Qu'est-ce qu'un gestionnaire de flotte ? Responsabilités et rôle des logiciels dans la gestion de flotte en 2024

Selon les dernières données de FleetOwner, les flottes appartenant à des entreprises aux États-Unis peuvent atteindre jusqu'à 130 573 véhicules. Mais même une flotte plus petite représente des millions de dollars en valeur et un ensemble unique de défis. 

De la maintenance et de l'opérationnalité des véhicules à tout moment à la conformité des conducteurs avec les réglementations, le travail d'un gestionnaire de flotte — gérer les opérations de flotte de bout en bout — est complexe.

Sans la bonne expérience et les bons outils, il est impossible pour un gestionnaire de flotte de faire son travail efficacement.

Et bonne chance pour les trouver par vous-même sur internet, c'est bien pire que chercher une aiguille dans une botte de foin. 

Mais ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas à le faire seul.

Nous couvrirons les responsabilités principales d'un gestionnaire de flotte, présenterons le bon logiciel, et montrerons comment il peut aider à améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre flotte.

Pour naviguer vers la section qui vous intéresse le plus, cliquez ci-dessous :

• Qu'est-ce qu'un Gestionnaire de Flotte ?
• 4 Principales Responsabilités d'un Gestionnaire de Flotte
• Les Défis les Plus Importants d'un Gestionnaire de Flotte
• Comment OptimoRoute Facilite le Travail d'un Gestionnaire de Flotte (et Aide à Améliorer Votre Résultat Net)

Qu'est-ce qu'un Gestionnaire de Flotte ?

Un gestionnaire de flotte est la personne en charge de tous les aspects de la flotte d'une entreprise, de l'embauche et des ressources humaines des conducteurs à la maintenance de l'efficacité maximale de la flotte à tout moment.

En gros, leur travail est de gérer efficacement les véhicules, les conducteurs et d'autres actifs, et de s'assurer que vos conducteurs sont aussi efficaces que possible.

Faire tout cela manuellement est presque impossible. Le logiciel joue un rôle important dans l'efficacité de gestion de flotte — explorez les défis d'un gestionnaire de flotte ci-dessous pour voir à quel point c'est important.

4 Principales Responsabilités d'un Gestionnaire de Flotte

Le travail du gestionnaire de flotte est de gérer tout ce qui concerne le transport, y compris les véhicules et les conducteurs. Voici quelques-unes des tâches spécifiques incluses dans le portefeuille d'un gestionnaire de flotte. 

1. Acquisition et maintenance des véhicules pour la flotte

La première responsabilité du gestionnaire de flotte est de s'assurer que l'entreprise dispose du bon nombre (et type) de véhicules, et que ces véhicules fonctionnent correctement et en toute sécurité. 

Les gestionnaires de flotte achètent ou louent des véhicules en fonction de besoins de transport spécifiques (tels que la capacité de charge et le kilométrage), puis planifient une maintenance régulière tout au long du cycle de vie du véhicule pour assurer la sécurité des conducteurs et la performance de la flotte dans le temps. 

2. Enregistrement, licences et conformité

La conformité est un défi important pour les entreprises de transport et de logistique. Selon un rapport ATRI de 2019, 27,21 % des entreprises de transport ont des difficultés avec la conformité HOS (Heures de Service).

Les transporteurs long-courriers en particulier font face à de nombreuses réglementations. Par exemple, tous les véhicules de la flotte doivent être équipés de dispositifs ELD fonctionnels, et tous les conducteurs doivent respecter les exigences HOS.

3. Gestion des conducteurs

Une autre responsabilité clé du gestionnaire de flotte pour de nombreuses entreprises est de gérer les conducteurs. Cela inclut l'embauche, la formation, et la planification, ainsi que les communications quotidiennes et la gestion des itinéraires. 

Ce rôle est parfois rempli par un répartiteur de flotte dans les grandes entreprises, bien que les petites entreprises combinent souvent les rôles de répartiteur et de gestionnaire. 

4. Amélioration efficacité opérationnelle

Enfin, c'est le travail du gestionnaire de flotte de superviser et d'analyser les opérations dans le but d'améliorer les processus et d'augmenter l'efficacité globale de la flotte. 

Le gestionnaire de flotte examine les dossiers des conducteurs pour vérifier s'ils suivent correctement les itinéraires, prépare des procédures pour les problèmes courants (comme les accidents, l'absence de conducteur, ou l'impossibilité de terminer une livraison), et utilise des outils tels que le logiciel de gestion de flotte pour systématiser ou automatiser les flux de travail quotidiens. 

Les défis les plus significatifs auxquels un gestionnaire de flotte est confronté

Un excellent gestionnaire de flotte maintient la flotte d'une entreprise en fonctionnement aussi efficacement que possible — maximisant sa capacité et la rentabilité de l'entreprise.

La gestion de flotte est un travail exigeant, avec de nombreux défis liés à la fois aux véhicules de la flotte, et bien sûr, aux conducteurs.

Examinons-les de plus près.

Planification et optimisation des itinéraires pour minimiser le kilométrage et la consommation de carburant

Selon une étude de TomTom, 66% des gestionnaires de flotte ont du mal à réduire les coûts de carburant. Un excellent gestionnaire de flotte planifie et optimise les itinéraires pour réduire le kilométrage, améliorer l'efficacité énergétique, et minimiser l'usure des véhicules.

Avec OptimoRoute, vous pouvez importer la liste des commandes et laisser notre outils d'optimisation des itinéraires logiciel s'occuper du reste. Il prend en compte les zones de service, les horaires des conducteurs, les capacités des véhicules, les fenêtres de temps de livraison, les temps de chargement, et de nombreuses autres contraintes réelles qui peuvent entraver les efforts de réduction des coûts.

Équilibrer les charges de travail pour garder les conducteurs existants satisfaits

Le taux de rotation élevé des conducteurs est un défi majeur pour les flottes commerciales, avec un taux moyen de 96% au T3 2019 selon American Trucker. 

Pour les garder, tout gestionnaire de flotte réussi doit équilibrer les charges de travail, maximiser l'utilisation des conducteurs, et garder les heures supplémentaires au minimum.

Minimiser les temps d'arrêt des véhicules avec un entretien préventif et des réparations

Les gestionnaires de flotte doivent également minimiser les temps d'arrêt des véhicules avec un entretien préventif des véhicules, des plans de réparation urgents, et plus encore.

Vous pouvez réduire les pannes de véhicules avec une solution de télématique et une bonne dose de prudence. Lisez notre article sur de gestion de flotte pour plus d'informations sur la façon de garder vos véhicules en parfait état.

Analyser la performance des conducteurs et l'utilisation des véhicules

Pour améliorer la performance et réaliser des économies, il est important qu'un gestionnaire de flotte dispose des outils pour analyser la performance des conducteurs.

OptimoRoute fournit à Jennifer toutes les données dont elle a besoin à portée de main, mettant en évidence les meilleurs performeurs, les conducteurs avec peu de charges, et plus encore. Elle peut également comparer les itinéraires parcourus avec les itinéraires planifiés pour voir si quelqu'un s'est trop écarté de l'itinéraire prévu.

Comment OptimoRoute Facilite le Travail d'un Gestionnaire de Flotte (et Aide à Améliorer Votre Résultat Net)

OptimoRoute n'est pas seulement un simple outil de planification d'itinéraires. 

C'est un peu comme le couteau suisse dans la boîte à outils d'un gestionnaire de flotte. Mais au lieu de ciseaux et d'une loupe, vous obtenez des fonctionnalités qui facilitent grandement la vie de tout gestionnaire de flotte. 

Ci-dessous, nous couvrons quelques moyens essentiels par lesquels il aide les gestionnaires de flotte à gagner du temps, améliorer l'efficacité et atteindre leurs indicateurs clés de performance.

Planifiez automatiquement des itinéraires efficaces, même sans expérience locale

Avec un logiciel plus intelligent, il est désormais possible de planifier des itinéraires efficaces même sans connaître chaque recoin de votre zone de livraison.

Lors du lancement de leur propre service de livraison, Local Roots, un distributeur de produits alimentaires locaux basé à New York, a dû partir de zéro. Mais le manque d'une équipe expérimentée avec des gestionnaires de flotte et des répartiteurs ne les a pas arrêtés.

Grâce aux fonctionnalités intelligentes d'OptimoRoute, ils ont atteint 1 000 livraisons par semaine et une flotte de 13 conducteurs en seulement un mois.

Leur croissance rapide a été possible grâce à la capacité unique d'OptimoRoute à gérer les variables du monde réel. Les itinéraires et les horaires sont automatiquement générés en fonction des ETA réalistes pour chaque livraison individuelle.

Il planifie et ajuste automatiquement les itinéraires en tenant compte des zones de service, des capacités des véhicules, des fenêtres de temps de livraison et des relations avec les clients. 

En 2021, même un personnel inexpérimenté peut gérer efficacement une flotte de véhicules et de conducteurs tout en augmentant le nombre de clients.

Planifiez des horaires et des itinéraires de conducteurs équilibrés et conformes jusqu'à 5 semaines à l'avance

Les conducteurs sont-ils frustrés par des horaires sporadiques ? Recevez-vous des commandes des semaines ou des mois à l'avance ? Avez-vous du mal à prévoir la charge disponible et la capacité des conducteurs ?

Avec OptimoRoute, vous pouvez planifier des horaires optimaux jusqu'à cinq semaines à l'avance, avec des charges de travail équilibrées de manière optimale pour tous vos conducteurs.

Les horaires et itinéraires des conducteurs incluent également des pauses déjeuner quotidiennes et des pauses de conduite obligatoires pour les routiers long-courriers. (Vous pouvez définir la durée et la plage des pauses au niveau du conducteur pour garantir la conformité avec les réglementations pertinentes.)

Les itinéraires et horaires hebdomadaires respectent également la disponibilité des employés (congés payés, congés maladie, week-ends, et plus). 

Vous pouvez même inclure des tâches ou des livraisons restreintes à une date spécifique, une plage de dates ou un jour de la semaine. 

Les plans plus longs tiennent également compte de toutes les contraintes standard (fenêtres de temps, compétences, zones de service, et plus).

Analysez la performance de chaque conducteur avec les fonctionnalités uniques d'OptimoRoute

Avez-vous une idée de la façon dont vos conducteurs conduisent réellement ? 

La fonctionnalité de fil d’Ariane d'OptimoRoute vous montre à la fois les itinéraires planifiés et réels parcourus. Une ligne colorée montre l'itinéraire planifié du conducteur, et une ligne pointillée l'itinéraire réellement parcouru.

Vous pouvez l'utiliser pour identifier les problèmes de performance des conducteurs et les domaines potentiels d'amélioration de vos itinéraires.

Au-delà des fils d’Ariane, OptimoRoute offre une suite analytique complète qui vous aidera à obtenir de nouvelles perspectives sur la performance des conducteurs et les charges de travail.

Notre vue d'utilisation des véhicules montre si votre entreprise utilise efficacement chaque véhicule de la flotte ou non.

Ces outils sont essentiels pour une entreprise en croissance. Au-delà d'une certaine échelle, suivre chaque conducteur n'est plus pratique.

OptimoRoute peut vous aider à créer un comportement de conducteur productif et des relations, et à rationaliser l'ensemble de votre opération pour augmenter votre résultat net.

Utilisez le suivi de flotte en temps réel pour mieux vous adapter aux changements de dernière minute

Que faites-vous si un client annule ou modifie une commande ? Il y a de fortes chances que vous sautiez directement au téléphone et essayiez frénétiquement de rediriger les conducteurs concernés.

OptimoRoute change cela.

Avec le suivi GPS en temps réel de tous les conducteurs et véhicules, les répartiteurs et les gestionnaires de flotte peuvent savoir où se trouve chaque conducteur à tout moment. Le suivi des véhicules d'OptimoRoute utilise les smartphones de vos conducteurs, sans besoin de matériel coûteux, rendant le suivi de flotte plus facile que jamais.

De plus, la replanification dynamique d'OR vous permet d'ajuster les itinéraires des conducteurs avec des annulations de dernière minute ou de nouvelles commandes. Vous pouvez ensuite envoyer la nouvelle liste de livraisons directement à l'application du conducteur.
Livraison du dernier kilomètre les flottes ainsi que leurs répartiteurs et gestionnaires peuvent utiliser cette fonctionnalité pour éviter les retards de livraison et garder leurs clients satisfaits.

Réflexions Finales

Bien qu'engager le bon gestionnaire de flotte soit essentiel pour faire fonctionner une flotte à pleine capacité, il y a une limite à ce qu'un humain peut faire manuellement.

Sans les bons outils à leur disposition, les gestionnaires de flotte seront débordés en essayant de surmonter tous leurs défis et de remplir leurs responsabilités principales.

Après tout, ils ne sont que des humains.

OptimoRoute élimine les tâches fastidieuses et chronophages, comme la planification des itinéraires et la surveillance de l'efficacité des conducteurs. Cela libère plus de temps pour que les gestionnaires de flotte se concentrent sur ce qui compte.

Pour voir comment OptimoRoute peut aider les gestionnaires de flotte de votre entreprise à travailler plus efficacement, et votre entreprise à croître, commencez votre essai gratuit aujourd'hui.