Beste Praktiken, Werkzeuge und Tipps für HVAC-Dispatching

Die Disposition ist eine der wichtigsten Aufgaben in der HLK-Branche, aber auch eine der schwierigsten. Sie müssen gleichzeitig Techniker anleiten, mit der Führung im Büro koordinieren, Kunden aktualisieren und Arbeitsaufträgealles im Zeitplan halten. Es kann sich anfühlen, als würde man auf ein ständig bewegliches Ziel werfen, daher müssen Sie sich mit den besten Werkzeugen und Strategien für den Job ausstatten. 

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie die besten Praktiken, Werkzeuge und Tipps nutzen können, um Ihre HLK-Dispositionsfähigkeiten zu verbessern und Ihr Team zu motivieren. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie OptimoRoute verwenden können, um Techniker in Echtzeit zu sehen, Kunden mit minimalem Aufwand zu aktualisieren und Ihre Effizienz erheblich zu steigern.

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• Was ist HLK-Disposition?
• Was macht ein HLK-Disponent? 
• Wie OptimoRoute die HLK-Disposition vereinfacht
• 5 bewährte Praktiken für die HLK-Disposition

Was ist HLK-Disposition?

Die HLK-Disposition ist der Prozess der Planung, Terminierung und Routenführung von Serviceanfragen für Unternehmen, die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK) reparieren. Die HLK-Disposition umfasst die Zuweisung von Technikern oder Wartungsarbeitern zu bestimmten Arbeitsaufträge und die Routenführung dieses Technikers zu den Standorten der Kunden.

Was macht ein HLK-Disponent?

HLK-Disponenten haben eine sehr wichtige Aufgabe. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Außendienstoperationen eines HLK-Serviceunternehmens reibungslos ablaufen. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, einen erfahrenen Disponenten einzustellen, um die Außendienstoperationen zu überwachen, während andere Unternehmen möglicherweise auf die Führungskräfte setzen, um die Dispositionsaufgaben zu übernehmen. Unabhängig von ihrem offiziellen Titel erledigt ein HLK-Disponent Folgendes:

• Plant welche Kunden ihre Systeme repariert/installiert bekommen müssen und weist jedem dieser Aufträge einzelne Servicetechniker zu 
• Terminiert Technikerschichten und weist jedem einzelnen Auftrag Termine zu
• Routet den schnellsten Weg für einen Techniker, um zum Haus oder Geschäft eines Kunden zu gelangen, mit genügend Zeit, um ein System zu installieren/reparieren und andere Termine wahrzunehmen
• Löst Probleme die auftreten, während Techniker im Außendienst sind, wie z.B. ein Termin, der länger dauert als erwartet, oder ein Fahrzeug, das im Verkehr aufgehalten wird

HLK-Disponenten verwalten viele bewegliche Teile, einschließlich Fahrzeuge, Techniker, Arbeitsaufträge und Kundenbenachrichtigungen. Es ist wichtig, dass ein Disponent starke zwischenmenschliche Fähigkeiten hat und unter Druck ruhig bleibt. Hervorragende HLK-Flotten-Disponenten kommunizieren effektiv, sind einfühlsam und äußerst multitaskingfähig. 

Wie OptimoRoute die HLK-Disposition vereinfacht

Die HLK-Disposition ist eine komplexe Aufgabe, aber wenn Sie sich mit den richtigen Werkzeugen und HLK-Management-Softwareausstatten, wird die Aufgabe viel einfacher. OptimoRoute rationalisiert den technischen Teil der Disposition, sodass Sie sich auf Ihre Außendiensttechniker konzentrieren und ein erstklassiges Kundenerlebnis bieten können. Mit der OptimoRoute Außendienstmanagement Software können Sie Folgendes erreichen:

Einfach 5 Wochen im Voraus planen und terminieren

Passen Sie sich leicht an die Saisonalität an, indem Sie bis zu fünf Wochen im Voraus planen. Viele Unternehmen engagieren HLK-Auftragnehmer, um in ihren geschäftigsten Zeiten zu helfen. OptimoRoute zeigt Ihnen klar, wann diese zusätzlichen Arbeiter beginnen müssen, basierend auf dem Arbeitsauftragsvolumen.

Routen und Zeitpläne können so oft wie nötig geändert werden, um neue Aufträge zu berücksichtigen, und die dynamische Neuplanung ermöglicht es Ihnen, Techniker auch dann noch umzuleiten, wenn sie bereits im Außendienst sind. Nehmen Sie einfach die erforderlichen Änderungen vor und senden Sie die aktualisierte Route an die App auf den Telefonen Ihrer Techniker.

Optimieren Sie Techniker-Routen in Sekunden

Routen zu optimieren bedeutet, die effizientesten Routen zu finden, aber Effizienz ist für jedes Unternehmen unterschiedlich. Bei OptimoRoute verstehen wir, dass die Bedürfnisse einzelner HLK-Serviceunternehmen variieren, daher lässt unsere Software Disponenten wählen, wie Routen optimiert werden sollen – für die niedrigsten Kosten, gleichmäßig verteilte Arbeitslasten oder eine Kombination aus beidem.

Egal, wie Sie die Aufgaben Ihrer Techniker ausbalancieren möchten, OptimoRoute berechnet die effizientesten Routen für Ihr Team in Sekundenschnelle.

Lassen Sie Techniker ihre eigenen Handys nutzen

Mitarbeitern die Nutzung ihrer eigenen Handys zu erlauben, bietet viele Vorteile. Für HVAC-Techniker wird das Fahren von Termin zu Termin weniger stressig. Die OptimoRoute Fahrer-App arbeitet mit der bevorzugten Karten-App auf jedem Gerät des Fahrers, sodass sie kein neues System erlernen müssen. Wenn Sie Routen an Techniker senden, erhalten sie eine Schritt-für-Schritt-Navigation durch die Karten-App, die sie bereits gewohnt sind, sei es Waze, Google Maps oder etwas Ähnliches. 

Unsere Fahrer-App vereinfacht den Software-Einführungsprozess für bestehende Techniker und beschleunigt die Einarbeitung neuer Techniker.

Passen Sie Technikerbeschränkungen an

Einige HVAC-Aufgaben sind so einfach wie die Reinigung einer Klimaanlage, und jeder Techniker kann das erledigen. Aber andere Aufgaben, wie das Auffüllen einer Gaskammer oder das teilweise Entfernen einer Wand, erfordern einen Techniker mit speziellen Fähigkeiten. Disponenten sind dafür verantwortlich, qualifizierte Techniker jedem Auftrag zuzuweisen, und OptimoRoute macht dies einfach.

Geben Sie einfach die Fähigkeiten jedes Mitarbeiters ein und speichern Sie sie, damit alle zukünftigen Aufträge, die diese Fähigkeiten erfordern, nur den entsprechenden Technikern zugewiesen werden. Sie können auch Arbeitszeitbeschränkungen eingeben, um Überstunden zu vermeiden, oder Sie können Überstundenbeschränkungen festlegen, um zu viele zu vermeiden. Sie können gefahrene Meilen aus Versicherungsgründen begrenzen und Technikerbeschränkungen für Feiertage oder freie Tage anpassen.

Halten Sie Kunden mit minimalem Aufwand auf dem Laufenden

OptimoRoute hält Ihre Kunden für Sie auf dem Laufenden, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, die Techniker zu ihrem nächsten Ziel zu führen. Unsere Kundennachrichten umfassen Echtzeit-Tracking mit aktuellen ETAs. Sie können die Anzahl eingehender Kundenservice-Anrufe um bis zu 70 % reduzieren und gleichzeitig die allgemeine Kundenzufriedenheit erhöhen. Es ist eine Win-Win-Situation für Sie und Ihre Kunden.

5 bewährte Praktiken für die HLK-Disposition

Das richtige HVAC-Software ist entscheidend, aber nicht alles. Nutzen Sie diese Best Practices, um das Beste aus Ihrer Software herauszuholen und Ihr Team im Außendienst zu führen.

1. Wissen Sie genau, was jeder Auftrag erfordert

Es ist wichtig, dass Disponenten ein tiefes Verständnis dafür gewinnen, was in jede Art von Auftrag einfließt. Wenn Sie nicht als Techniker gearbeitet haben, müssen Sie möglicherweise durch das Begleiten Ihrer Techniker lernen.

Zum Beispiel können einfache Reparaturen oder regelmäßige Wartungschecks für einen Techniker nur 20 Minuten dauern. Komplexe Installationen und Reparaturen erfordern oft einen ganzen Tag. Ein Disponent muss nicht nur wissen, wie lange jeder Auftrag dauert, sondern auch, welche Werkzeuge oder speziellen Fähigkeiten für jede Art von Auftrag erforderlich sind. Sie können Ihren Technikern helfen und die Effizienz steigern, indem Sie ähnliche kurze Aufträge am selben Tag planen und keine Überbuchungen oder zu enge Terminplanungen vornehmen.

2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Techniker Pausen machen

Es mag offensichtlich erscheinen, Ihr Team nicht zu überarbeiten, aber dies ist eine Herausforderung für Disponenten, die nicht vor Ort sind, um zu sehen, wie es jedem Techniker geht. Als Disponent sind Sie teilweise für die Sicherheit Ihres Teams verantwortlich, und es gibt Dinge, die Sie tun müssen, um ihnen zu helfen, Ermüdung zu vermeiden.

HVAC-Techniker arbeiten oft lange Tage in unangenehm heißen oder kalten Umgebungen und sind sehr realen Gefahrenausgesetzt. Sie haben die Möglichkeit, Pausen in den Tagen Ihrer Techniker einzuplanen. Achten Sie auf Ihre Techniker, indem Sie realistische Zeitpläne festlegen. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Ihre Techniker einen Fehler machen, weil sie müde oder chronisch gestresstsind. Ihre Techniker werden Ihnen auch dankbar sein und Ihnen mehr vertrauen, wenn sie wissen, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden kümmern.

Profi-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie alle staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien für Ruhezeitenverstehen. Sie können OptimoRoute verwenden, um Pausen zu planen nahtlos in Servicerouten ein, damit Ihre Techniker ausgeruht sind und ihre Pausen die Termine so wenig wie möglich beeinträchtigen.

3. Mit Freundlichkeit führen

Freundlichkeit ist eine wesentliche Eigenschaft eines großartigen Disponenten. Bemühen Sie sich bewusst, freundlich zu sein, und Sie werden effektiver sein, egal ob Sie mit einem Techniker sprechen, der wegen eines bestimmten Dienstes gestresst ist, oder mit einem Kunden, der über eine Verzögerung frustriert ist. 

Mehrere Studien zum menschlichen Verhalten haben gezeigt, dass, wenn Sie Wärme und Freundlichkeit ausstrahlen, die Menschen um Sie herum eher geneigt sind, Ihnen zu vertrauen. Sie möchten, dass Ihre Techniker Ihnen vertrauen, damit sie Sie sofort anrufen, wenn etwas schiefgeht. Wenn ein Techniker Angst hat, anzurufen, wenn er im Rückstand ist, weil er denkt, Sie würden wütend reagieren, wird es schwierig sein, den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten. 

Darüber hinaus, wenn Sie Ihre Techniker mit Freundlichkeit behandeln und eine positive Unternehmenskultur fördern, werden sie eher dazu neigen, Ihre Kunden freundlich zu behandeln.

4. Prioritätsstufen für Aufträge festlegen

Organisieren Sie Serviceanfragen in Prioritätsstufen – das kann so einfach sein wie niedrige, mittlere und hohe Priorität – um sicherzustellen, dass Kunden mit potenziell lebensbedrohlichen Notfällen zuerst bedient werden. 

Zum Beispiel muss eine zentrale Klimaanlage, die an einem Tag mit über 100 Grad nicht mehr funktioniert, sofort zur Reparatur eingeplant werden. Aber routinemäßige halbjährliche Wartungen für einen Firmenkunden können in einen Serviceplan integriert werden, nachdem dringendere Aufträge festgelegt wurden. 

Profi-Tipp: Sie können OptimoRoute verwenden, um schnell Prioritätsstufen für einzelne Aufträge festzulegen und die Software die Zeitpläne basierend auf einer Reihe von Faktoren optimieren zu lassen, einschließlich der kürzesten Routen, der Auftragspriorität und der niedrigsten Kosten.

5. Ziele setzen, um Ihr Team zu motivieren

Ziele sind ein großartiges Motivationsinstrument. Forschung hat gezeigt, dass „Gruppenziele einen starken Einfluss auf die Gruppenleistung haben“, und als Disponent können Sie dies zu Ihrem Vorteil nutzen. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um monatliche, vierteljährliche oder jährliche Ziele zu setzen. Fördern Sie eine Teammentalität, um die Leistung zu steigern und den Austausch von Fähigkeiten zwischen den Technikern zu fördern.

Ihr Verbündeter bei der Eroberung der HVAC-Disposition

Denken Sie daran, ein HVAC-Geschäft zu starten oder ein bestehendes zu optimieren?

Wir bei OptimoRoute wissen, dass Software nur so gut ist wie das Team dahinter. Wenn Sie der OptimoRoute-Familie beitreten, ist unser Support-Team immer nur einen Anruf oder eine E-Mail entfernt. Wir begleiten Sie bei der Fehlersuche und bieten Ihnen so viel Unterstützung, wie Sie benötigen, egal ob Sie eine Frage zum Einstieg oder zur Integration unserer Software mit Ihrer anderen Technologie haben. Sie können OptimoRoute ausprobieren kostenlos mit unserer 30-tägigen Testversion.