Modèle de Preuve de livraison

Au début de la pandémie, de plus en plus de personnes ont commencé à faire leurs achats en ligne, et beaucoup ont rencontré des problèmes avec leurs commandes en ligne. Selon la Federal Trade Commission, "en avril et mai 2020, plus de personnes ont signalé des problèmes avec les achats en ligne que durant n'importe quel autre mois enregistré. Plus de la moitié ont déclaré qu'elles n'ont jamais reçu les articles commandés."

Fournir une preuve de livraison (POD) est essentiel, tant pour votre entreprise que pour vos clients. La preuve de livraison peut aider à protéger votre entreprise contre les réclamations de biens non reçus et offre à vos clients une tranquillité d'esprit, surtout s'ils n'étaient pas chez eux pour recevoir personnellement leur commande.

Vous devez fournir une preuve de livraison car si un client affirme ne jamais avoir reçu ses articles et demande un remboursement, vous ne pouvez pas prouver le contraire. En conséquence, vous devrez absorber le coût des remboursements inutiles, des commandes de remplacement et des livraisons répétées, ce qui peut réduire vos marges bénéficiaires et ralentir considérablement la croissance de votre entreprise.

Passez directement aux sujets qui vous intéressent le plus :

• Qu'est-ce qu'un reçu de livraison ?
• Quel est le but d'un reçu de livraison ?
• Que faut-il inclure dans votre preuve de livraison ou reçu de livraison
• Modèle de Preuve de livraison
• Gagnez du temps en automatisant la preuve de livraison

Qu'est-ce qu'un reçu de livraison ?

Un reçu de livraison est une reconnaissance de la livraison réussie. Il informe l'entreprise et le client que la commande est arrivée à sa destination prévue. Il existe plusieurs types de reçus de livraison :

• Papier: Le destinataire signe un formulaire de preuve de livraison et conserve une copie, tandis que le livreur garde une seconde copie pour l'entreprise.
• Signature numérique: Le destinataire signe un formulaire de preuve de livraison numérique sur un appareil mobile. Il reçoit une copie à son adresse e-mail, et l'entreprise obtient automatiquement une copie signée également.
• Photo: Si le destinataire n'est pas chez lui, le livreur prend une photo montrant les détails de la livraison : où il a laissé l'article, l'adresse de livraison et l'heure de la livraison.

Les reçus de livraison sont également appelés preuve de livraison, qui est juste l'un des nombreux termes liés au transport que vous devriez connaître.

Quel est le but d'un reçu de livraison ? 

Le principal objectif d'un reçu de livraison est de fournir au client des informations de livraison à jour et de confirmer que sa commande a été livrée avec succès. Il fournit également une trace papier (ou numérique) pour se protéger contre les litiges clients ou les rétrofacturations de cartes de crédit. Il y a de nombreux avantages à fournir aux clients une preuve de livraison :

• La POD peut améliorer l'expérience client. Les reçus de livraison vous offrent une meilleure visibilité sur le statut des commandes, vous permettant de voir si les commandes sont retardées, perdues ou livrées à temps. Cette visibilité vous permet de surveiller et d'améliorer votre service de livraison pour offrir la meilleure expérience possible à vos clients.
• Cela peut aider à améliorer la précision des expéditions et des livraisons. La POD vous donne la confirmation que les biens des clients sont arrivés et quels articles ont été livrés dans ce colis, vous permettant de voir que les clients ont reçu ce qu'ils ont commandé.
• Les reçus de livraison peuvent aider l'entreprise à régler les litiges avec les clients ou les entreprises de livraison. Parfois, les conducteurs perdent des colis ou marquent des articles comme livrés avant leur arrivée pour atteindre leurs objectifs de livraison. La preuve de livraison peut aider à régler les litiges découlant de ces problèmes, qu'il s'agisse de plaintes de clients ou de problèmes avec vos coursiers.
• Cela peut améliorer l'efficacité administrative et de bureau. Notre fonctionnalité de preuve de livraison envoie une confirmation automatisée depuis l'application du conducteur à votre bureau, réduisant ainsi la paperasse et vous fournissant une copie comme preuve en cas de litige concernant la commande.

La preuve de livraison bénéficie à l'entreprise, au client et à la société de livraison en gardant toutes les parties sur la même longueur d'onde.

Ce qu'il faut inclure dans votre preuve de livraison ou reçu de livraison

Votre livraison doit contenir des informations détaillées sur la commande, les détails de la livraison et la preuve de livraison pour être utile à votre entreprise et à votre client. 

Vous devez fournir à votre client toutes les informations pour relier leur commande à la livraison qu'ils ont reçue. Cela leur apportera la tranquillité d'esprit et protégera votre entreprise en cas de litiges avec les clients.

Voici sept éléments que vous devriez inclure dans votre preuve de livraison :

1. Numéro de commande. Le numéro de commande est un numéro de référence important qui aide le client et l'entreprise à identifier rapidement l'article ou la commande en cas de problème avec leur commande ou si leur livraison est manquante.
2. Informations sur le vendeur. Vous devriez inclure le nom de votre entreprise, l'adresse de votre entreprise, le numéro de téléphone et d'autres informations de contact telles que l'adresse e-mail de l'entreprise sur vos reçus de livraison. Ces informations montrent d'où provient la commande afin que le client puisse facilement vous contacter en cas de problème avec sa commande.
3. Adresse de livraison. Vous devriez inclure l'adresse de livraison sur votre reçu de livraison pour montrer où la commande a été livrée. Cela peut aider à identifier les problèmes de livraison, par exemple, si la commande a été envoyée à la mauvaise adresse ou si le client n'était pas présent pour recevoir sa commande.
4. Informations de facturation. Incluez la preuve de qui a payé l'article et le montant total payé. Ces détails sont utiles en cas de litiges avec les clients qui entraînent des rétrofacturations de carte de crédit, car vous aurez les informations de facturation du client à portée de main.
5. Description des articles livrés. Une liste de colisage complète confirme le contenu de la commande. Ces informations peuvent aider en cas de litiges avec les clients, par exemple, si un article ne correspond pas à la description ou si quelque chose manque dans leur commande.
6. Date et heure de la livraison. C'est important pour fournir une confirmation de livraison. Si vous fournissez des reçus de livraison papier, votre livreur peut remplir cela en même temps qu'il obtient une signature du client. Si vous fournissez des reçus de livraison électroniques, votre système peut enregistrer automatiquement la date et l'heure de la livraison lorsque le coursier fournit la preuve de livraison.
7. Preuve de livraison. Cela pourrait être la signature du destinataire, une signature électronique, ou une photo téléchargée par le livreur montrant que la commande a été livrée. C'est essentiel pour confirmer que la commande a été livrée à la propriété ou à la personne qui l'a commandée.

Modèle de Preuve de livraison

Il existe de nombreuses façons de créer des modèles de preuve de livraison, comme au format Microsoft Word ou PDF. Vous pouvez personnaliser ce modèle de reçu de livraison pour votre propre entreprise en ajoutant vos informations d'entreprise, les informations de commande et la preuve de livraison.

Preuve de livraison.pdf

Gagnez du temps en automatisant la preuve de livraison

Facilitez la tâche des conducteurs de livraison pour fournir un reçu de livraison en utilisant La fonctionnalité de Preuve de livraison d'OptimoRoute.

Le personnel de livraison peut collecter des signatures électroniques, prendre une photo de la livraison réussie dans leur Application mobile OptimoRoute, et enregistrer des notes de livraison, afin que le client (et vous) sachiez où la commande a été laissée. Vous pouvez installer l'application sur des appareils Apple ou Android, ce qui est plus pratique pour les conducteurs que de transporter des systèmes dédiés de preuve de livraison ou des appareils robustes.

Notre fonctionnalité de Preuve de livraison collecte les informations via l'application mobile et les renvoie automatiquement dans l'application web OptimoRoute. Cela signifie que vous avez un accès immédiat à tous vos reçus de livraison, sans avoir à attendre que les conducteurs reviennent au dépôt pour télécharger toutes leurs POD ou remettre les copies papier. 

OptimoRoute peut aider votre entreprise à automatiser la preuve de livraison, améliorer l'efficacité et réduire les coûts. Commencez avec OptimoRoute en vous inscrivant pour un essai gratuit.