Servicio de campo simplificado con planificación de rutas de arrastrar y soltar

HÉROE Arrastrar&SoltarX

Bienvenido a la primera de las historias de OptimoRoute que relatan las experiencias y lecciones de las vidas de los planificadores de rutas, contadas por aquellos que han dedicado sus carreras a encontrar los caminos óptimos para sus negocios.

Bart Bartolozzi, un veterano experimentado en el campo del marketing de productos para plataformas SaaS de alto crecimiento, ha pasado los últimos quince años ayudando a los clientes a resolver sus principales desafíos empresariales con la tecnología adecuada. Con una década de experiencia centrada en los mercados de gestión de servicios y logística de entregas, Bart ha visto de primera mano el poder de la optimización de rutas para ofrecer velocidad, inteligencia y adaptabilidad a las empresas. 

Únase a nosotros mientras exploramos el mundo de la optimización de rutas y descubrimos por qué OptimoRoute es la mejor opción para cualquiera que necesite soluciones de enrutamiento eficientes, confiables y adaptables.

Hace un tiempo, fui invitado a pasar el día en el campo con una empresa de servicios de HVAC con sede en el sur de Florida.  

Algunos han llamado a Florida la "capital del aire acondicionado" de los Estados Unidos. Florida tiene la mayor proporción de aire acondicionado por hogar en los EE. UU., con casi el 98% de todas las casas teniendo algún tipo de aire acondicionado. No es sorprendente que Florida tenga el mayor número de reparadores de HVAC en un estado, con cerca de 34,000 técnicos de servicio en el campo. Esto es un técnico de servicio por cada 640 residentes. Para ponerlo en perspectiva, los siguientes dos estados más cercanos son Texas (con un técnico por cada 922 residentes) y California (con un técnico por cada 1,189 residentes).

Como buen invitado, recogí un par de cajas de café y una variedad de bagels y donas para el equipo de HVAC. Planeaba ser el primero en llegar a las oficinas a las 6:00 am para compartir con el equipo.  

Eché un vistazo al lado izquierdo del estacionamiento donde la empresa tenía su flota de más de 40 vehículos de reparación de aire acondicionado completamente equipados, todos alineados y listos para la batalla del día, una impresionante exhibición de vidrio y acero relucientes. El lado derecho del estacionamiento estaba completamente vacío, excepto por un solo SUV Toyota azul.  

Seb, el director de servicio y logística, rápidamente me hizo entrar al edificio. Me llevó a una pequeña sala de conferencias donde pude preparar el desayuno para el equipo.  

En la sala de conferencias, Seb había convertido dos de las cuatro paredes en su área de trabajo principal para el día. En tarjetas multicolores de 4×6 estaban escritos los nombres de cada miembro del equipo de servicios de campo que estaban programados para trabajar ese día. Estas tarjetas habían sido pegadas de arriba a abajo en las dos paredes, casi en línea recta y casi en orden alfabético.  

En tarjetas de 3×5, Seb había escrito números de pedido, tiempos estimados de reparación y requisitos de nivel de técnico. Estas tarjetas se colocaron de derecha a izquierda junto al nombre de cada conductor. También pude ver que había una pequeña pila de tarjetas de 3×5 sentadas huérfanas en la mesa, ya que aún no habían sido colocadas. 

Seb dijo que normalmente llega alrededor de las 4:30 am para continuar el trabajo en el horario desde la noche anterior. Dijo que normalmente le tomaba unas pocas horas la noche anterior poner el tablero en su "primer pase", y que ahora todo lo que necesitaba preocuparse era "lo bueno, lo malo y lo feo".  

Lo "bueno", como me explicó, era cualquier cancelación de trabajo durante la noche. Estoy seguro de que la mayoría de las empresas no considerarían una oportunidad de ingresos potencialmente perdida como algo bueno, pero para Seb era una oportunidad de mover algunas de las tarjetas huérfanas al tablero.  

Lo "malo" eran cualquiera de los trabajos huérfanos para los que no podía encontrar un lugar. Para estos, Seb tenía que encontrar otro técnico disponible (y con suerte uno que no necesitaría entonces empujar a horas extras para la semana) o, como último recurso, hacer que sus agentes telefónicos reprogramaran con el cliente.  

Ambos eran grandes desafíos ya que la empresa no quería pagar horas extras y los clientes, especialmente en meses muy cálidos, no serían clientes por mucho tiempo si su llamada de servicio se cancelaba o cambiaba.  

"¿Qué es lo 'feo'?" le pregunté a Seb. 

Seb hizo una mueca y señaló las dos paredes. "Lo feo es cuando incluso uno de nuestros técnicos de campo llama para reportarse enfermo." 

Esa mañana en particular se veía especialmente fea ya que tendría que encontrar un lugar para o "huérfano" 16 trabajos adicionales ese día.  

Seb atacó las dos paredes con desesperación y determinación. Conocía a los miembros del equipo que podían extender sus días y no se quejarían y aquellos que sí lo harían. También tenía una buena idea de cuáles eran los trabajos adicionales que podrían acercarse a las horas extras y cuáles no. Comenzó a mover las tarjetas con la destreza de un crupier de blackjack en Las Vegas.  

A medida que se acercaban las 7:15 am, logró encajar la mayoría de los 16 trabajos entre los técnicos disponibles. Seb luego tuvo que redistribuir las pilas de órdenes de trabajo en la otra gran mesa en la esquina, para que ahora coincidieran con el nuevo "horario" que estaba pegado en las dos paredes.  

Muchos de los técnicos ya habían llegado a la oficina para participar en el desayuno gratis, pero la mayoría estaban allí esperando ansiosamente para recoger su pila de órdenes de trabajo para el día. 

Seb también estaba ansioso por sacar a los conductores por la puerta y en sus rutas, pero tenía que hacer una última verificación para cualquier cancelación de último minuto. Margie, quien manejaba los teléfonos, pronto entró con una lista de cancelaciones de último minuto y Seb rápidamente sacó ocho tarjetas del tablero.

Esto, nuevamente, era "lo bueno" ya que Seb pudo mover algunos pedidos más y redujo aquellos en horas extras de ocho a seis. 

"Las órdenes están listas", gritó Seb con un fuerte aplauso después de reordenar las pilas. 

El equipo comenzó a entrar, recogió su pila de órdenes y otra taza de café, y salió por la puerta. Seb se desplomó en su asiento y dejó escapar un gran suspiro de alivio ya que la mayor parte del trabajo pesado del día estaba hecho. Acababa de pasar la mayor parte de las últimas 12 horas arrastrando y soltando tarjetas de un técnico a otro hasta que sintió que había determinado el mejor ajuste para el negocio y el equipo.  

Como estaba allí para hablar con Seb más sobre la planificación y optimización de rutas, lo primero que mencioné fue la funcionalidad de "Línea de tiempo de arrastrar y soltar" que estaba en disponibilidad temprana dentro de la plataforma OptimoRoute.  

Esencialmente le permitiría trabajar de la misma manera que lo hacía actualmente, pero con todas las ventajas de velocidad e inteligencia que la plataforma OptimoRoute podría proporcionar. Sus órdenes diarias podrían ser ingresadas en la plataforma y luego planificadas y programadas en todos sus técnicos en segundos.  

Como la solución de planificación y optimización de rutas más adaptable, OptimoRoute crearía el horario con pleno entendimiento de los requisitos de habilidades del técnico de servicio necesarios, la prioridad del cliente e incluso si ciertos trabajos requerían coordinación entre más de un técnico para una gran instalación o proyecto. Con un solo clic, estos pedidos podrían ser enviados a los técnicos de campo a través de la Aplicación móvil de OptimoRoute. Los técnicos podrían comenzar su día sin tener que esperar, y Seb ahorraría cerca de 12 horas en planificación y programación. 

La Línea de tiempo de arrastrar y soltar también le daría a Seb la capacidad de hacer cambios sobre la marcha para manejar cancelaciones de último minuto de los clientes o cualquier problema que se informe desde el campo. En lugar de hacer esto en las dos paredes de la sala de conferencias, como lo hacía normalmente. 

En OptimoRoute, Seb podría hacer estos movimientos y cambios con unos pocos clics en su computadora portátil. En lugar de enviar mensajes de texto o llamar a los técnicos en el campo, podría enviar estos cambios a todos los equipos de campo afectados con un solo clic. A Seb le gustaba la idea de gestionar estos arrastres y solturas desde su computadora portátil, ya que era muy similar a la forma en que siempre había hecho las cosas, con la gran diferencia de que podría hacer estos cambios en cuestión de segundos, en lugar de horas. Era familiar y cómodo para él, ya que coincidía con su flujo de trabajo actual.

También le informé a Seb que había un flujo de trabajo aún más fácil que podría implementar dentro de OptimoRoute, en el que a medida que se cancelaban los pedidos o los técnicos llamaban para reportarse enfermos, podría simplemente permitir que la adaptabilidad, velocidad e inteligencia de la plataforma OptimoRoute hicieran todo el trabajo por él al replanificar sus rutas.  

Mientras Seb se recostaba más en su silla, sonrió al darse cuenta rápidamente de lo que todo esto significaría para la empresa y para él personalmente. Significaba que potencialmente nunca tendrían que "abandonar" un pedido nuevamente. También significaba que podrían acomodar fácilmente cambios, técnicos que se reportan enfermos y cancelaciones en cualquier momento del día.  

También eliminaría esos "errores" que siempre surgían cuando Seb tenía que tomar decisiones de arrastrar y soltar de último minuto porque, a veces, en el calor del momento, la prioridad del cliente y los requisitos de habilidades se olvidaban o pasaban por alto mientras luchaba por planificar todos los pedidos.  

Para Seb, le permitiría gestionar el equipo de manera más efectiva, asegurando que el trabajo se dividiera equitativamente y reduciendo su tiempo extra. Seb también se dio cuenta de que probablemente podría mantener un horario más regular dado que no recibe horas extras. También significaba que podría dedicar más tiempo al seguimiento de clientes para ayudar a desarrollar más oportunidades de venta adicional, asegurar la satisfacción del cliente y evaluar el rendimiento de los técnicos de campo.  

Para Seb y su empresa, OptimoRoute les proporcionaría las herramientas y una ventaja competitiva en un mercado conocido como la "capital del aire acondicionado de EE. UU."  

Para otros clientes de OptimoRoute, si desean ser de los primeros en adoptar nuevas funciones como la Línea de Tiempo de Arrastrar y Soltar, por favor háganoslo saber enviando una nota a sales@optimoroute.com y puede comenzar a aprovechar esta capacidad en su negocio hoy.

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