Conceptos Básicos de Planificación de Rutas

Ya sea que dirijas una gran empresa o un pequeño negocio, probablemente estés buscando formas de ahorrar tiempo y dinero. La planificación de rutas efectiva es una de las mejores maneras de impulsar la eficiencia empresarial y el ahorro de costos para empresas de entrega, servicios de campo o logística, especialmente porque la mano de obra y el combustible son dos de las necesidades operativas más costosas. Imagina poder ahorrar un 40% de tu tiempo y dinero cada día, con una planificación 7 veces más rápida.

La planificación de rutas implica calcular la ruta más eficiente entre paradas. Podrías estar pensando, "¡Eso parece bastante sencillo!" Aquí está el detalle, es más complicado de lo que piensas. 

Los cálculos se vuelven más complejos cuando aumenta el número de destinos en una ruta. Con solo quince paradas, hay más de 87 mil millones de posibles viajes de ida y vuelta, y eso no toma en cuenta las restricciones comerciales del mundo real que añaden aún más complejidad, como la disponibilidad de empleados, ventanas de tiempo de los clientes, prioridades de pedidos, y mucho más. Por lo tanto, la planificación de rutas no es tan simple como escribir direcciones en Google Maps y salir a la carretera. 

Afortunadamente, existen soluciones de planificación de rutas que son fáciles de implementar. En esta guía, explicaremos qué es la planificación de rutas y cómo puedes aprovecharla para beneficiar a tu negocio.

Para navegar a las secciones que más te interesen, consulta a continuación:

• ¿Qué es la planificación de rutas?
• ¿Por qué es importante planificar una ruta?
• ¿Cómo hacer la planificación de rutas?
• ¿Cuál es el mejor planificador de rutas para usar?

¿Qué es la planificación de rutas?

La planificación de rutas es el proceso de planificar y optimizar rutas para obtener el máximo valor de tu flota de vehículos, completar la mayor cantidad de pedidos o realizar la mayor cantidad de trabajos. Este término se utiliza a menudo de manera intercambiable con gestión de rutas y optimización de rutas; todos tienen el objetivo de reducir el kilometraje, el uso de gasolina, el desgaste del vehículo y las horas de conducción mientras se completa cada pedido de la manera más rápida y eficiente posible.

Las soluciones de planificación de rutas utilizan algoritmos avanzados que aprovechan la ciencia de datos y/o la inteligencia artificial para encontrar el camino más eficiente y práctico para completar la tarea. Una plataforma de planificación de rutas efectiva satisfará fácilmente las necesidades de tu fuerza laboral y gestión mientras mejora tu servicio al cliente.

¿Qué es la planificación y monitoreo de rutas?

La planificación de rutas implica construir estratégicamente rutas diseñadas para aprovechar al máximo los recursos limitados mientras se asegura que todas las tareas sean correctas y a tiempo. El monitoreo de rutas trabaja en conjunto con ese objetivo al proporcionar visibilidad sobre la actividad en esas rutas. 

Supongamos que se establece una ruta para un conductor o técnico de servicio de campo. En lugar de establecer la ruta y esperar que tu equipo la siga, el monitoreo de rutas muestra el progreso del conductor/técnico a medida que avanza. Es una manera fácil de ver el progreso de tu flota en tiempo real y superar retrasos inesperados, averías u otras desviaciones de última hora del plan. 

El monitoreo de rutas elimina el elemento sorpresa y empodera a los dueños de negocios para tomar decisiones en tiempo real. Esta transparencia también te permite comunicarte mejor con tus clientes sobre cuándo deben esperar su entrega o servicio.  

La planificación y el monitoreo de rutas impactan positivamente en el rendimiento de tu flota y en la satisfacción de tus clientes.

¿Por qué es importante planificar una ruta?

La planificación de rutas efectiva es fundamental para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia operativa. Esta eficiencia mejorada puede influir positivamente en el rendimiento financiero de la empresa mientras beneficia a los dueños de negocios, gerentes, conductores y clientes por igual. Las rutas planificadas cuidadosamente tienen el potencial de mejorar significativamente el rendimiento de un negocio, ayudar a reducir los costos de combustible y optimizar la productividad del conductor. En consecuencia, todas las partes interesadas disfrutan de las ventajas de una mejor planificación de rutas.

Además, la planificación de rutas simplifica las responsabilidades de los gerentes de flota y los equipos de operaciones, permitiéndoles monitorear eficazmente a sus conductores o técnicos de campo mientras abordan cualquier desafío en tiempo real que pueda surgir. Además, facilita una comunicación más clara con los clientes.

Si bien un plan de ruta básico puede ser suficiente para navegar de un punto A a un punto B, una ruta optimizada toma en cuenta varios factores para asegurar que las tareas se completen de manera más oportuna y eficiente.

Por ejemplo, en un escenario típico que involucra planificación de rutas básica, la Compañía ABC puede necesitar visitar diez ubicaciones diferentes con dos conductores. Al usar una herramienta de mapeo estándar, trazan manualmente rutas para cada conductor basándose en la proximidad. Es esencial que el despachador considere cualquier requisito específico, como la disponibilidad del cliente o habilidades especializadas, sin automatización. Aunque se realizan todas las paradas, la ruta puede no ser la más eficiente, resultando en una posible pérdida de tiempo debido a ajustes manuales.

Por el contrario, examinemos una situación donde se implementa la optimización de rutas: la Compañía ABC tiene los mismos diez destinos para visitar con dos conductores y está interesada en establecer las rutas más eficientes disponibles. En este caso, deben considerar la disponibilidad del conductor, la capacidad del vehículo y cualquier equipo especial necesario. Al utilizar un software de planificación de rutas automatizado, pueden idear un plan que abarque todos los elementos críticos, permitiendo a los conductores completar sus rutas más rápidamente y con menores costos de combustible.

Si bien diseñar una ruta sencilla puede parecer manejable, optimizarla para lograr la máxima eficiencia presenta un desafío más significativo. Las organizaciones que priorizan la eficiencia a menudo recurren al software de planificación de rutas para identificar oportunidades de mejora y considerar cuidadosamente los ajustes necesarios.

5 beneficios clave de la planificación de rutas

La planificación de rutas es crítica para los negocios de entrega, servicios de campo y logística y ofrece múltiples beneficios.

1. Reducir costos y aumentar ingresos

Una herramienta de planificación de rutas puede tener en cuenta automáticamente todos los factores complejos que hacen que la planificación sea un desafío, incluyendo: kilometraje, descansos regulados para conductores, disponibilidad de empleados, disponibilidad de clientes (por ejemplo, solo lunes y miércoles), y más. Usar las rutas más eficientes posibles reduce tus costos de mano de obra y combustible; maximizar tu flota permite que cada conductor complete más trabajo en general, aumentando tus ingresos.

2. Escalar la planificación sin agregar recursos adicionales

Si no estás utilizando un software de planificación de rutas, es probable que tu equipo esté dedicando horas, si no días, tratando de mantenerse organizado y al tanto de las necesidades de programación cambiantes. Los cambios o adiciones de última hora son casi imposibles. Con un planificador de rutas, puedes reducir ese tiempo a minutos, incluso mientras planificas varias semanas a la vez.

3. Mejorar la satisfacción del cliente

El software de planificación de rutas no solo es para optimizar tu flota. Funciones adicionales como mensajería SMS, comprobante de entrega/servicio digital, seguimiento en vivo y ETAs en tiempo real te permiten mantenerte en estrecho contacto con tus clientes para que sepan exactamente qué esperar, aumentando su satisfacción y lealtad a la marca.  

4. Mejore la retención de empleados

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es un componente clave en la satisfacción y retención de empleados. Poder distribuir equitativamente los pedidos o llamadas entre su equipo asegura que las horas extras se mantengan al mínimo mientras las cargas de trabajo se sienten equilibradas y justas.  

5. Responda en tiempo real a las necesidades cambiantes

En un mundo perfecto, las rutas podrían planificarse con semanas de anticipación y luego ejecutarse sin fallas y sin desviaciones. Pero en el mundo real, las cosas están cambiando constantemente: un cliente puede necesitar un cambio de dirección de último minuto o cancelar por completo, un nuevo pedido prioritario puede llegar inesperadamente, o el personal puede estar enfermo. Replanificar manualmente sobre la marcha puede ser una tarea hercúlea, pero el software de planificación de rutas puede replanificar tantas veces como necesite, en minutos, incluso después de que su flota esté en la carretera.

¿Cómo hacer la planificación de rutas? 

Una ruta bien planificada no se junta por casualidad, requiere un enfoque reflexivo y la consideración de muchos factores diferentes. Sin software especializado, las personas usan mapas y su familiaridad con el área para planificar una ruta, o pueden usar herramientas de mapeo en línea que trazan destinos pero no logran optimizar rutas.

Las herramientas en línea como Google Maps o MapQuest pueden ser opciones efectivas para planificar una ruta de viaje por carretera, pero la falta de capacidades de optimización de rutas hace que estas herramientas gratuitas no sean viables para el uso empresarial.  

Para los propietarios de negocios que operan una entrega o servicio de campo, se beneficiará al usar un software de planificación de rutas dedicado construido específicamente para manejar las necesidades de empresas con logística compleja. 

Al confiar en hojas de cálculo y herramientas simples, necesitará mucho conocimiento local e institucional para completar el trabajo. Aquí hay algunas consideraciones que deberá tener en cuenta si elige planificar manualmente:

¿Puede Google Maps planificar rutas?

No realmente. Google Maps tiene más de 150 millones de usuarios mensuales, por lo que no es un secreto que se puede usar para averiguar una ruta para llegar a donde necesita ir. Las ventajas de Google Maps son que es un sistema de planificación completamente gratuito que ofrece una opción de vista de calle en la mayoría de las ubicaciones, modo sin conexión para áreas con baja conectividad celular y navegación manos libres con instrucciones de voz. 

Aunque Google Maps es capaz de planificar rutas muy básicas de forma gratuita y es una opción popular para los usuarios cotidianos, deja mucho que desear para el uso profesional. A diferencia del software construido específicamente para empresas, Google Maps solo admite paradas limitadas, no siempre prioriza la ruta más rápida y tiene pocas de las funcionalidades que hemos descrito como altamente útiles para los profesionales.

¿Puede MapQuest planificar rutas?

Al igual que Google Maps, MapQuest es capaz de la planificación de rutas más básica y ofrece lo que podría considerarse una aplicación de planificación de rutas gratuita, pero hay limitaciones. Si es un usuario poco frecuente con necesidades relativamente simples, por ejemplo, solo un conductor con pocas paradas, podría hacer el trabajo. 

Las empresas que buscan una planificación de rutas efectiva necesitan controlar entradas como las ventanas de tiempo de entrega. A menudo requieren actualizaciones en tiempo real que puedan usar para gestionar sus recursos y comunicar actualizaciones de estado a los clientes. MapQuest no ofrece estas características. Por lo tanto, podría funcionar para uso personal, pero hacer que funcione para profesionales es un desafío. 

¿Cuál es el mejor planificador de rutas para usar?

El mejor planificador de rutas para el trabajo depende en gran medida del caso. Si está planificando una ruta para un viaje por carretera o solo necesita mapear una ruta ocasionalmente, podría arreglárselas con una solución de software mínima como el software de planificación de rutas TripTik de AAA, Google Maps o el planificador de rutas de MapQuest. 

Por otro lado, si es un operador comercial que busca maximizar el rendimiento de su negocio mientras mejora el resultado final, se beneficiará de implementar una solución de servicio completo que ofrezca un conjunto de características más amplio. Una que aproveche los datos, la ciencia de datos, la IA y un algoritmo de optimización de rutas de primera clase que pueda manejar cada variable de pedido en segundos.

El mejor software de planificación de rutas debe tener las características que su negocio necesita. 

¿Cuál es el mejor planificador de rutas gratuito?

A todos les encanta una buena oferta, ¿y qué podría ser mejor que gratis? Desafortunadamente, un planificador de rutas gratuito es un poco demasiado bueno para ser verdad. Las herramientas de mapeo gratuitas no pueden tener en cuenta todos los escenarios del mundo real que enfrentan las empresas.  

La solución más cercana a un planificador de rutas gratuito es registrarse para una prueba gratuita con un software de pago. De esa manera, puede ver si las características se alinean con lo que necesita y puede evaluar cómo podría impactar su negocio. Muchas herramientas de planificación de rutas tienen períodos de prueba gratuitos generosos, y a menudo los beneficios financieros de una solución de pago superan con creces los costos.

Mejor Software de Optimización de Rutas

Si gestiona una flota de vehículos de entrega, un equipo de ventas de campo o realiza servicios in situ, notará eficiencias operativas significativas al utilizar software de optimización de rutas. Con una mejor planificación de rutas, las empresas basadas en flotas pueden ahorrar más tiempo y combustible mientras brindan un mejor servicio al cliente.

La gran pregunta es... ¿qué software elegir? ¿Cuál es el mejor software de optimización de rutas, "gratuito" o de pago? Hay muchas opciones para elegir, por lo que el mejor lugar para comenzar es determinar las características que debería estar buscando.

A un nivel básico, el software de optimización de rutas debería ayudar a los conductores a pasar menos tiempo en la carretera, aumentar el número de paradas que pueden hacer diariamente, ahorrar tiempo en la planificación de rutas y reducir los costos de combustible. 

A un nivel más avanzado, estas son algunas de las características clave que querrás buscar:

Velocidad y planificación automatizada

Imagina reducir el tiempo que pasas planificando rutas de horas a segundos. La planificación automatizada te permite simplemente importar una lista de tus destinos, hacer clic en un botón y tener las rutas más eficientes trazadas para ti. Los mejores planificadores de rutas ajustan y reprograman tus rutas a medida que ocurren cambios de un momento a otro, enviando automáticamente notificaciones a clientes, conductores y despachadores para mantener a todos en la misma página. 

Adaptabilidad

Ya sea que tengas especificaciones de vehículos, por ejemplo, rampas de carga, control de temperatura, etc., o requisitos basados en el tiempo, una solución efectiva de planificación de rutas te permitirá optimizar fácilmente rutas y horarios asignando recursos donde se necesiten. Cualesquiera que sean los criterios de tu negocio, la plataforma de planificación de rutas debe poder tenerlos en cuenta al planificar tus rutas. La adaptabilidad a tus flujos de trabajo existentes es crítica, ya que significa que ahora puedes automatizar tus procesos manuales de principio a fin.

Inteligencia

Hay muchos datos que analizar al construir, operar y optimizar tus rutas. Sin la capacidad de ordenar esos datos de manera eficiente, no puedes aprovechar los posibles conocimientos que te ayuden a mejorar la eficiencia de tus rutas. Por eso querrás elegir un software de optimización de rutas que genere y ordene datos de rutas para identificar áreas de oportunidad y determinar dónde hacer ajustes.

Seguimiento en tiempo real

Utilizar datos en tiempo real elimina lo desconocido. Usar un software de planificación de rutas que ofrezca seguimiento en tiempo real te permite mantener un seguimiento de tus conductores, ver ETAs y entregar actualizaciones al minuto a los clientes. También permite a los gerentes tomar decisiones informadas cuando surgen desafíos y ajustar rutas en tiempo real para manejar situaciones como un conductor que llama por enfermedad o pedidos de última hora.

Amigable para móviles

El mejor software de optimización de rutas, gratuito o de pago, debería ofrecer una solución amigable para móviles. Eso significa una aplicación para conductores o trabajadores de campo para recibir y enviar actualizaciones importantes. Una aplicación bien desarrollada ofrecerá herramientas de comprobante de entrega como la capacidad de capturar firmas digitales, fotos y notas.

Navegación comercial / enrutamiento de camiones

Si tienes una flota que incluye vehículos comerciales grandes o trabajas con materiales peligrosos, necesitas una solución que pueda construir rutas teniendo en cuenta estas consideraciones. La navegación comercial es esencial y debe estar alineada con tu optimización de rutas para asegurar que tus conductores o técnicos sigan el mejor enrutamiento paso a paso junto con el plan de ruta.

Integración de API

Quieres asegurarte de que tus sistemas se comuniquen entre sí sin problemas. Eso significa elegir un software de planificación de rutas libre de dolores de cabeza (o con los menos posibles). Un factor importante a considerar al minimizar molestias es encontrar una solución que ofrezca una API fácil de usar que soporte la integración de extremo a extremo con tu CRM, POS, ERP, FSM, o cualquier otro sistema que tengas en funcionamiento. 

Opinión del cliente

Obtener comentarios del cliente de tus clientes debería ser fácil, y las mejores soluciones de planificación de rutas automatizan el proceso. Con la automatización de comentarios del cliente, se invita a los clientes a dar su opinión una vez que se ha completado la entrega o el servicio. Eso proporciona a las empresas otro punto de datos para mejorar su operación. 

La conclusión

Gestionar eficazmente tu flota de conductores o técnicos de campo puede llevar a reducciones significativas en costos operativos, de combustible y de nómina, beneficios que tanto las pequeñas y medianas empresas como las grandes empresas pueden apreciar. 

Con la ayuda del moderno software de optimización de rutas, tus despachadores o gerentes pueden ahorrar innumerables horas de planificación cada día, permitiéndoles concentrarse en hacer crecer su negocio y mejorar la experiencia del cliente. 

Al utilizar una planificación de rutas adecuada, tu negocio podría potencialmente duplicar su capacidad de pedidos mientras reduce los costos de kilometraje hasta en un 40%, todo sin expandir el tamaño de tu flota o el número de conductores/técnicos. 

Hoy en día hay numerosas soluciones de planificación de rutas disponibles. Tu enfoque principal debería ser identificar las necesidades únicas de tu negocio y las características esenciales que agilizarán tus operaciones. Si estás tratando de resolver por velocidad, adaptabilidad, inteligencia adicional, o todas estas al mismo tiempo, busca soluciones que mejoren los flujos de trabajo y eficiencias de tu negocio en estas áreas.

Una vez que hayas determinado las funcionalidades necesarias, tómate el tiempo para explorar algunas de las opciones más reputadas en el mercado y considera aprovecharlas para tu beneficio.