Service sur le terrain simplifié avec la planification d'itinéraires par glisser-déposer

Bienvenue dans le premier des récits d'OptimoRoute, relatant les expériences et les leçons tirées de la vie des planificateurs d'itinéraires, racontées par ceux qui ont consacré leur carrière à trouver les chemins optimaux pour leurs entreprises.

Bart Bartolozzi, un vétéran chevronné dans le domaine du marketing produit pour les plateformes SaaS à forte croissance, a passé les quinze dernières années à aider les clients à résoudre leurs principaux défis commerciaux avec la bonne technologie. Avec une décennie d'expérience axée sur les marchés de la gestion des services et de la logistique de livraison, Bart a vu de première main le pouvoir de l'optimisation des itinéraires pour offrir rapidité, intelligence et adaptabilité aux entreprises. 

Rejoignez-nous pour explorer le monde de l'optimisation des itinéraires et découvrir pourquoi OptimoRoute est le meilleur choix pour quiconque a besoin de solutions de routage efficaces, fiables et adaptables.

Il y a quelque temps, j'ai été invité à passer la journée sur le terrain avec une entreprise de services de climatisation basée dans le sud de la Floride.  

Certains ont nommé la Floride la "capitale de la climatisation" des États-Unis. La Floride a le ratio le plus élevé de climatisation par ménage aux États-Unis, avec près de 98% de toutes les maisons ayant une forme de climatisation. Sans surprise, la Floride a le plus grand nombre de réparateurs de climatisation dans un état avec près de 34 000 techniciens de service sur le terrain. Cela représente un technicien de service sur le terrain pour chaque 640 résidents. Pour perspective, les deux états suivants sont le Texas (un technicien pour chaque 922 résidents) et la Californie (un technicien pour chaque 1 189 résidents).

Comme tout bon invité, j'ai pris quelques boîtes de café et des assortiments de bagels et de beignets pour l'équipe de climatisation. J'avais prévu d'être le premier dans les bureaux à 6h00 pour partager avec l'équipe.  

J'ai jeté un coup d'œil du côté gauche du parking où l'entreprise avait sa flotte de plus de 40 véhicules de réparation de climatisation entièrement équipés, tous alignés et prêts pour la bataille du jour, une impressionnante démonstration de verre et d'acier brillants. Le côté droit du parking était complètement vide, à l'exception d'un seul SUV Toyota bleu.  

Seb, le directeur des services et de la logistique, m'a rapidement fait entrer dans le bâtiment. Il m'a conduit dans une petite salle de conférence où je pouvais installer le petit-déjeuner pour l'équipe.  

Dans la salle de conférence, Seb avait converti deux des quatre murs en son espace de travail principal pour la journée. Sur des cartes multicolores de 4×6 étaient inscrits les noms de chaque membre de l'équipe de services sur le terrain qui étaient programmés pour travailler ce jour-là. Ces cartes avaient été collées de haut en bas sur les deux murs, presque en ligne droite et presque par ordre alphabétique.  

Sur des cartes de 3×5, Seb avait écrit les numéros de commande, les temps de réparation estimés et les exigences de niveau de technicien. Ces cartes étaient placées de droite à gauche à côté du nom de chaque conducteur. Je pouvais également voir qu'il y avait une petite pile de cartes de 3×5 posées orphelines sur la table car elles n'avaient pas encore été placées. 

Seb a dit qu'il arrive normalement vers 4h30 pour continuer le travail sur le planning de la veille au soir. Il a dit qu'il fallait normalement quelques heures la veille au soir pour mettre le tableau dans son "premier passage", et que maintenant tout ce dont il avait besoin de s'inquiéter était "le bon, le mauvais et le laid."  

Le "bon", comme il me l'a expliqué, était toute annulation de travail pendant la nuit. Je suis sûr que la plupart des entreprises ne considéreraient pas une opportunité de revenu potentiellement perdue comme bonne, mais pour Seb, c'était une opportunité de déplacer certaines des cartes orphelines sur le tableau.  

Le "mauvais" était l'un des travaux orphelins pour lesquels il ne pouvait pas trouver de place. Pour ceux-ci, Seb devait soit trouver un autre technicien disponible (et espérons-le un qui aurait alors besoin d'être poussé en heures supplémentaires pour la semaine) ou, en dernier recours, demander à ses agents téléphoniques de reprogrammer avec le client.  

Ces deux défis étaient énormes car l'entreprise ne voulait pas payer d'heures supplémentaires et les clients, surtout pendant les mois très chauds, ne resteraient pas clients très longtemps si leur appel de service était annulé ou modifié.  

"Qu'est-ce que le 'laid' ?" ai-je demandé à Seb. 

Seb a grimacé et a pointé vers les deux murs. "Le laid, c'est quand même un de nos techniciens de terrain appelle malade." 

Ce matin-là semblait particulièrement laid car il devait trouver une place pour ou "orpheliner" 16 travaux supplémentaires ce jour-là.  

Seb a attaqué les deux murs avec à la fois désespoir et détermination. Il connaissait les membres de l'équipe qui pouvaient prolonger leurs journées sans se plaindre et ceux qui le feraient. Il avait également une assez bonne idée de ceux où des travaux supplémentaires pourraient pousser près des heures supplémentaires et ceux qui ne le feraient pas. Il a commencé à déplacer les cartes avec la dextérité d'un croupier de blackjack à Las Vegas.  

À l'approche de 7h15, il a réussi à intégrer la plupart des 16 travaux parmi les techniciens disponibles. Seb a ensuite dû redistribuer les piles de bons de travail sur l'autre grande table dans le coin, afin qu'elles correspondent maintenant au nouveau "planning" qui était collé sur les deux murs.  

Beaucoup de techniciens étaient déjà arrivés au bureau pour profiter du petit-déjeuner gratuit, mais la plupart étaient là, attendant anxieusement de récupérer leur pile de bons de travail pour la journée. 

Seb était également impatient de faire sortir les conducteurs et de les mettre sur leurs itinéraires, mais il devait faire une dernière vérification pour toute annulation de dernière minute. Margie, qui gérait les téléphones, est bientôt entrée avec une liste d'annulations de dernière minute et Seb a rapidement retiré huit cartes du tableau.

C'était encore une fois "le bon" car Seb a pu déplacer quelques commandes supplémentaires et réduire celles en heures supplémentaires de huit à six. 

"Les commandes sont prêtes", a crié Seb avec un fort claquement de mains après avoir réorganisé les piles. 

L'équipe a commencé à entrer, a pris sa pile de commandes et une autre tasse de café, et est sortie. Seb s'est affalé sur son siège et a poussé un grand soupir de soulagement car la majeure partie du travail lourd de la journée était terminée. Il venait de passer la majeure partie des 12 dernières heures à faire glisser et déposer des cartes d'un technicien à l'autre jusqu'à ce qu'il sente qu'il avait déterminé le meilleur ajustement pour l'entreprise et l'équipe.  

Comme j'étais là pour parler à Seb davantage de la planification et de l'optimisation des itinéraires, la première chose que j'ai mentionnée était la fonctionnalité "Chronologie de glisser-déposer" qui était en disponibilité anticipée dans la plateforme OptimoRoute.  

Cela lui permettrait essentiellement de travailler de la même manière qu'il le faisait actuellement, mais avec tous les avantages de la rapidité et de l'intelligence que la plateforme OptimoRoute pourrait fournir. Ses commandes quotidiennes pourraient être intégrées dans la plateforme puis planifiées et programmées parmi tous ses techniciens en quelques secondes.  

En tant que solution de planification et d'optimisation des itinéraires la plus adaptable, OptimoRoute créerait le planning avec une compréhension complète des exigences de compétences des techniciens de service nécessaires, de la priorité des clients et même si certains travaux nécessitaient une coordination entre plusieurs techniciens pour une grande installation ou un projet. D'un simple clic, ces commandes pourraient être envoyées aux techniciens de terrain via l'Application mobile OptimoRoute. Les techniciens pourraient commencer leur journée sans avoir à attendre, et Seb économiserait près de 12 heures en planification et en programmation. 

La Chronologie de glisser-déposer donnerait également à Seb la capacité de faire des changements à la volée pour gérer les annulations de dernière minute des clients ou tout problème signalé sur le terrain. Au lieu de faire cela sur les deux murs de la salle de conférence, comme il le faisait normalement. 

Dans OptimoRoute, Seb pourrait effectuer ces mouvements et changements avec quelques clics sur son ordinateur portable. Au lieu d'envoyer des SMS ou d'appeler les techniciens sur le terrain, il pourrait envoyer ces changements à toutes les équipes de terrain concernées d'un simple clic. Seb aimait l'idée de gérer ces glisser-déposer depuis son ordinateur portable car c'était très similaire à la façon dont il avait toujours fait les choses, avec la grande différence qu'il pouvait faire ces changements en quelques secondes, plutôt qu'en heures. C'était familier et confortable pour lui car cela correspondait à son flux de travail actuel.

J'ai également informé Seb qu'il y avait un flux de travail encore plus simple qu'il pourrait mettre en œuvre dans OptimoRoute, en ce sens que lorsque des commandes étaient annulées ou que des techniciens appelaient malades, il pourrait simplement laisser l'adaptabilité, la rapidité et l'intelligence de la plateforme OptimoRoute faire tout le travail pour lui en replanifiant ses itinéraires.  

Alors que Seb s'enfonçait davantage dans son fauteuil, il souriait en réalisant rapidement ce que tout cela signifierait pour l'entreprise et pour lui personnellement. Cela signifiait qu'ils n'auraient potentiellement plus jamais à "orpheliner" une commande. Cela signifiait également qu'ils pourraient facilement s'adapter aux changements, aux techniciens malades et aux annulations à tout moment de la journée.  

Cela éliminerait également ces "erreurs" qui survenaient toujours lorsque Seb devait prendre des décisions de dernière minute en glissant-déposant, car - parfois dans le feu de l'action - la priorité des clients et les exigences de compétences étaient oubliées ou négligées alors qu'il luttait pour planifier toutes les commandes.  

Pour Seb, cela lui permettrait de gérer l'équipe plus efficacement - en s'assurant que le travail était réparti équitablement et en réduisant leurs heures supplémentaires. Seb a également réalisé qu'il pourrait probablement garder des horaires plus réguliers étant donné qu'il ne reçoit pas d'heures supplémentaires. Cela signifiait également qu'il pourrait passer plus de temps sur le suivi client pour aider à développer davantage d'opportunités de vente incitative, garantir la satisfaction des clients et évaluer la performance des techniciens sur le terrain.  

Pour Seb et son entreprise, OptimoRoute leur fournirait les outils et un avantage concurrentiel dans un marché connu pour être la "capitale de la climatisation des États-Unis".  

Pour les autres clients d'OptimoRoute, si vous souhaitez être un des premiers à adopter de nouvelles fonctionnalités comme la Chronologie par glisser-déposer, veuillez nous le faire savoir en envoyant une note à sales@optimoroute.com et vous pouvez commencer à exploiter cette capacité dans votre entreprise dès aujourd'hui.