l'allocation des ressources, le nivellement des ressources, et plus encore. Excel peut être utilisé pour créer un calendrier, mais il ne dispose pas de ces fonctionnalités automatisées et, dans l'ensemble, il est limité par rapport aux logiciels de planification dédiés. 

De plus, les logiciels de planification sont souvent conçus pour s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les logiciels de comptabilité et de gestion de projet. Ce n'est pas quelque chose pour lequel Excel a été conçu. 

Pour ces raisons et d'autres, Excel n'est pas un outil idéal pour créer et gérer des plannings.

QuickBooks dispose-t-il d'un logiciel de planification ?

QuickBooks est l'un des programmes de comptabilité les plus populaires sur le marché. Il est utilisé par les petites entreprises et les particuliers pour gérer leurs finances. Une fonctionnalité que QuickBooks offre est le logiciel de planification. Cependant, QuickBooks n'est pas spécifiquement conçu pour la planification - il offre cela comme un module complémentaire payant allant de $29 par mois à $129 par mois, selon les fonctionnalités requises et les utilisateurs. En essence, il créera une liste de tâches - mais le fera sans aucune optimisation de l'itinéraire, ni les économies de coûts et de temps associées à un plan optimisé pour votre équipe de service.

QuickBooks n'a pas de fonctionnalité de calendrier intégrée, ce qui rend difficile l'ajout de nouveaux événements ou rendez-vous dans le logiciel. L'équipe de support de QuickBooks dit que la seule solution est d'utiliser un logiciel tiers et de l'intégrer à QuickBooks. 

QuickBooks est un excellent outil pour gérer les finances, mais ce n'est pas le meilleur logiciel pour la planification. D'autres programmes comme OptimoRoute sont spécifiquement conçus pour gérer les rendez-vous des techniciens de service sur le terrain. Ces programmes offrent généralement plus de fonctionnalités et de flexibilité que QuickBooks, et ils peuvent faciliter l'organisation et la gestion de votre emploi du temps.

Si vous recherchez une solution comptable tout-en-un, QuickBooks est une excellente option, mais en ce qui concerne la planification, les capacités de répartition de QuickBooks laissent beaucoup à désirer.

Combien coûte un logiciel de services sur le terrain ?

Si vous vous demandez, "Quelle est la taille du marché des logiciels de gestion des services sur le terrain", vous pourriez être surpris de découvrir que Allied Market Research rapporte qu'il était évalué à $7,5 milliards en 2023 et devrait atteindre $29,9 milliards d'ici 2031. C'est une grande industrie avec beaucoup d'argent investi, mais pour toute entreprise, la décision d'utiliser un logiciel de services sur le terrain se résume souvent au prix. La partie la plus importante de cette décision est combien de temps et d'argent un bon logiciel d'optimisation des itinéraires et de planification peut faire économiser à votre entreprise et ce que l'entreprise gagne en efficacité opérationnelle et en capacité à servir ses clients. 

Le coût des logiciels de service sur le terrain varie en fonction des fonctionnalités et de la complexité du logiciel. Dans la plupart des cas, le coût des logiciels de service sur le terrain est un petit prix à payer pour l'efficacité et la productivité accrues qu'ils peuvent fournir.

Par exemple, le tarif d'OptimoRoute commence à $35,10 par mois par conducteur et comprend de nombreuses fonctionnalités, y compris la planification, l'optimisation des itinéraires, la notification et le feedback des clients, et bien plus encore. Le logiciel OptimoRoute a aidé un client à : 

• Réduire de moitié le temps de planification et de routage.
• Répartir équitablement le travail entre les techniciens, qu'ils soient payés à l'heure ou à la tâche.
• Économiser des milliers de kilomètres de déplacement vers les sites de travail chaque mois.

Vous pouvez voir comment, pour aussi peu que $35,10 par mois, vous pourriez potentiellement générer des avantages considérables pour votre entreprise. Les grandes entreprises de services sur le terrain peuvent économiser des milliers de dollars chaque semaine et des centaines d'heures de travail chaque mois.

À la date de rédaction de cet article, d'autres fournisseurs de logiciels de services sur le terrain proposent des services allant de $41,43 par mois à $500 ou plus par mois. 

Les prix peuvent varier considérablement en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin et du nombre de conducteurs que vous devez inclure dans votre plan. La plupart des fournisseurs de logiciels, y compris OptimoRoute, proposent un tarif par conducteur. De plus, bien que notre application mobile pour conducteurs soit gratuite, ce n'est pas nécessairement le cas partout. 

Logiciel de gestion des services sur le terrain gratuit

Si vous dirigez une entreprise, vous êtes probablement toujours conscient des dépenses et concentré sur leur réduction autant que possible. Certaines entreprises essaient de réduire les coûts en optant pour un logiciel de planification de service gratuit, et à la fin de la journée, si tout ce que vous cherchez à faire est de créer un planning, vous pourriez vous contenter d'un outil gratuit comme Google Agenda ou Microsoft Outlook.

Le problème est que le logiciel de gestion de terrain couvre bien plus que la simple planification, et c'est pourquoi le meilleur logiciel de gestion de terrain n'est jamais gratuit. Il n'existe même pas de bonnes options gratuites pour les logiciels de gestion de terrain qui valent la peine d'être suggérées.

Les logiciels de gestion des services sur le terrain pour les petites entreprises ou les opérations plus étendues sont spécifiquement conçus pour répondre aux besoins quotidiens des opérateurs dans ce créneau. Les meilleures solutions offrent des fonctionnalités clés telles que les informations sur les commandes, la planification et la navigation, le tout dans une solution facile à utiliser. 

Un logiciel de planification de techniciens de service spécialisé comme OptimoRoute peut résoudre de nombreux problèmes que votre entreprise pourrait rencontrer, tels que :

Planification et programmation inefficaces

Un logiciel de planification de techniciens de service efficace vous permettra d'importer des milliers de commandes à la fois et de créer automatiquement des plannings et des itinéraires efficaces pour vos conducteurs. Vous pouvez même planifier vos plannings jusqu'à 5 semaines à l'avance. 

Incapacité à équilibrer les charges de travail

Avec un logiciel de planification spécialisé, vous pouvez insérer efficacement les conducteurs dans un planning avec un accès facile à la disponibilité de chaque conducteur, leur localisation, leurs compétences spécifiques, certifications, véhicules, etc. Vous pouvez suivre les heures de chaque technicien et maîtriser les dépenses d'heures supplémentaires tout en étant capable de coordonner plusieurs membres de l'équipe pour accomplir une tâche si nécessaire.

Manque de visibilité sur les emplacements des techniciens

Le meilleur logiciel de planification intègre des capacités de suivi en direct, vous permettant de savoir où se trouve chaque technicien à tout moment pour garantir que les tâches sont accomplies dans les délais. Cela vous permet également de donner aux clients des estimations d'arrivée précises basées sur des données en temps réel.

Aucune flexibilité pour les changements d'itinéraire en temps réel

Les opérateurs commerciaux savent que des ajustements doivent souvent être effectués à la volée, et les logiciels spécialisés de planification des horaires et des itinéraires permettent de modifier l'itinéraire d'un conducteur lorsque des problèmes inattendus surviennent ou que des tâches de dernière minute sont ajoutées. Vous pouvez simplement envoyer les modifications directement à l'application mobile du conducteur.

Pas de notifications de fin de tâche

Pourquoi opérer dans l'ombre alors que vous pouvez fournir à vos techniciens des outils de preuve de livraison et de finalisation faciles à utiliser pour qu'ils puissent capturer électroniquement la signature d'un client, prendre des photos des tâches terminées et noter des commentaires qui seront enregistrés dans l'historique de la commande ? 

Itinéraires sous-optimaux qui coûtent du temps et de l'argent à votre entreprise

Un logiciel de planification qui intègre l'optimisation des itinéraires vous permet de créer les itinéraires les plus courts et les plus efficaces en tenant compte des priorités, de la durée des tâches, des créneaux horaires des clients, des particularités des tâches (par exemple, équipement spécifique ou technicien requis), et plus encore. 

En résumé

Cette profondeur de fonctionnalités n'est tout simplement pas disponible avec les logiciels gratuits, mais ces fonctionnalités peuvent offrir des niveaux beaucoup plus élevés d'efficacité et de satisfaction client pour les entreprises de services sur le terrain. Choisir un logiciel qui fonctionne pour votre entreprise peut faire une énorme différence dans le succès de l'entreprise et la satisfaction des clients. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont l'optimisation de vos itinéraires peut augmenter l'efficacité de votre personnel et aider votre entreprise à générer des profits plus significatifs, consultez ce guide détaillé sur outils d'optimisation des itinéraires.