Vorlage für den Liefernachweis

In den ersten Wochen der Pandemie begannen mehr Menschen online einzukaufen – und mehr Menschen hatten Probleme mit ihren Online-Bestellungen. Laut der Federal Trade Commission „meldeten im April und Mai 2020 mehr Menschen Probleme mit dem Online-Shopping als in jedem anderen Monat zuvor. Mehr als die Hälfte sagte, sie hätten die bestellten Artikel nie erhalten.“

Der Nachweis der Lieferung (POD) ist sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden unerlässlich. Der Liefernachweis kann Ihr Unternehmen vor Ansprüchen wegen nicht erhaltener Waren schützen und Ihren Kunden Sicherheit geben – insbesondere, wenn sie nicht zu Hause waren, um die Lieferung ihrer Bestellung persönlich entgegenzunehmen.

Sie müssen einen Liefernachweis erbringen, denn wenn ein Kunde behauptet, er habe seine Artikel nie erhalten und eine Rückerstattung verlangt, können Sie das Gegenteil nicht beweisen. Infolgedessen müssen Sie die Kosten für unnötige Rückerstattungen, Ersatzbestellungen und wiederholte Lieferungen tragen, die Ihre Gewinnmargen schmälern und das Wachstum Ihres Unternehmens erheblich verlangsamen können.

Springen Sie zu den Themen, die Sie am meisten interessieren:

• Was ist ein Lieferbeleg?
• Was ist der Zweck eines Lieferbelegs?
• Was sollte in Ihrem Liefernachweis oder Lieferbeleg enthalten sein
• Vorlage für den Liefernachweis
• Sparen Sie Zeit durch Automatisierung des Liefernachweises

Was ist ein Lieferbeleg?

Ein Lieferbeleg ist eine Bestätigung der erfolgreichen Lieferung. Er informiert das Unternehmen und den Kunden darüber, dass die Bestellung an ihrem vorgesehenen Ziel angekommen ist. Es gibt verschiedene Arten von Lieferbelegen:

• Papier: Der Empfänger unterschreibt ein Formular für den Liefernachweis und erhält eine Kopie, während der Zusteller eine zweite Kopie für das Unternehmen behält.
• Digitale Unterschrift: Der Empfänger unterschreibt ein digitales Formular für den Liefernachweis auf einem mobilen Gerät. Sie erhalten eine Kopie an ihre E-Mail-Adresse, und das Unternehmen erhält automatisch ebenfalls eine unterschriebene Kopie.
• Foto: Wenn der Empfänger nicht zu Hause ist, macht der Zusteller ein Foto, das die Lieferdetails zeigt: wo der Artikel abgelegt wurde, Lieferadresse und Lieferzeitpunkt.

Lieferbelege werden auch genannt Lieferscheinnachweis, was nur einer der vielen transportbezogenen Begriffe ist, die Sie kennen sollten.

Was ist der Zweck eines Lieferbelegs? 

Der Hauptzweck eines Lieferbelegs besteht darin, dem Kunden aktuelle Lieferinformationen bereitzustellen und zu bestätigen, dass seine Bestellung erfolgreich geliefert wurde. Er bietet auch eine Papier- (oder digitale) Spur, um sich gegen Kundenstreitigkeiten oder Kreditkartenrückbuchungen zu schützen. Es gibt viele Vorteile, den Kunden einen Liefernachweis zu bieten:

• POD kann das Kundenerlebnis verbessern. Lieferbelege geben Ihnen eine bessere Übersicht über den Bestellstatus, sodass Sie sehen können, ob Bestellungen verspätet, verloren oder pünktlich geliefert wurden. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, Ihren Lieferservice zu überwachen und zu verbessern, um Ihren Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten.
• Es kann helfen, die Versand- und Liefergenauigkeit. zu verbessern. POD gibt Ihnen die Bestätigung, dass die Waren der Kunden angekommen sind und welche Artikel in diesem Paket geliefert wurden, sodass Sie sehen können, dass die Kunden das erhalten haben, was sie bestellt haben.
• Lieferbelege können dem Unternehmen helfen, Streitigkeiten mit Kunden oder Lieferunternehmen beizulegen. Manchmal verlieren Fahrer Pakete oder markieren Artikel als geliefert, bevor sie ankommen, um ihre Lieferziele zu erreichen. Der Liefernachweis kann helfen, Streitigkeiten zu klären, die aus diesen Problemen entstehen – sei es bei Kundenbeschwerden oder Problemen mit Ihren Kurieren.
• Es kann die Büro- und Verwaltungseffizienz verbessern. Unsere Zustellbestätigungsfunktion sendet eine automatisierte Bestätigung von der App des Fahrers an Ihr Büro, wodurch der Papierkram reduziert wird und Sie eine Kopie als Nachweis haben, falls Sie Streitigkeiten über die Bestellung klären müssen.

Die Zustellbestätigung kommt dem Unternehmen, dem Kunden und dem Lieferunternehmen zugute, indem sie alle Parteien auf dem gleichen Stand hält.

Was in Ihrer Zustellbestätigung oder Ihrem Lieferbeleg enthalten sein sollte

Ihre Lieferung muss detaillierte Informationen über die Bestellung, Lieferdetails und den Zustellnachweis enthalten, um für Ihr Unternehmen und Ihren Kunden von Wert zu sein. 

Sie müssen Ihrem Kunden alle Informationen zur Verfügung stellen, um seine Bestellung mit der erhaltenen Lieferung zu verbinden. Das gibt ihm Sicherheit und schützt Ihr Unternehmen, falls es zu Kundenstreitigkeiten kommt.

Hier sind sieben Punkte, die Sie in Ihre Zustellbestätigung aufnehmen sollten:

1. BestellnummerDie Bestellnummer ist eine wichtige Referenznummer, die dem Kunden und dem Unternehmen hilft, den Artikel oder die Bestellung schnell zu identifizieren, falls es ein Problem mit ihrer Bestellung gibt oder ihre Lieferung verloren geht.
2. Verkäuferinformationen. Sie sollten den Namen Ihres Unternehmens, die Geschäftsadresse, Telefonnummer und andere Kontaktinformationen wie die Firmen-E-Mail-Adresse auf Ihren Lieferbelegen angeben. Diese Informationen zeigen, woher die Bestellung stammt, damit der Kunde leicht Kontakt aufnehmen kann, falls es ein Problem mit seiner Bestellung gibt.
3. Lieferadresse. Sie sollten die Lieferadresse auf Ihrem Lieferbeleg angeben, um zu zeigen, wohin die Bestellung geliefert wurde. Dies kann helfen, Lieferprobleme zu identifizieren – zum Beispiel, wenn die Bestellung an die falsche Adresse gesendet wurde oder wenn der Kunde nicht da war, um seine Bestellung zu erhalten.
4. Rechnungsinformationen. Fügen Sie einen Nachweis darüber bei, wer für den Artikel bezahlt hat und den insgesamt gezahlten Betrag. Diese Details sind hilfreich im Falle von Kundenstreitigkeiten, die zu Kreditkartenrückbuchungen führen, da Sie die Rechnungsinformationen des Kunden zur Hand haben.
5. Beschreibung der gelieferten Artikel. Eine vollständige Packliste bestätigt den Inhalt der Bestellung. Diese Informationen können im Falle von Kundenstreitigkeiten helfen, zum Beispiel, wenn ein Artikel nicht der Beschreibung entspricht oder etwas in ihrer Bestellung fehlt.
6. Datum und Uhrzeit der Lieferung. Dies ist wichtig, um die Lieferung zu bestätigen. Wenn Sie Papierlieferbelege bereitstellen, kann Ihr Lieferant dies gleichzeitig mit der Unterschrift des Kunden ausfüllen. Wenn Sie elektronische Lieferbelege bereitstellen, kann Ihr System das Datum und die Uhrzeit der Lieferung automatisch aufzeichnen, wenn der Kurier den Zustellnachweis erbringt.
7. Zustellnachweis. Dies könnte die Unterschrift des Empfängers, eine elektronische Unterschrift oder ein vom Lieferanten hochgeladenes Foto sein, das zeigt, dass die Bestellung geliefert wurde. Dies ist unerlässlich, um zu bestätigen, dass die Bestellung an die Immobilie oder Person geliefert wurde, die sie bestellt hat.

Vorlage für den Liefernachweis

Es gibt viele Möglichkeiten, Zustellnachweisvorlagen zu erstellen, zum Beispiel im Microsoft Word- oder PDF-Format. Sie können diese Lieferbelegvorlage für Ihr eigenes Unternehmen anpassen, indem Sie Ihre Unternehmensinformationen, Bestellinformationen und den Zustellnachweis hinzufügen.

Zustellnachweis.pdf

Sparen Sie Zeit durch Automatisierung des Liefernachweises

Machen Sie es den Lieferfahrern einfacher, einen Lieferbeleg bereitzustellen, indem Sie OptimoRoute's Zustellnachweis-Funktion.

Das Lieferpersonal kann elektronische Unterschriften sammeln, ein Foto der erfolgreichen Lieferung in ihrer OptimoRoute Mobile Application machen und Liefernotizen aufzeichnen, sodass der Kunde (und Sie) wissen, wo die Bestellung hinterlassen wurde. Sie können die App auf Apple- oder Android-Geräten installieren, was für Fahrer bequemer ist, als spezielle Zustellnachweissysteme oder robuste Geräte mit sich zu führen.

Unsere Zustellnachweis-Funktion sammelt Informationen über die mobile App und speist sie automatisch in die OptimoRoute Web Application ein. Das bedeutet, dass Sie sofortigen Zugriff auf alle Ihre Lieferbelege haben, anstatt darauf warten zu müssen, dass die Fahrer zum Depot zurückkehren und alle ihre Zustellnachweise hochladen oder die Papierkopien übergeben. 

OptimoRoute kann Ihrem Unternehmen helfen, die Zustellnachweise zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Beginnen Sie mit OptimoRoute, indem Sie sich für eine kostenlose Testversion anmelden.