Meilleures pratiques, outils et conseils pour la répartition HVAC

La répartition est l'un des emplois les plus importants dans l'industrie du CVC, mais c'est aussi l'un des plus difficiles. Vous devez simultanément guider les techniciens, coordonner avec la direction au bureau, mettre à jour les clients ordres de travailet maintenir tout en respectant le calendrier. Cela peut ressembler à lancer des fléchettes sur une cible en mouvement constant, vous devez donc vous équiper des meilleurs outils et stratégies pour le travail. 

Nous expliquerons comment utiliser les meilleures pratiques, outils et conseils dans cet article pour améliorer vos compétences en répartition CVC et motiver votre équipe. Nous vous montrerons également comment utiliser OptimoRoute pour voir les techniciens en temps réel, mettre à jour les clients avec un minimum d'effort et augmenter considérablement votre efficacité.

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• Qu'est-ce que la répartition CVC ?
• Que fait un répartiteur CVC ? 
• Comment OptimoRoute simplifie la répartition CVC
• 5 meilleures pratiques de répartition CVC

Qu'est-ce que la répartition CVC ?

La répartition CVC est le processus de planification, de programmation et de routage des demandes de service pour les entreprises qui réparent les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC). La répartition CVC comprend l'affectation des techniciens ou des travailleurs de maintenance à des ordres de travail et le routage de ce technicien vers les emplacements des clients.

Que fait un répartiteur CVC ?

Les répartiteurs CVC ont un travail très important. Ils sont chargés de s'assurer que les opérations de service sur le terrain d'une entreprise de services CVC se déroulent sans accroc. Certaines entreprises choisissent d'embaucher un répartiteur expérimenté pour superviser les opérations sur le terrain, tandis que d'autres peuvent compter sur la direction pour gérer les responsabilités de répartition. Quel que soit leur titre officiel, un répartiteur CVC fait tout ce qui suit :

• Planifie quels clients ont besoin de faire réparer/installer leurs systèmes et assigne des techniciens de service individuels à chacun de ces travaux 
• Programme les horaires des techniciens et assigne des heures de rendez-vous à chaque travail individuel
• Route le chemin le plus rapide pour qu'un technicien se rende chez un client ou sur son lieu de travail, avec suffisamment de temps pour installer/réparer un système et se rendre à d'autres rendez-vous
• Dépanne tout problème qui survient pendant que les techniciens sont sur le terrain, comme un rendez-vous qui dure plus longtemps que prévu ou un véhicule bloqué dans la circulation

Les répartiteurs CVC gèrent de nombreux éléments en mouvement, y compris les véhicules, les techniciens, les bons de travail et les notifications aux clients. Il est important pour un répartiteur d'avoir de solides compétences interpersonnelles et de rester calme sous pression. Les excellents répartiteurs de flotte CVC communiquent efficacement, sont empathiques et sont très capables de faire plusieurs tâches à la fois. 

Comment OptimoRoute simplifie la répartition CVC

La répartition CVC est un travail complexe, mais si vous vous armez des bons outils et logiciel de gestion CVC, le travail devient beaucoup plus facile. OptimoRoute simplifie la partie technique de la répartition afin que vous puissiez vous concentrer sur vos techniciens sur le terrain et offrir une expérience client de premier ordre. En utilisant OptimoRoute logiciel de gestion des services sur le terrain , vous pouvez accomplir les tâches suivantes :

Planifiez et programmez facilement 5 semaines à l'avance

Adaptez-vous facilement à la saisonnalité en planifiant jusqu'à cinq semaines à la fois. De nombreuses entreprises font appel à des entrepreneurs CVC pour les aider pendant leurs saisons les plus chargées. OptimoRoute vous montre clairement quand ces travailleurs supplémentaires doivent commencer, en fonction du volume des bons de travail.

Les itinéraires et les horaires peuvent être modifiés aussi souvent que nécessaire pour s'adapter aux nouvelles commandes, et la replanification dynamique vous permet de rediriger les techniciens même après qu'ils soient déjà sur le terrain. Il suffit d'apporter les modifications nécessaires et d'envoyer l'itinéraire mis à jour à l'application sur les téléphones de vos techniciens.

Optimisez les itinéraires des techniciens en quelques secondes

Optimiser les itinéraires signifie trouver les itinéraires les plus efficaces, mais l'efficacité est différente pour chaque entreprise. Chez OptimoRoute, nous comprenons que les besoins des entreprises de services CVC varient, c'est pourquoi notre logiciel permet aux répartiteurs de choisir comment les itinéraires sont optimisés—pour le coût le plus bas, des charges de travail réparties équitablement, ou une combinaison des deux.

Peu importe comment vous choisissez d'équilibrer les missions de vos techniciens, OptimoRoute calcule les itinéraires les plus efficaces pour votre équipe en quelques secondes.

Laissez les techniciens utiliser leurs propres téléphones portables

Permettre aux employés d'utiliser leurs propres téléphones portables offre de nombreux avantages. Pour les techniciens HVAC, cela rend la conduite d'un rendez-vous à l'autre moins stressante. Le application OptimoRoute Driver fonctionne avec l'application de cartographie préférée sur l'appareil de chaque conducteur, ils n'ont donc pas besoin d'apprendre un nouveau système. Lorsque vous envoyez des itinéraires aux techniciens, ils reçoivent une navigation étape par étape via l'application de cartographie qu'ils ont déjà l'habitude d'utiliser, que ce soit Waze, Google Maps ou quelque chose de similaire. 

Notre Application mobile pour conducteurs simplifie le processus d'adoption du logiciel pour les techniciens existants et accélère l'intégration des nouveaux techniciens.

Personnalisez les contraintes des techniciens

Certains travaux HVAC sont aussi simples que le nettoyage d'un climatiseur, et n'importe quel technicien peut le faire. Mais d'autres travaux, comme ceux où une chambre à gaz doit être remplie ou un mur doit être partiellement enlevé, nécessitent un technicien avec des compétences spéciales. Les répartiteurs sont responsables de l'appariement des techniciens qualifiés avec chaque travail, et OptimoRoute facilite cela.

Il suffit d'entrer les compétences de chaque employé, puis de les enregistrer pour que toutes les futures commandes nécessitant ces compétences soient attribuées uniquement aux techniciens appropriés. Vous pouvez également entrer des limites sur les heures de travail pour éviter les heures supplémentaires, ou vous pouvez placer des limites sur le travail en heures supplémentaires pour éviter l'excès. Vous pouvez limiter les kilomètres parcourus pour des raisons d'assurance et personnaliser les contraintes des techniciens pour les jours fériés ou les congés.

Tenez les clients informés avec un minimum d'effort

OptimoRoute tient vos clients informés pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur la conduite des techniciens vers leur prochaine destination. Nos notifications clients incluent le suivi en temps réel avec des ETA à jour. Vous pouvez réduire le nombre d'appels entrants au service client jusqu'à 70% tout en augmentant la satisfaction globale des clients. C'est gagnant-gagnant pour vous et vos clients.

5 meilleures pratiques de répartition CVC

Avoir le bon logiciel HVAC est essentiel, mais ce n'est pas tout. Utilisez ces meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti de votre logiciel et guider votre équipe sur le terrain.

1. Sachez précisément ce que chaque travail nécessite

Il est essentiel pour les répartiteurs de bien comprendre ce qui entre dans chaque type de travail. Si vous n'avez pas travaillé comme technicien, vous devrez peut-être apprendre en suivant vos techniciens.

Par exemple, des réparations simples ou des vérifications d'entretien régulières peuvent ne prendre qu'une vingtaine de minutes à un technicien. Les installations et réparations complexes nécessitent souvent une journée entière. Un répartiteur doit savoir non seulement combien de temps chaque travail prendra, mais aussi quels outils ou compétences spéciales sont nécessaires pour chaque type de travail. Vous pouvez aider vos techniciens et augmenter l'efficacité en programmant des travaux courts similaires le même jour et en évitant de surcharger ou de programmer des rendez-vous trop rapprochés.

2. Assurez-vous que vos techniciens prennent des pauses

Ne pas surcharger votre équipe peut sembler évident, mais c'est un défi pour les répartiteurs qui ne sont pas là pour voir comment chaque technicien se porte en personne. En tant que répartiteur, vous êtes partiellement responsable de la sécurité de votre équipe, et il y a des choses que vous devez faire pour les aider à éviter la fatigue.

Les techniciens HVAC travaillent souvent de longues journées dans des environnements inconfortablement chauds ou froids, et ils font face à des dangers très réels. Vous avez le pouvoir de programmer des pauses dans les journées de vos techniciens. Veillez sur vos techniciens en établissant des horaires réalistes. De cette façon, vos techniciens seront moins susceptibles de faire une erreur parce qu'ils sont fatigués ou chroniquement stressés. Vos techniciens seront également reconnaissants et vous feront davantage confiance s'ils savent que vous veillez à leur bien-être.

Astuce Pro : Assurez-vous de comprendre toutes les directives de reposétatiques et fédérales. Vous pouvez utiliser OptimoRoute pour programmer des pauses sans interruption dans les itinéraires de service afin que vos techniciens soient reposés et que leurs pauses aient le moins d'impact possible sur les rendez-vous.

3. Menez avec bienveillance

La bienveillance est une qualité essentielle d'un excellent répartiteur. Efforcez-vous d'être bienveillant et vous serez plus efficace, que vous parliez à un technicien stressé par un service particulier ou à un client frustré par un retard. 

Multiples études sur le comportement humain ont montré que lorsque vous projetez de la chaleur et de la bienveillance, ceux qui vous entourent sont plus susceptibles de vous faire confiance. Vous voulez que vos techniciens vous fassent confiance pour qu'ils vous appellent immédiatement lorsque quelque chose tourne mal. Si un technicien a peur d'appeler lorsqu'il est en retard parce qu'il pense que vous allez réagir avec colère, vous aurez du mal à maintenir le bon fonctionnement des opérations. 

De plus, si vous traitez vos techniciens avec bienveillance et facilitez une culture d'entreprise positive, ils seront plus enclins à agir avec bienveillance envers vos clients.

4. Définissez des niveaux de priorité pour les tâches

Organisez les demandes de service en niveaux de priorité - cela peut être aussi simple que basse, moyenne et haute priorité - pour vous assurer que les clients avec des urgences potentiellement mortelles sont servis en premier. 

Par exemple, un climatiseur central qui a cessé de fonctionner par une journée de plus de 100 degrés doit être programmé pour réparation immédiatement. Mais un entretien semestriel de routine pour un client d'entreprise peut être intégré dans un planning de service après que les commandes plus urgentes aient été fixées. 

Astuce Pro : Vous pouvez utiliser OptimoRoute pour définir rapidement des niveaux de priorité pour les commandes individuelles et laisser le logiciel optimiser les plannings en fonction de plusieurs facteurs, y compris les itinéraires les plus courts, la priorité des commandes et le coût le plus bas.

5. Fixez des objectifs pour motiver votre équipe

Les objectifs sont un excellent outil de motivation. Recherche a montré que « les objectifs de groupe ont un effet robuste sur la performance du groupe », et, en tant que répartiteur, vous pouvez utiliser cela à votre avantage. Travaillez avec votre équipe pour fixer des objectifs mensuels, trimestriels ou annuels. Favorisez une mentalité d'équipe pour améliorer les performances et encourager le partage des compétences entre les techniciens.

Votre allié pour conquérir la répartition HVAC

Vous pensez à démarrer une entreprise HVAC ou à optimiser une entreprise existante ?

Chez OptimoRoute, nous savons que le logiciel n'est aussi bon que l'équipe de personnes qui le soutient. Lorsque vous rejoignez la famille OptimoRoute, notre équipe de support sera toujours à un appel téléphonique ou un email de distance. Nous vous guiderons à travers le dépannage et vous fournirons autant de conseils que nécessaire, que vous ayez une question sur le démarrage ou l'intégration de notre logiciel avec votre autre technologie. Vous pouvez essayer OptimoRoute gratuitement avec notre essai de 30 jours.