Mejores prácticas, herramientas y consejos para la gestión de despachos HVAC

La gestión de despachos es uno de los trabajos más importantes en la industria HVAC, pero también es uno de los más difíciles. Tienes que guiar a los técnicos, coordinar con el liderazgo en la oficina, actualizar a los clientes y órdenes de trabajo, y mantener todo funcionando según lo programado. Puede sentirse como lanzar dardos a un objetivo en constante movimiento, por lo que necesitas empoderarte con las mejores herramientas y estrategias para el trabajo. 

Explicaremos cómo utilizar las mejores prácticas, herramientas y consejos en este artículo para mejorar tus habilidades de despacho HVAC y motivar a tu equipo. También te mostraremos cómo puedes usar OptimoRoute para ver a los técnicos en tiempo real, actualizar a los clientes con un esfuerzo mínimo y aumentar tu eficiencia de manera significativa.

Para navegar a la sección que más te interese, haz clic a continuación:

• ¿Qué es la gestión de despachos HVAC?
• ¿Qué hace un despachador HVAC? 
• Cómo OptimoRoute simplifica la gestión de despachos HVAC
• 5 mejores prácticas para la gestión de despachos HVAC

¿Qué es la gestión de despachos HVAC?

La gestión de despachos HVAC es el proceso de planificar, programar y enrutar solicitudes de servicio para empresas que reparan sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC). La gestión de despachos HVAC incluye asignar técnicos o trabajadores de mantenimiento a tareas específicas órdenes de trabajo y enrutar a ese técnico a las ubicaciones de los clientes.

¿Qué hace un despachador HVAC?

Los despachadores HVAC tienen un trabajo muy importante. Están a cargo de asegurarse de que las operaciones de servicio en campo de una empresa de servicios HVAC funcionen sin problemas. Algunas empresas eligen contratar a un despachador experimentado para supervisar las operaciones en campo, mientras que otras empresas pueden depender del liderazgo para manejar las responsabilidades de despacho. Independientemente de su título oficial, un despachador HVAC hace todo lo siguiente:

• Planifica qué clientes necesitan que sus sistemas sean reparados/instalados y asigna técnicos de servicio individuales a cada uno de esos trabajos 
• Programa los turnos de los técnicos y asigna horarios de citas a cada trabajo individual
• Enruta la forma más rápida para que un técnico llegue a la casa o lugar de trabajo de un cliente, con suficiente tiempo para instalar/reparar un sistema y llegar a otras citas
• Soluciona problemas cualquier problema que surja mientras los técnicos están en el campo, como una cita que se extiende más de lo esperado o un vehículo que se queda atrapado en el tráfico

Los despachadores HVAC gestionan muchas partes móviles, incluidos vehículos, técnicos, órdenes de trabajo y notificaciones a clientes. Es importante que un despachador tenga fuertes habilidades interpersonales y se mantenga calmado bajo presión. Los grandes despachadores de flotas HVAC se comunican eficazmente, son empáticos y son altamente capaces de realizar múltiples tareas. 

Cómo OptimoRoute simplifica la gestión de despachos HVAC

La gestión de despachos HVAC es un trabajo complejo, pero si te armas con las herramientas adecuadas y software de gestión HVAC, el trabajo se vuelve mucho más fácil. OptimoRoute simplifica la parte técnica del despacho para que puedas centrarte en tus técnicos de campo y ofrecer una experiencia al cliente de primer nivel. Usando OptimoRoute software de gestión de servicios en campo , puedes lograr lo siguiente:

Planificar y programar fácilmente con 5 semanas de anticipación

Adaptarse a la estacionalidad fácilmente planificando hasta cinco semanas a la vez. Muchas empresas contratan contratistas HVAC para ayudar durante sus temporadas más ocupadas. OptimoRoute te muestra claramente cuándo esos trabajadores adicionales necesitan comenzar, basado en el volumen de órdenes de trabajo.

Las rutas y horarios se pueden modificar tantas veces como sea necesario para acomodar nuevos pedidos, y la replanificación dinámica te permite redirigir a los técnicos incluso después de que ya estén en el campo. Simplemente realiza los cambios necesarios y envía la ruta actualizada a la aplicación en los teléfonos de tus técnicos.

Optimiza las rutas de los técnicos en segundos

Optimizar rutas es encontrar las rutas más eficientes, pero la eficiencia es diferente para cada negocio. En OptimoRoute, entendemos que las necesidades de las empresas de servicios HVAC varían, por lo que nuestro software permite a los despachadores elegir cómo se optimizan las rutas: para el menor costo, cargas de trabajo distribuidas equitativamente, o una combinación de ambos.

No importa cómo elijas equilibrar las asignaciones de tus técnicos, OptimoRoute calcula las rutas más eficientes para tu equipo en cuestión de segundos.

Permitir que los técnicos usen sus propios teléfonos celulares

Permitir que los empleados usen sus propios teléfonos celulares ofrece muchos beneficios. Para los técnicos HVAC, hace que conducir de una cita a otra sea menos estresante. La Aplicación móvil de OptimoRoute funciona con la aplicación de mapas preferida en el dispositivo de cada conductor, por lo que no tienen que aprender un nuevo sistema. Cuando envías rutas a los técnicos, reciben navegación paso a paso a través de la aplicación de mapas a la que ya están acostumbrados, ya sea Waze, Google Maps o algo similar. 

Nuestra aplicación para conductores simplifica el proceso de adopción de software para los técnicos existentes y hace que la incorporación de nuevos técnicos sea más rápida.

Personalizar las restricciones de los técnicos

Algunos trabajos de HVAC son tan simples como limpiar un aire acondicionado, y cualquier técnico puede hacerlo. Pero otros trabajos, como aquellos donde se necesita rellenar una cámara de gas o se necesita quitar parcialmente una pared, requieren un técnico con habilidades especiales. Los despachadores son responsables de emparejar a los técnicos calificados con cada trabajo, y OptimoRoute hace esto fácil.

Simplemente ingresa los conjuntos de habilidades para cada empleado y luego guárdalos para que todos los pedidos futuros que requieran esas habilidades sean asignados solo a los técnicos apropiados. También puedes ingresar límites en las horas de trabajo para evitar horas extras, o puedes establecer límites en el trabajo extra para evitar demasiado. Puedes limitar las millas conducidas por razones de seguro y personalizar las restricciones de los técnicos para vacaciones o tiempo libre.

Mantén a los clientes actualizados con un esfuerzo mínimo

OptimoRoute mantiene a tus clientes actualizados por ti, para que puedas concentrarte en guiar a los técnicos a su próximo destino. Nuestro notificaciones al cliente incluye seguimiento en tiempo real con ETAs actualizados. Puedes reducir el número de llamadas entrantes de servicio al cliente hasta en un 70% mientras aumentas la satisfacción general del cliente. Es un ganar-ganar para ti y tus clientes.

5 mejores prácticas para la gestión de despachos HVAC

Tener el software HVAC adecuado es esencial, pero no lo es todo. Usa estas mejores prácticas para sacar el máximo provecho de tu software y guiar a tu equipo en el campo.

1. Conoce exactamente lo que requiere cada trabajo

Es esencial que los despachadores adquieran una comprensión profunda de lo que implica cada tipo de trabajo. Si no has trabajado como técnico, es posible que necesites aprender acompañando a tus técnicos.

Por ejemplo, reparaciones simples o revisiones de mantenimiento regular pueden tomarle a un técnico solo 20 minutos. Las instalaciones y reparaciones complejas a menudo requieren un día completo. Un despachador necesita saber no solo cuánto tiempo tomará cada trabajo, sino también qué herramientas o habilidades especiales se requieren para cada tipo de trabajo. Puedes ayudar a tus técnicos y aumentar la eficiencia programando trabajos cortos similares el mismo día y no sobrecargando o programando citas demasiado juntas.

2. Asegúrate de que tus técnicos tomen descansos

No sobrecargar a tu equipo puede parecer obvio, pero esto es un desafío para los despachadores que no están allí para ver cómo está cada técnico de primera mano. Como despachador, eres parcialmente responsable de la seguridad de tu equipo, y hay cosas que debes hacer para ayudarlos a evitar la fatiga.

Los técnicos HVAC a menudo trabajan largas jornadas en ambientes incómodamente calurosos o fríos, y enfrentan peligros muy reales. Tienes el poder de programar descansos en los días de tus técnicos. Cuida a tus técnicos estableciendo horarios realistas. De esa manera, tus técnicos tendrán menos probabilidades de cometer un error porque están cansados o crónicamente estresados. Tus técnicos también estarán agradecidos y confiarán más en ti si saben que te preocupas por su bienestar.

Consejo profesional: Asegúrate de entender todas las directrices de períodos de descanso. Puedes usar OptimoRoute para programar descansos sin problemas en las rutas de servicio para que tus técnicos estén descansados y sus descansos tengan el menor impacto en las citas.

3. Lidera con amabilidad

La amabilidad es un rasgo esencial de un gran despachador. Haz un esfuerzo concertado para ser amable y serás más efectivo, ya sea que estés hablando con un técnico que está estresado por un servicio en particular o con un cliente que está frustrado por un retraso. 

Múltiples estudios sobre el comportamiento humano han demostrado que cuando proyectas calidez y amabilidad, quienes te rodean son más propensos a confiar en ti. Quieres que tus técnicos confíen en ti para que te llamen de inmediato cuando algo salga mal. Si un técnico tiene miedo de llamar cuando se está retrasando porque piensa que reaccionarás con enojo, tendrás dificultades para mantener las operaciones funcionando sin problemas. 

Además, si tratas a tus técnicos con amabilidad y fomentas una cultura empresarial positiva, es más probable que actúen con amabilidad hacia tus clientes.

4. Establece niveles de prioridad para los trabajos

Organiza las solicitudes de servicio en niveles de prioridad; esto puede ser tan simple como baja, media y alta prioridad, para asegurar que los clientes con emergencias potencialmente mortales sean atendidos primero. 

Por ejemplo, un aire acondicionado central que ha dejado de funcionar en un día de más de 100 grados necesita ser programado para reparación de inmediato. Pero el mantenimiento semestral de rutina para un cliente corporativo puede ajustarse en un horario de servicio después de que se hayan establecido pedidos más urgentes. 

Consejo profesional: Puedes usar OptimoRoute para establecer rápidamente niveles de prioridad para pedidos individuales y dejar que el software optimice los horarios en función de varios factores, incluyendo las rutas más cortas, la prioridad de los pedidos y el costo más bajo.

5. Establece metas para motivar a tu equipo

Las metas son una gran herramienta de motivación. La investigación ha demostrado que "las metas grupales tienen un efecto robusto en el rendimiento del grupo", y, como despachador, puedes usar esto a tu favor. Trabaja con tu equipo para establecer metas mensuales, trimestrales o anuales. Fomenta una mentalidad de equipo para mejorar el rendimiento y alentar el intercambio de habilidades entre los técnicos.

Tu aliado en conquistar la gestión de despachos HVAC

¿Pensando en iniciar un negocio de HVAC u optimizar uno existente?

En OptimoRoute sabemos que el software es tan bueno como el equipo de personas detrás de él. Cuando te unes a la familia OptimoRoute, nuestro equipo de soporte siempre estará a una llamada telefónica o correo electrónico de distancia. Te guiaremos en la resolución de problemas y proporcionaremos toda la orientación que necesites, ya sea que tengas una pregunta sobre cómo empezar o cómo integrar nuestro software con tu otra tecnología. Puedes probar OptimoRoute gratis con nuestra prueba de 30 días.