Leitfaden für das Field Service Management: Definitionen, Erfolgsgeschichten + die beste FSM-Software

9 Min. Lesezeit

Field Service Management Hero Blog 2

Die Feldservice-Management (FSM)-Markt könnte bis 2026 10,81 Milliarden erreichen. Trotz dieser Wachstumserwartungen sagen mehr als drei Viertel der Unternehmen im Bereich Außendienst, dass sie „Schwierigkeiten haben, das Umsatzwachstum zu erreichen“.

Das könnte daran liegen, dass mehr als die Hälfte immer noch ihre Abläufe manuell verwalten, anstatt Software zu nutzen, was zu Fehlern, Ineffizienzen und einer schlechten Kundenerfahrung führt. Andererseits sagen 40 % der Außendienstorganisationen, die Werkzeuge für das Außendienstmanagement eingeführt haben, dass sie Wachstum erleben.

Wenn Sie Ihr Außendienstgeschäft ausbauen, mehr Geld verdienen und die Kundenzufriedenheit erhöhen möchten, müssen Sie Ihren Prozess mit Außendienstmanagement-Software optimieren.

Die in diesem Artikel behandelten Themen umfassen:

Was ist Außendienstmanagement (FSM)?

Außendienst bezieht sich auf Arbeiten, die an einem Ort durchgeführt werden, der nicht dem Auftragnehmer oder Unternehmen gehört, das den Service durchführt. Die Reparatur einer Klimaanlage im Haus eines Kunden ist zum Beispiel ein Außendienst. 

Außendienstmanagement (FSM) ist der Prozess der Überwachung und Leitung von Außendiensteinsätzen. Für ein HVAC-Unternehmen umfasst FSM alle Prozesse, die erforderlich sind, um Reparaturen, Installationen und Wartungen in den Häusern oder Büros der Kunden durchzuführen. Aufgaben des Außendienstmanagements können umfassen: 

  • Terminplanung
  • Zuweisung des richtigen Technikers zu Aufträgen mit spezifischen Kompetenzanforderungen
  • Routenplanung und Disposition von Außendienstmitarbeitern
  • Auftragsverwaltung
  • Kundenbeziehungsmanagement
  • Vertragsmanagement
  • Bestandsverwaltung
  • Abrechnung und Fakturierung

Das Außendienstmanagement umfasst eine Vielzahl von Prozessen, weshalb Außendienstmanagement-Teams recht groß sein können. 

Wer nutzt Außendienstmanagement?

Jedes Unternehmen, das Außendienste anbietet — unabhängig von der Größe — nutzt Außendienstmanagement. Hier sind einige Beispiele für die vielen Geschäftstypen, die FSM nutzen:

Das Management von Außendienstleistungen ist ein entscheidender Prozess, egal ob Sie zehn Dachdecker oder hundert Pipeline-Techniker verwalten. Denn wenn Sie FSM gut machen, können Sie Ihre Betriebskosten minimieren und die Produktivität steigern.

Wie verwalten Sie ein Außendienstteam?

Das Management von Außendienstteams ist ein komplexer Prozess. Wir können jedoch viel von Unternehmen wie Telgian lernen, die es gut machen.

Telgian, ein führendes US-amerikanisches Unternehmen für Brandschutz und Lebenssicherheit, hat die Planungs-, Routenoptimierungs- und Workforce-Management-Funktionen von OptimoRoute genutzt, um ihr Geschäft zu transformieren. 

Die Verwaltung ihrer Belegschaft war ein großes Wachstumshemmnis, da Disponenten die wöchentlichen Routen der Inspektoren manuell mit einem ineffizienten Kartierungsprogramm planten.

Durch den Wechsel zu OptimoRoute, machten sie die Planung um 82% effizienter, reduzierten ihr Betriebspersonal um 66% und befähigten ihre Inspektoren, mehr Arbeit zu übernehmen. Dadurch konnten sie ihr Geschäft skalieren, mit einem YoY-Wachstum von 19% über drei Jahre, ohne ihr Inspektorenteam zu erweitern.

Was sind Außendienstmanagement-Tools?

Außendienstmanagement-Tools sind Softwaretypen, die einem Unternehmen helfen, seine Außendienstoperationen effizienter zu betreiben. Außendienstunternehmen stehen vor einzigartigen Herausforderungen, da ihr Erfolg davon abhängt, dass Außendienstmitarbeiter pünktlich bei den Kunden ankommen, die richtigen Informationen und Werkzeuge haben, um die Arbeit nach Plan zu erledigen, und schnelle Zahlungen erhalten.

Bei so vielen Variablen, einschließlich der genauen Schätzung von Reisezeiten und der Dauer der Auftragsausführung, erfordert die manuelle Planung Ihrer Außendienstoperationen enorm viel Zeit und ist anfällig für menschliche Fehler. Diese Ineffizienzen könnten Ihr Geschäft kosten.

Arten von Außendienstmanagement-Tools

Viele Arten von Außendienstmanagement-Software können helfen, Ihre betrieblicher Effizienz.

Routenplanungs-Tools

Routenplanungssoftware optimiert Mehrstoppreisen für Transport- und Servicedisponenten, indem sie die effizientesten Routen findet und Kilometer- sowie Kraftstoffkosten reduziert. Sie beinhalten oft GPS-Tracking-Funktionen, sodass Sie wissen, wo sich Ihre Außendienstmitarbeiter auf ihren Routen befinden und ob sie im Zeitplan liegen.

Planungstools

Job-Planungssoftware hilft Unternehmen, ihre Teams über mehrere Einsatzorte und Aufgaben hinweg zu organisieren. Einige Planungssoftware ist speziell für Unternehmen konzipiert, deren Teams im Außendienst arbeiten und verschiedene Termine oder Einsatzorte besuchen müssen. Diese Tools vereinfachen Technikerplanung und helfen Unternehmen, besseren Kundenservice und Projektmanagement zu bieten, indem sie sicherstellen, dass Außendiensttechniker erscheinen, wenn sie sollen.

Inventarverwaltungstools

Inventarverwaltung ist eine entscheidende Herausforderung, der sich viele Außendienstunternehmen stellen müssen. Um die Arbeitsauftrags- Nachfrage effektiv zu verwalten, müssen Außendiensttechniker die Bestandsmengen der benötigten Teile kennen und sie in Echtzeit erhalten, um ein besseres Außendienstmanagement zu gewährleisten. Inventarverwaltungssoftware hilft dabei.

Rechnungs- und Zahlungsmanagement-Tools

Abrechnungs- und Fakturierungslösungen können viele der Schmerzen im Abrechnungsprozess beseitigen, indem sie Unternehmen mehr Optionen für den Zahlungseingang bieten und Abrechnungsaufgaben beschleunigen. Diese Softwareart hilft, mehr elektronische Zahlungskanäle und mobile Zahlungsnetzwerke hinzuzufügen, die das Bezahlen für Ihre Kunden schneller und einfacher machen können.

3 Vorteile von FSM-Software 

Manuelle Aufgaben bremsen Ihr Geschäft aus. Sie sind repetitiv. Sie verbrauchen Zeit, die für produktivere Aktivitäten genutzt werden sollte, und sie erzeugen Fehler, die Ihren Kundenservice und Ihr Endergebnis beeinträchtigen. Hier sind alle Möglichkeiten, wie Sie Ihr Geschäft verbessern könnten, indem Sie Außendienstmanagement-Software integrieren.

1. Produktivität steigern

Mit manuellen Methoden wird bis zu 22% der Zeit Ihrer Mitarbeiter für repetitive Aufgaben aufgewendet. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mit FSM-Software kann Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit sparen. Diese zusätzliche Zeit können Sie für wertvollere Aktivitäten nutzen, wie zum Beispiel die Akquise neuer Geschäfte und die Bereitstellung erstklassigen Kundenservice.

2. Kundenzufriedenheit verbessern

Field-Service-Management-Tools verbessern den Kundenservice, indem sie das Rätselraten und das Potenzial für menschliche Fehler beseitigen. Bei sich wiederholenden Aufgaben ist es wahrscheinlich, dass eine Person 10 Fehler pro 100 Schrittemacht. Das birgt das Risiko, dass Ihr Außendiensttechniker überbucht ist und einen Termin nicht wahrnehmen kann oder mit falschen Informationen am Einsatzort ankommt und das Problem Ihres Kunden nicht lösen kann. Mit FSM-Software beseitigt die Automatisierung das Risiko menschlicher Fehler und verbessert Ihre Arbeitsabläufe, was dazu beiträgt, eine Erstlösungsquote zu gewährleisten und somit eine bessere Erfahrung für Ihre Kunden zu schaffen.

3. Arbeitskosten senken

Manuelle Prozesse erfordern zusätzliche Arbeitskräfte. Im Vergleich dazu erfordert die Automatisierung von Prozessen weniger Mitarbeiter. Und die, die Sie einstellen, benötigen weniger Zeit, um Aufgaben zu erledigen. Eine erhöhte Automatisierung am Arbeitsplatz kann dieArbeitskosten senken um durchschnittlich 16 Prozent.“

Die beste Außendienstmanagement-Software

Wir haben eine Liste der besten Field-Service-Management-Softwarelösungen zusammengestellt, die hohe Bewertungen haben, mehrere Schmerzpunkte lösen und Ihre Arbeitsabläufe verbessern, um Ihnen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu bieten.

OptimoRoute

OptimoRoute macht die Routenplanung und Terminoptimierung für alle Anbieter von Außendienstleistungen einfach. Es ist einfach zu bedienen: Laden Sie einfach Ihre Serviceanrufe hoch und fügen Sie Parameter wie das Fähigkeitsniveau des Technikers hinzu, und die effizientesten Routen werden berechnet und direkt auf die Telefone Ihrer Außendienstmitarbeiter geliefert. Sie sparen Zeit im Vergleich zur manuellen Routenplanung und sparen Geld bei Arbeitskräften, Kilometerstand und Benzin.

OptimoRoute-Software

OptimoRoute Software – Routenplanung

OptimoRoute wurde als Top-20-Softwarelösung für Flottenmanagement benannt und funktioniert für Unternehmen jeder Größe. Die Pläne beginnen bei etwa $17 pro Fahrer pro Monat. Wir bieten eine 30-tägige kostenlose Testversion.

Inflow-Inventar

Inflow ist eine moderne Möglichkeit, Ihr Inventar zu verfolgen und Ihre Kunden abzurechnen. Mit der Außendienst-App werden die Bestandsmengen in Ihrem System automatisch aktualisiert, wenn Mitglieder Ihres mobilen Außendienstteams Werkzeuge oder Teile scannen, die sie aus den Regalen entnehmen. Jeder kann die aktuellsten Bestandsmengen sehen, und Sie können schnell eine Bestellung für neues Inventar erstellen, wenn der Bestand knapp wird.

Mit dieser Außendienstsoftware können Sie Materialkosten einfach messen und Kunden abrechnen. Jede Baustelle erhält eine eindeutige, mit einem Barcode versehene Bestellnummer, die Ihre Außendienstmitarbeiter verwenden können, um alle Materialien zu verfolgen, die zur Erledigung eines Auftrags verwendet werden. Wenn es an der Zeit ist, Kunden abzurechnen, kann die benutzerfreundliche Software von inFlow die Rechnung erstellen. Und sie integriert sich sogar mit QuickBooks, um die Verwaltung Ihrer Bücher zu vereinfachen.

inFlow wurde als Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für Inventar-Management-Softwarebenannt. Die Preise beginnen bei $71 pro Monat für zwei Teammitglieder und steigen auf $359 für 10 Teammitglieder. Es gibt eine kostenlose Testversion.

InvoiceASAP

InvoiceASAP ist für Unternehmen mit mobilen Arbeitskräften konzipiert, um ihnen zu helfen, schnell Rechnungen vor Ort zu erstellen und bezahlt zu werden. Durch die mobile App und das Web-Dashboard sind Ihr Außendienst- und Büropersonal immer synchron. Ihr Außendienstteam kann eine Rechnung in der App erstellen, sobald sie einen Auftrag abgeschlossen haben, und Kunden können sofort bezahlen. Für Buchhaltungszwecke synchronisiert sich InvoiceASAP mit QuickBooks.

InvoiceASAP-Software

(Quelle) Erstellen Sie schnell Rechnungen über die mobile App oder das Web-Dashboard.

InvoiceASAP hat hohe Bewertungen, und Sie können ein kostenloses Konto erstellen , um es auszuprobieren.

QuickBooks

QuickBooks ist Buchhaltungssoftware, die sich hauptsächlich an kleine Unternehmen richtet. Sie hilft Unternehmen, ihre Finanzen besser zu verwalten, indem sie die Rechnungsstellung, Buchhaltung, Zeiterfassung und sogar das Bestandsmanagement automatisiert. Sie eliminiert die Notwendigkeit für Geschäftsinhaber, Informationen manuell in mehreren Tabellenkalkulationen einzugeben.

Quickbooks-Software

(Quelle) QuickBooks hilft Ihnen, Ihre Finanzen zu verwalten. Sehen Sie leicht, welche Kunden bezahlt haben und welche im Rückstand sind.

QuickBooks wird in vielen Top-20-Listen geführt, einschließlich der für Buchhaltungssoftware und Software für Kreditorenbuchhaltung. Die Preise beginnen bei nur $7,50 pro Monat und steigen bis zu $45 pro Monat.

OptimoRoute ist das unverzichtbare Werkzeug für das Außendienstmanagement

OptimoRoute ist die beste Software für Außendienstunternehmen, da sie Routenplanung, Terminplanung und Live-ETAs an einem Ort kombiniert. Es wird Ihre Effizienz verbessern und Ihnen helfen, mehr Geld zu verdienen.

Mit OptimoRoute können Sie:

  • automatisch die effizientesten Mehrstopprouten berechnen, um Kilometer- und Kraftstoffkosten zu sparen
  • die Fähigkeiten der Techniker mit den Anforderungen der Jobs abgleichen, um Ihre Erstlösungsrate zu erhöhen
  • Routen direkt an die mobilen Geräte der Fahrer senden, einschließlich iPhone und Android
  • die erlaubten Arbeitsstunden berechnen, um Überstundenkosten zu reduzieren
  • die Arbeitslasten effizient unter Ihren Mitarbeitern ausgleichen
  • sehen, wo sich Ihre Fahrer befinden, und wissen, wer im Zeitplan liegt und wer im Rückstand ist
  • Kunden wissen lassen, wann die Außendiensttechniker mit Echtzeit-Auftragsverfolgung ankommen werden
  • sehen, wer Ihre Top-Performer sind, mit Routenanalyse

Clarke Customer Care baute ein profitables Außendienstunternehmen mit OptimoRoute auf

Clarke Customer Care bietet erstklassige Küchengeräte-Installation. Ihr Geschäft basiert auf der Bereitstellung von hochwertigem Kundenservice, aber mit einer wachsenden Anzahl von Außendienstmitarbeitern benötigten sie eine bessere Lösung für die Termin- und Routenplanung.

Küchengerät

Clarke Customer Care ist regelmäßig im Außendienst und installiert hochwertige Küchengeräte.

Nach dem Ausprobieren verschiedener auf dem Markt verfügbarer Routing-Software wurde klar, dass allein die Routenoptimierung nicht ausreichen würde, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Mit OptimoRoute konnten sie:

  • die Belegschaft in Minuten planen und sogar neu planen
  • umgeplante Routen an Techniker, die bereits im Außendienst sind, über ihre Smartphones oder per E-Mail mit der OptimoRoute-Mobil-App senden
  • die Planung automatisieren, was die Gesamteffizienz um 10-15% in Bezug auf die Anzahl der täglich abgeschlossenen Aufträge erhöhte
  • täglich zwei Arbeitsstunden einsparen, indem automatisierte Kundenbenachrichtigungen verwendet werden

Lassen Sie OptimoRoute Ihr Außendienstgeschäft wachsen

Es gibt viele Lösungen für das Außendienstmanagement auf dem Markt. Die besten Lösungen erfüllen mehrere Geschäftsanforderungen und helfen Ihnen, mehr Geld zu verdienen. Testen Sie OptimoRoute kostenlos und sehen, wie es Ihrer Außendienstorganisation helfen kann.

Häufig gestellte Fragen zur Außendienstverwaltung

In diesem Abschnitt beantworten wir einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Außendienstverwaltung.

Was ist Außendienstunterstützung?

Außendienstingenieure oder -spezialisten bieten vor Ort praktische Beratung und technischen Support für Organisationen, die Computersoftware- oder Hardwarelösungen nutzen.

Zum Beispiel könnte ein Außendienstspezialist gerufen werden, wenn eine Internet der Dinge (IoT)-Lösung nicht richtig funktioniert oder keine Daten korrekt erfasst.

Was ist ein ITSM-Tool?

IT-Service-Management-Tools helfen Organisationen dabei, zu kontrollieren, wie IT-Dienstleistungen an Kunden oder innerhalb eines Unternehmens bereitgestellt werden, basierend auf Budgets, Vorschriften, bestehenden Prozessen, Personal und gewünschten Ergebnissen.

Da ITSM-Lösungen teuer sein können, nutzen viele Unternehmen Helpdesk-Software oder andere günstigere Lösungen, um ihre internen IT-Dienste zu verwalten, obwohl dies mehr manuelle Arbeit und ein höheres Risiko menschlicher Fehler mit sich bringt. 

Wie groß ist die Branche für Außendienstleistungen?

Wie wir in der Einleitung erwähnt haben, gibt es weltweit über 20 Millionen Außendiensttechniker, was einen großen Teil der globalen Wirtschaft ausmacht. 

Da der Außendienst jedoch technisch gesehen ein Überbegriff ist, der mehrere Branchen umfasst, müssen Sie die Marktgrößen der einzelnen Branchen betrachten, um eine Vorstellung vom Umfang zu bekommen.

Es gibt über 109.400 HLK-Unternehmen allein in den USA, mit 531.981 Mitarbeitern und einer Marktgröße von $94 Milliarden. Ein bedeutender Teil dieses Umsatzes stammt aus der Wartung vor Ort.

Wenn wir Poolwartung, Feuer- und Lebenssicherheitsinspektionen und andere auf Installation, Wartung und Inspektion fokussierte Branchen einbeziehen, sprechen wir allein in den USA von Millionen von Mitarbeitern.

Abschließende Gedanken

Außendienstoperationen bieten einzigartige Probleme, die zu viel manueller Dateneingabe, Papierkram und Arbeitsstunden führen können. Die Verwaltung einer Flotte von Technikern, die ein großes geografisches Gebiet abdecken, ist eine enorme geschäftliche Herausforderung.

Das Außendienstmanagement ist entscheidend für Unternehmen, um Aufträge effizient in großem Maßstab zu verwalten und das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren.

Wenn Ihr Hauptziel darin besteht, Serviceanrufe zu maximieren und die Zeit auf der Straße zu minimieren, können Sie OptimoRoute als Ersatz für FSM-Software verwenden. 

Wenn Ihnen auch effizientes Auftragsmanagement, Rechnungsstellung, Angebotserstellung und Verträge wichtig sind, ist es am besten, unsere Lösung in Kombination mit einer Außendienstmanagementlösung zu verwenden.

Für eine cloudbasierte Lösung, die Ihnen Zeit bei der Planung sowie Geld bei Kraftstoff und Gehaltsabrechnung spart, probieren Sie OptimoRoute heute für eine 100% kostenlose und unverbindliche 30-tägige Testphase aus..

OptimoRoute™ testen kostenlos™ kostenlos

Keine Installation oder Kreditkarte erforderlich

Kostenlose Testversion starten