¿Qué es un sistema de gestión de inventario ERP? [Guía de software 2024]

El cumplimiento preciso de los pedidos no es suficiente para diferenciarte de la competencia. 41% de los clientes culpan a los minoristas por las entregas tardías. Por lo tanto, ya sea que tu negocio dependa de un tercero o de un equipo interno para la entrega, tu marca es responsable de asegurarse de que los clientes reciban sus pedidos a tiempo. Implementar y optimizar una solución de gestión de inventario ERP puede ayudar a tu negocio a optimizar los niveles de inventario, aumentar la eficiencia del almacenamiento y mejorar la entrega de última milla.

Salta a la sección que más te interese:

• ¿Qué es la gestión de inventario ERP?
• Cómo un sistema de gestión de inventario ERP puede beneficiar a las empresas de comercio electrónico
• Cosas a considerar en un software de gestión de inventario ERP
• Cómo optimizar la entrega de última milla para que tu sistema ERP sea efectivo
• Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario ERP

¿Qué es la gestión de inventario ERP?

La planificación de recursos empresariales (ERP) se refiere al proceso de integrar y centralizar una variedad de procesos y herramientas clave del negocio. El objetivo detrás de esta integración y centralización es proporcionar un enfoque holístico al negocio, donde un flujo de trabajo informa a otro. Por ejemplo, las organizaciones que integran sus flujos de trabajo de pronóstico y pedidos agilizan cómo mantienen los niveles de inventario.

El acrónimo también describe los tipos de software que facilitan este proceso al combinar los flujos de trabajo y herramientas que las empresas utilizan para mantener las operaciones en marcha. Los sistemas de gestión de inventario ERP actúan como una plataforma central que alberga todas las herramientas que las empresas necesitan para gestionar su inventario. Tener todas las herramientas juntas en una plataforma hace que todo sea más fácil de acceder, ahorrando tiempo a los gerentes.

Algunas funciones comunes de los sistemas de gestión de inventario ERP incluyen:

• Seguimiento de productos
• Codificación de barras y etiquetado
• Gestión de la cadena de suministro
• Planificación logística
• Informes
• Pronóstico de inventario

Cómo un sistema de gestión de inventario ERP puede beneficiar a las empresas de comercio electrónico

Hay muchos beneficios de la gestión de inventario ERP, incluyendo la integración de funciones clave, la centralización de datos y ayudarte a escalar las operaciones comerciales con facilidad.

Integrar funciones de cadena de suministro y logística

Los sistemas de gestión de inventario ERP integran dos funciones vitales: la gestión de la cadena de suministro y la planificación logística. Estos términos están tan estrechamente relacionados que a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, son dos prácticas distintas y dependen una de la otra para ser efectivas. La gestión de la cadena de suministro describe cómo las empresas supervisan el ciclo de vida del inventario, comenzando con la creación de productos a partir de materias primas y terminando cuando los clientes reciben sus pedidos. La logística es el proceso que coordina el movimiento de materias primas, productos terminados e información dentro de la cadena de suministro. Entonces, aunque los dos procesos pueden ser diferentes, mantenerlos aislados no tiene sentido, lo que hace que las capacidades de centralización y compartición de datos de un ERP sean vitales para los minoristas.

Esta integración es particularmente importante para una eficiente proceso de cumplimiento de pedidos, que puede tener un impacto drástico en cómo los clientes perciben tu marca. Para completar los pedidos, las organizaciones necesitan coordinar efectivamente las entregas. Pero sin información sobre la cadena de suministro en su totalidad, el proceso de coordinar la logística de Recoger y entregar es imposible de hacer con precisión. Por ejemplo, supongamos que un cliente ordena una pieza de joyería personalizada de un joyero en línea. Para proporcionar un cronograma de entrega preciso al cliente, los planificadores necesitan conocer detalles sobre toda la cadena de suministro. Esto incluye información como qué materiales necesitará pedir el fabricante y cuánto tiempo tomará crear la joyería.

Acceder a más datos y mejorar el análisis

Incluso pequeños errores en los datos pueden tener consecuencias costosas para las empresas. Para las empresas de comercio electrónico y minoristas, los datos inexactos pueden llevar a problemas como proyecciones de inventario sesgadas, puntos de reorden perdidos y cronogramas de cumplimiento de pedidos interrumpidos. Muchos sistemas están diseñados para recopilar datos automáticamente. Esto no solo ahorra tiempo al eliminar la necesidad de rastrear datos manualmente, sino que también minimiza las posibilidades de error humano en la entrada de datos. Y debido a que el ERP integra múltiples herramientas, la plataforma es capaz de recopilar datos sobre muchos aspectos diferentes de tu negocio. Y cuantos más datos tengas, mejor será tu análisis empresarial, y más precisamente podrás pronosticar las necesidades de tu negocio.

Escalar fácilmente

A medida que tu negocio crece, también lo hará tu base de clientes, lo que significa mayores ventas e inventarios más grandes. Pero más productos en tu inventario significan más cosas de las que hacer seguimiento. Cuanto más crece tu inventario, más difícil se vuelve esto, y más complejos serán tus flujos de trabajo. Las soluciones de gestión de inventario ERP ayudan a facilitar el escalado al automatizar las tareas que se vuelven más matizadas y complejas a medida que tu negocio crece. Por ejemplo, la plataforma puede monitorear los niveles de inventario y ordenar automáticamente el stock de reposición cuando el producto está bajo.

Cosas a considerar en un software de gestión de inventario ERP

No existe un sistema de inventario único para todos los minoristas. Pero hay algunas cosas que todas las empresas deben considerar al buscar una herramienta de gestión de inventario ERP. Primero, una empresa necesita buscar una herramienta con un precio que no exceda el presupuesto. También deben buscar una solución con una interfaz fácil de usar que esté basada en la nube para una mayor accesibilidad. También es importante verificar qué opciones de soporte proporciona el proveedor de software para asegurarse de que haya ayuda disponible si hay un problema con el sistema. Una buena herramienta ERP también automatizará funciones clave como la gestión de inventario, el almacenamiento y la gestión de pedidos.

Gestión de inventario multicanal

Gestión de inventario multicanal es un proceso que los minoristas utilizan para contabilizar la venta de inventario que se vende a través de varios canales y se almacena en diferentes ubicaciones. Esto puede incluir ventas al por mayor, comercio electrónico y venta minorista tradicional. El software con funciones de gestión de inventario múltiple ayudará a los minoristas de varias maneras, incluyendo:

• Ahorro de tiempo al facilitar a los gerentes obtener la información que necesitan con datos centralizados sobre órdenes de compra y niveles de inventario en todos los canales de venta y ubicaciones de almacenamiento. 
• Mejorar la previsión de inventario utilizando datos en tiempo real para determinar las necesidades de inventario, establecer puntos de reorden para el reabastecimiento y evitar problemas como niveles bajos de stock o agotamientos completos.
• Mejorar la experiencia del cliente facilitando a los clientes comprar productos donde prefieran, ya sea en su sitio web o en su tienda física.

Almacenamiento y seguimiento de stock

El inventario multicanal amplía el alcance de las ventas. Pero los minoristas no cumplirán con la demanda ni maximizarán las ganancias si no pueden encontrar los productos que necesitan para completar los pedidos. Esto hace que las prácticas de almacenamiento eficientes sean vitales para todas las organizaciones, ya sea una pequeña empresa con un centro de almacenamiento o una gran corporación con múltiples almacenes. Un ERP equipado con un sistema de gestión de almacenes ayuda a los minoristas a evitar problemas como el cumplimiento de pedidos retrasado o productos faltantes al agilizar los procesos:

• Diseño de almacén optimiza el almacenamiento de los minoristas guiando a los gerentes de almacén sobre cómo organizar el inventario y almacenar productos populares en áreas de fácil acceso, facilitando el llenado de pedidos.
• Recogida y embalaje agilizan el proceso de encontrar productos dentro del almacén y empaquetarlos para su envío y entrega.
• Recepción y almacenamiento facilitan el proceso de recibir nuevos envíos de inventario y almacenar correctamente los productos en el lugar correcto dentro del almacén.

Gestión de facturas y órdenes de compra

La gestión efectiva de órdenes de compra comienza cuando un cliente identifica el artículo que desea comprar y termina cuando se paga la factura final. Un sistema ERP robusto con funciones de facturación e integración de punto de venta (POS) puede agilizar este proceso generando automáticamente facturas y enviándolas a los clientes cuando realizan un pedido. Al integrar la facturación con gestión de pedidos, el ERP puede actualizarse automáticamente para señalar al equipo del almacén que comience a llenar el pedido.

Cómo optimizar la entrega de última milla para que tu sistema ERP sea efectivo

Una buena gestión de inventario comienza con los niveles de inventario adecuados y continúa hasta que los productos llegan a manos de los clientes. Esto requiere que los líderes gestionen una variedad de procesos, desde el envío de materias primas hasta la organización del inventario en el almacén. Implementar un sistema de gestión de inventario ERP ayuda a agilizar estos flujos de trabajo y proporciona a los minoristas información de datos que mejora procesos como la entrega de última milla.

Una vez que haya implementado un sistema de inventario, el software rastreará y almacenará automáticamente datos sobre todos sus procesos comerciales. Esto incluye datos que pueden ayudar a mejorar sus rutas de entrega de última milla, como qué paquetes se están enviando y dónde necesitan ser entregados. Integrar su ERP con un software de entrega de última milla como OptimoRoute le permite generar automáticamente rutas optimizadas para su equipo de entrega con solo unos pocos clics.

Después de la integración, puede importar fácilmente los detalles de pedidos y entregas del ERP a OptimoRoute. Luego puede detallar parámetros específicos para las rutas, incluyendo definir áreas de servicio, delinear ventanas de entrega y establecer reglas para descansos. Luego, OptimoRoute puede generar automáticamente rutas de entrega manteniendo todos los parámetros para todos los conductores y pedidos a la vez, ahorrando tiempo a los gerentes y aumentando la eficiencia.

Pruebe OptimoRoute gratis durante 30 días para ver cómo puede ayudar a mejorar cómo sirve a sus clientes.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario ERP

En esta sección, responderemos tres de las preguntas más frecuentes sobre la gestión de inventario con ERP.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y gestión de inventario?

ERP es un término amplio que abarca cómo las organizaciones integran una variedad de flujos de trabajo y procesos. La gestión de inventario se refiere a los procesos que una organización utiliza para gestionar el inventario, incluyendo el seguimiento de productos, etiquetado y pronóstico. ERP puede aplicarse específicamente a la gestión de inventario o a otras actividades empresariales.

¿Cómo puede el software ERP ayudar con la gestión de inventario?

El software ERP centraliza las herramientas que las empresas utilizan para facilitar diversas tareas de inventario. Esto mejora la eficiencia y ahorra tiempo a los gerentes al facilitarles encontrar las herramientas que necesitan. Por ejemplo, el pronóstico ayuda a los minoristas a evitar problemas de inventario como escasez y agotamientos. Mientras tanto, las características de almacenamiento e inventario ayudan a los minoristas a reducir los tiempos de entrega.

¿Cuál es un ejemplo de sistema ERP?

Algunas soluciones ERP comunes incluyen Oracle NetSuite, Sage y QuickBooks Commerce.