Comment optimiser la planification des soins à domicile

La Bureau of Labor Statistics prédit que « l'emploi des aides à domicile et des aides-soignants personnels devrait croître de 33 % entre 2020 et 2030 ». À mesure que la demande de soins à domicile augmente, les prestataires de soins de santé devront trouver des moyens de suivre le rythme.

La planification des soins à domicile deviendra encore plus importante car elle permettra aux équipes de soins de soutenir plus de patients sans augmenter massivement leurs effectifs. Aujourd'hui, les prestataires de soins de santé à domicile peuvent fonctionner plus efficacement et s'occuper de plus de patients s'ils utilisent des outils et des technologies pour optimiser leur prestation de services et aider à la planification et au routage.

Passez directement à la section qui vous intéresse le plus :

• Planification et Routage : Les Clés pour Optimiser les Soins de Santé à Domicile
• Comment Optimiser la Planification des Soins à Domicile en 10 Étapes
• Rationalisez les Soins de Santé à Domicile avec OptimoRoute

Planification et Routage : Les Clés pour Optimiser les Soins de Santé à Domicile

Pour fournir des soins de qualité à domicile et optimiser l'expérience à la fois pour les patients et les prestataires de soins, vous devez combiner la planification et le routage pour offrir le service le plus efficace.

La planification des soins à domicile est importante car elle garantit que vous fournissez des soins de haute qualité et offrez aux patients et à leurs familles la meilleure expérience possible. Planifier les visites de soins à domicile signifie que les patients et leurs familles savent à quoi s'attendre de leur programme de soins et peuvent planifier en conséquence. Un itinéraire et un horaire détaillés améliorent également l'efficacité opérationnelle car vos aides-soignants à domicile (HHAs) peuvent passer plus de temps à visiter les patients et moins à voyager entre les visites.

Les planificateurs de soins à domicile associent les soignants aux patients en fonction de :

• Relations existantes avec les patients : Ont-ils déjà traité ce patient ? La continuité des prestataires de soins peut être rassurante pour les patients ayant des besoins de soins à long terme.
• Disponibilité des soignants : Travaillent-ils à temps plein ou à temps partiel ? 40% des travailleurs des soins à domicile sont des travailleurs à temps partiel, donc les planificateurs doivent équilibrer la disponibilité des travailleurs avec les besoins des patients.
• Compétences des employés : Cet HHA a-t-il les qualifications pour fournir les soins dont ce patient a besoin ? Certaines visites à domicile peuvent nécessiter des qualifications spécialisées si les patients ont des besoins plus complexes.

Le routage est la deuxième étape pour optimiser les soins de santé à domicile. Vous devriez également créer des horaires pour leurs prestataires de soins de santé qui leur donnent l'itinéraire optimal pour leurs visites de patients chaque jour. Planifier les itinéraires pour toutes vos visites à domicile vise à minimiser le temps de déplacement ou le temps passé dans les embouteillages afin que les HHAs puissent passer plus de temps à fournir des soins aux patients.

Le routage signifie que vous pouvez servir plus de patients avec le même nombre de prestataires de soins à domicile en améliorant l'efficacité opérationnelle. Les logiciels de planification et de routage aideront les planificateurs à renforcer leur logiciel de gestion des services sur le terrain et à planifier les itinéraires de soins les plus efficaces pour toute leur équipe.

Comment Optimiser la Planification des Soins à Domicile en 10 Étapes

Les services de soins de santé à domicile peuvent rationaliser leur planification et leur routage en utilisant des logiciels pour éliminer une grande partie du travail manuel nécessaire pour planifier et créer les horaires du personnel. Ces dix étapes aideront votre équipe de soins à améliorer l'efficacité lors de la planification des visites de patients à domicile.

1. Automatisez la planification des horaires pour intégrer des critères importants

Votre horaire du personnel doit prendre en compte de nombreux critères différents :

• Le roulement quotidien et hebdomadaire du personnel, surtout que de nombreux employés travaillent probablement à temps partiel ou selon des horaires de travail irréguliers.
• Emplacement des employés : commencent-ils leurs itinéraires depuis leur domicile ou votre bureau ?
• Emplacement des patients
• Exigences médicales et de soins personnels spécifiques pour chaque patient
• Préférences personnelles de chaque patient pour leur prestataire de soins—par exemple, si une patiente préfère une HHA féminine pour les soins personnels.

Considérez tous ces critères lors de la planification de l'horaire et associez les prestataires de soins aux patients en fonction des compétences et de la disponibilité.

2. Personnalisez les compromis pour le moteur d'optimisation

Dans un monde idéal, vous seriez capable de créer l'horaire parfait chaque jour. Mais en réalité, vous devez parfois faire des compromis—lorsque les soignants ne sont pas disponibles, que la charge de patients augmente, que des urgences de dernière minute surviennent, ou pour des raisons plus banales comme des fermetures de routes ou des retards de circulation.

Identifiez où vous êtes prêt à faire des compromis par rapport à votre horaire idéal pour le faire fonctionner en réalité. Par exemple :

• Une quantité acceptable d'heures supplémentaires par soignant, par semaine, avant de considérer l'ajout d'un nouveau technicien à votre équipe de soins.
• Le coût kilométrique de chaque membre de l'équipe par rapport à leur coût horaire, afin que vous puissiez prendre les décisions les plus rentables dans votre planification d'itinéraires.

De même, vous devez identifier les domaines non négociables, tels que l'adéquation des compétences des employés aux besoins des patients, car vous ne pouvez pas avoir un membre de l'équipe sous-qualifié pour soutenir un patient avec des exigences très spécifiques.

Comprendre où vous pouvez—et ne pouvez pas—faire des compromis vous aidera à créer un planning avec suffisamment de flexibilité pour fonctionner pour votre équipe de soins dans la réalité, et pas seulement en théorie.

3. Soutenir pleinement les techniciens commençant ou terminant depuis leur domicile ou d'autres lieux

Choisissez un logiciel de planification qui vous permet de personnaliser les lieux de départ et d'arrivée des itinéraires pour chaque technicien individuellement. Un logiciel avec des lieux de départ personnalisables vous aidera à créer les plannings les plus précis et efficaces pour vos employés. Par exemple, certains membres de l'équipe peuvent commencer ou terminer leur journée depuis chez eux plutôt que de se rendre au bureau avant leur première visite chez un patient.

4. Fenêtres horaires de service 

Vous souhaitez intégrer de la flexibilité dans vos plannings. Par exemple, plutôt que de dire aux patients que leur HHA arrivera à 9h30, votre planning devrait prévoir une fenêtre plus large, comme entre 8h et 10h. Cette flexibilité signifie que s'il y a un mauvais trafic ou un rendez-vous d'urgence supplémentaire, il y a du temps dans le planning pour s'adapter aux changements sans manquer votre fenêtre de visite et compromettre la satisfaction des patients.

5. Durées de tâches variables

Toutes vos visites à domicile ne prendront pas le même temps. Choisissez un logiciel de planification de soins à domicile qui facilite la définition de différentes fenêtres horaires pour différents services. Par exemple, si un patient a besoin d'aide pour se lever le matin—en plus des soins personnels—cela nécessitera une fenêtre horaire plus longue que si le patient a besoin d'aide pour préparer et manger son déjeuner.

Pour créer les plannings les plus précis et efficaces, choisissez un logiciel de planification de soins à domicile qui vous permet de personnaliser les durées des tâches et des visites afin que vos plannings reflètent précisément la durée de chaque visite.

6. Associer automatiquement les techniciens aux tâches selon les compétences requises

Choisissez un logiciel qui vous permet de saisir les besoins des patients et les compétences et qualifications des techniciens. Vous voulez un logiciel de planification qui associe automatiquement les HHAs aux patients en fonction des besoins de soins et des compétences, afin que vous puissiez être sûr que chaque visite de soins à domicile est assurée par quelqu'un ayant les compétences nécessaires pour fournir les soins et le soutien dont le patient a besoin. 

7. Ramasser des articles à X puis livrer à Y

Toutes les visites effectuées par votre équipe de soins ne consisteront pas à aller d'une maison de patient à une autre. Par exemple, certaines visites peuvent impliquer la collecte de médicaments à la pharmacie ou au cabinet du médecin. D'autres peuvent impliquer le transport médical non urgent (NEMT)—emmener ou récupérer des patients de rendez-vous à l'hôpital ou chez le médecin.

Lorsque les coordinateurs de soins créent des plannings pour leurs techniciens de soins à domicile, il est important de se rappeler que certaines visites peuvent impliquer la livraison de médicaments et d'équipements ou le dépôt de patients après des visites à l'hôpital. Ces visites seront plus courtes que si elles nécessitent de fournir des soins et un soutien.

8. Planifier 5 semaines à l'avance

Vous pouvez utiliser un logiciel de planification d'itinéraires et de plannings comme OptimoRoute pour établir les plannings du personnel des semaines à l'avance. C'est une situation gagnant/gagnant pour vos patients et votre équipe, car cela aide à instaurer la confiance entre les patients et le personnel de soutien et assure la continuité des soins.

Planifier le planning de votre équipe de soins des semaines à l'avance peut aider à rassurer les patients anxieux car ils peuvent anticiper et planifier la prochaine visite de votre équipe. Cela peut également améliorer la satisfaction des employés en leur offrant une charge de travail plus prévisible.

9. Répartir équitablement la charge de travail parmi les techniciens

Planifier le travail de votre équipe de soins peut vous aider à identifier si et quand les visites de soins à domicile sont réparties de manière inégale entre les membres de l'équipe. Répartir équitablement la charge de travail parmi les techniciens peut aider à prévenir l'épuisement professionnel, car vous ne surchargez pas seulement une poignée de vos HHAs.

La manière la plus simple de répartir équitablement la charge de travail des soins à domicile est d'utiliser un logiciel de planification plutôt que d'essayer de tout cartographier manuellement. L'utilisation d'un logiciel aidera votre coordinateur de soins à créer des plannings d'équipe plus rapidement et plus précisément, en s'assurant que vous obtenez le meilleur planning possible pour votre charge de travail.

10. Suivi en temps réel et envoi de l'ETA aux clients

Vous pouvez optimiser davantage vos plannings de visites à domicile en suivant en temps réel la progression de l'itinéraire de votre équipe. Vous devez surveiller l'activité des employés pour calculer automatiquement de nouveaux itinéraires si nécessaire. Vous pouvez réviser leurs plannings s'ils doivent fournir des rendez-vous de dernière minute, si l'une de leurs visites a été annulée ou s'il y a un accident le long de leur itinéraire prévu.

Le suivi en temps réel aide également à améliorer l'expérience des patients, car vous pouvez informer les patients si leur HHA est en retard ou manquera leur fenêtre de visite.

Rationalisez les Soins de Santé à Domicile avec OptimoRoute

La technologie de routage et de planification d'OptimoRoute peut améliorer l'efficacité et réduire les coûts pour les organisations de soins de santé à domicile.

OptimoRoute permet aux agences de soins de santé à domicile de soutenir plus de patients sans embaucher plus de personnel car sa fonctionnalité de planification d'itinéraires et de répartition aide les équipes à être plus efficaces. Vous pouvez créer des itinéraires à plusieurs arrêts rapidement, en tenant compte des différentes durées de visite en fonction des besoins des clients. De plus, vous pouvez commencer ou terminer les itinéraires quotidiens de vos employés à leur adresse personnelle, leur faisant gagner du temps sur le trajet quotidien à la fin de la journée.

Votre équipe de soins peut installer l'Application mobile OptimoRoute sur leurs téléphones pour recevoir des notifications en temps réel des changements de rendez-vous et de tout changement en cours de route si nécessaire. Votre équipe peut consulter tous les détails de leurs rendez-vous, les plannings quotidiens et la navigation des itinéraires dans l'Application, ce qui facilite la planification et la gestion des visites aux patients.

Êtes-vous prêt à améliorer votre service de santé avec des itinéraires plus intelligents ? Commencez avec OptimoRoute en vous inscrivant pour un essai gratuit aujourd'hui.