Der Leitfaden zur Technikerplanung – Herausforderungen, Tipps und wichtige Softwarefunktionen

Die Planung des richtigen Technikers für den richtigen Auftrag zur richtigen Zeit ist entscheidend für jedes Außendienstunternehmen. Und dennoch, über 70 % dieser Unternehmen verwenden keine spezielle Außendienstsoftware dafür. 

Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Kosten für Außendienstunternehmen. Unternehmen, die ihre Außendienstoperationen automatisiert haben, haben mehr Kapazität und sind profitabler. Die Nutzung von Software, die auf die Bedürfnisse der Technikerplanung zugeschnitten ist, kann Ihre Kosten erheblich senken und die Kapazität Ihres Teams erhöhen.

In diesem Leitfaden behandeln wir die Grundlagen der Technikerplanung – häufige Herausforderungen, nützliche Tipps und wichtige Softwarefunktionen, auf die Sie bei Ihrer Technikerplanungssoftware achten sollten. 

Springen Sie direkt zu einem der im Leitfaden behandelten Themen:

• Was ist Technikerplanung? 
• Häufige Herausforderungen bei der Technikerplanung
• Drei Tipps zur Verbesserung Ihres Technikerplanungsprozesses
• Worauf Sie bei Technikerplanungssoftware achten sollten

Was ist Technikerplanung?

Technikerplanung ist der Prozess, bei dem Außendienstorganisationen (FSOs) und Unternehmen wie HVAC, Poolwartungund Brandschutzinspektionsunternehmen Techniker einplanen, um Kundenaufträge zu bearbeiten.

Zum Beispiel planen Disponenten bei einem HVAC-Unternehmen ihre Techniker täglich oder wöchentlich, um Kundenanrufe zu bearbeiten. Disponenten erstellen diese Pläne für jeden Techniker basierend auf mehreren Faktoren, einschließlich Reisezeit und -entfernung, Fachwissen des Technikers, Kundenverfügbarkeit und Saisonalität.

Häufige Herausforderungen bei der Technikerplanung

Laut dem Außendienstberater Michael Blumbergstellt die Planung und Disposition von Außendiensttechnikern (FSE) für die meisten FSOs eine Herausforderung dar, insbesondere für diejenigen mit mehr als 5 FSEs. Der Grund dafür ist, dass viele Variablen und Faktoren eine Rolle spielen. 

Drei häufige Herausforderungen bei der Planung von Außendiensttechnikern, denen Außendienstunternehmen gegenüberstehen, sind:

1. Abhängigkeit von manueller Planung

Im Jahr 2018 verwendeten 52 % der FSOs immer noch manuelle Methoden, um die meisten ihrer Außendienstaufgaben auszuführen.

Durch die Abhängigkeit von manueller Planung und die Entscheidung, nicht in digitale Transformationzu investieren, verbringen viele Außendienstunternehmen jeden Monat Hunderte von Stunden mit der Planung von Zeitplänen. Es ist auch nicht skalierbar, da mehr Arbeitsaufträge mehr Techniker erfordern, um sie zu bearbeiten, was dann mehr Disponenten erfordert, um Termine zu planen und Routen zu verwalten.

2. Ineffiziente Routenoptimierung 

Veraltete Software für das Management von Außendienstleistungen Werkzeuge haben begrenzte Parameter für die Planung von Servicetechnikern. Wenn Ihre Planungssoftware wichtige Parameter wie bevorzugte Servicetage und Zeitfenster nicht berücksichtigt, müssen Ihre Disponenten die Technikerpläne außerhalb des Systems anpassen. 

Die Nutzung dieser Werkzeuge beeinträchtigt nicht nur die Fähigkeit Ihrer Disponenten, ihre Arbeit gut zu erledigen. Es entstehen auch zusätzliche Kosten, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken:

1. Geringere Servicekapazität
   Wenn Ihre Routen nicht optimiert sind, haben Ihre Techniker zusätzliche Reisezeiten zwischen den Serviceeinsätzen. Diese Zeit kann sich leicht summieren und die Gesamtzahl der Serviceeinsätze reduzieren, die jeder Ihrer Techniker täglich erledigen kann, was wiederum Ihre gesamte Servicekapazität verringert. 
2. Kraftstoffkosten
   Mehr Zeit, die zwischen den Serviceeinsätzen verbracht wird, erhöht Ihre Kraftstoffausgaben für jeden Techniker. 
3. Kundenzufriedenheit
   Wenn Sie eine geringere Servicekapazität haben, können Sie Kunden nicht so schnell bedienen, wie Sie könnten, was ihre Zufriedenheit und Loyalität zu Ihrem Serviceunternehmen beeinträchtigt.

3. Schwierigkeiten bei der Routenänderung

Unternehmen im Außendienst haben gesagt, dass die Fähigkeit, Techniker für Notrufe umzuleiten, ein entscheidender Erfolgsfaktor ist. Allerdings machen es nur wenige Werkzeuge zur Verwaltung von Außendiensten einfach, Techniker-Routen zu ändern, sobald sie vorbereitet sind und die Techniker im Einsatz sind. 

3 Tipps zur Verbesserung Ihres Technikereinsatzplans

Optimieren Sie Ihren Technikereinsatzplan mit Automatisierung, Anpassung und Kundenbenachrichtigungen.

1. Wechseln Sie zur automatisierten Technikereinsatzplanung

Automatisierte Technikereinsatzplanung ist effizienter und genauer als manuelle Planung. Anstatt sich auf Disponenten zu verlassen, die stundenlang Routen manuell planen, können Sie präzise Algorithmen verwenden, um Routen in Sekunden zu planen.

Bevor sie Kunde von OptimoRoute wurden, Telgian verbrachte 312 Mannstunden pro Monat mit der manuellen Planung der Technikereinsätze. Mit den automatisierten Funktionen zur Technikereinsatzplanung von OptimoRoute konnte Telgian den Planungsaufwand um 66 % reduzieren,was zu einer 82 %igen Effizienzsteigerung führte..

Folgen Sie diesem Beispiel, um ähnliche Verbesserungen in Ihrem Technikereinsatzplan zu erzielen.

2. Passen Sie Ihre Routenoptimierungsanforderungen an

Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Anforderungen an die Routenoptimierung. Durch die Anpassung der Parameter rund um Ihre geplanten Routen können Sie Ihre Techniker entsprechend Ihrem spezifischen Arbeitsablauf einplanen.

Wenn Sie beispielsweise ein Team von Technikern verwalten und jeder Techniker über unterschiedliche Fähigkeiten verfügt, sollten Sie Ihre Routen so anpassen, dass Sie den richtigen Techniker für die Aufgaben zuweisen können, die am besten zu seinen Fähigkeiten passen. Oder wenn Ihre Techniker mit Fahrzeugen ausgestattet sind, die beschädigte Geräte transportieren können, sollten Sie ihre Routen so ändern, dass sie so viele Geräte wie möglich abholen können, bevor sie ihre volle Kapazität erreichen. 

3. Halten Sie Ihre Kunden informiert

Senden Sie Ihren Kunden Benachrichtigungen in Echtzeit, damit sie ihre Planung an den Zeitplan Ihres Technikers anpassen können, indem sie GPS-Tracking auf dem mobilen Gerät Ihres Technikers nutzen. Wenn möglich, senden Sie ihnen einen Live-Link zum Fortschritt Ihres Technikers, damit sie das GPS-Tracking nutzen können, um die Ankunft in Echtzeit zu verfolgen. Erhöhen Sie Ihre Erstlösungsrate (FTF) und reduzieren Sie die Anzahl der Besuche, die Ihre Techniker am Standort eines Kunden machen müssen.

Kunden in Echtzeit informiert zu halten, kann einen großen Einfluss auf das Kundenerlebnis haben: in einer kürzlich durchgeführten Kundenumfrage , die wir durchgeführt haben, gaben 87,4 % der Befragten an, dass Echtzeit-Bestellverfolgung ihr Einkaufserlebnis angenehmer machte.

Funktionen wie Echtzeit-Bestellverfolgung können auch die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung verbessern, selbst wenn Verzögerungen auftreten und Ihre Außendiensttechniker möglicherweise nicht pünktlich an einem Einsatzort eintreffen können. Laut einer Software Advice Umfrage sagten 73 % der Kunden, dass sie „eher ein unpünktliches HVAC-Unternehmen erneut beauftragen würden, wenn sie über Verzögerungen informiert werden“.

Worauf Sie bei Technikerplanungssoftware achten sollten

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie einige der häufigsten Herausforderungen lösen können, denen Disponenten bei der Technikerplanung gegenüberstehen, suchen Sie möglicherweise nach Werkzeugen, die helfen. 

Hier sind einige Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie ein Software-Tool zur Technikerplanung auswählen:

1. Routenplaner

Ein Routenplaner ist die Kernfunktion jedes Software-Tools zur Technikerplanung. Er akzeptiert Auftragsbatches, entweder für einen Tag oder eine Woche, und automatisiert den Routenplanungsprozess für Disponenten.

2. Dynamische Routenplanung

Die dynamische Routenplanung ermöglicht es Disponenten, Routen in Echtzeit zu ändern, während Techniker im Außendienst sind. Dies ist eine großartige Funktion, wenn ein Kunde umplanen muss oder wenn ein Techniker Zeit hat, einen Auftrag zu übernehmen, den ein anderer Techniker nicht erreichen kann.

Die meisten Tools zur Technikerplanung bieten Routenplanungsfunktionen, aber nur wenige bieten auch dynamische Routenplanungsfunktionen.

3. Echtzeit-Bestellverfolgung

Die Echtzeit-Bestellverfolgung ermöglicht es Unternehmen, E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen mit Kunden zu teilen. 

Bei OptimoRoute haben wir kürzlich unsere Software aktualisiert, damit FSOs ihren Kunden den Leistungsnachweis senden können, sobald sie fertig sind. Mit dieser neuen Funktion können Sie die Details Ihres gesamten Servicebesuchs mit Ihrem Kunden teilen, von Anfang bis Ende. 

4. Ausgeglichene Arbeitslasten

Optimierte Technikerpläne berücksichtigen nicht nur die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, sondern auch die Bedürfnisse Ihrer Techniker. Mit ausgeglichenen Arbeitslasten können Sie Ihre Techniker so ausbalancieren, dass sie nicht überarbeitet werden, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit saisonaler Nachfrage, einschließlich Poolwartung und HVAC-Unternehmen, die typischerweise starke Nachfrageschwankungen je nach Saison erleben. Ausgeglichene Arbeitslasten können diesen Unternehmen ermöglichen, effizient zu sein, ohne ihre Technikerteams zu belasten. 

Verwenden Sie OptimoRoute, um Ihre Techniker mit maximaler Effizienz zu planen

Es kann entmutigend erscheinen, Ihren manuellen technischen Planungsprozess auf ein vollständig digitales System umzustellen, aber bei OptimoRoute machen wir es einfach. 

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