Feldservice leicht gemacht mit Drag-and-Drop-Routenplanung

Willkommen zur ersten Geschichte von OptimoRoute, die die Erfahrungen und Lektionen aus dem Leben von Routenplanern erzählt, wie sie von denen berichtet werden, die ihre Karriere der Suche nach den optimalen Wegen für ihre Unternehmen gewidmet haben.

Bart Bartolozzi, ein erfahrener Veteran im Bereich Produktmarketing für schnell wachsende SaaS-Plattformen, hat die letzten fünfzehn Jahre damit verbracht, Kunden dabei zu helfen, ihre wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen mit der richtigen Technologie zu lösen. Mit einem Jahrzehnt Erfahrung, das sich auf die Märkte für Servicemanagement und Lieferlogistik konzentriert, hat Bart aus erster Hand die Kraft der Routenoptimierung erlebt, um Unternehmen Geschwindigkeit, Intelligenz und Anpassungsfähigkeit zu bieten. 

Begleiten Sie uns, während wir die Welt der Routenoptimierung erkunden und entdecken, warum OptimoRoute die beste Wahl für jeden ist, der effiziente, zuverlässige und anpassungsfähige Routing-Lösungen benötigt.

Vor einiger Zeit wurde ich eingeladen, einen Tag im Außendienst mit einem HVAC-Servicedienstleister in Südflorida zu verbringen.  

Einige haben Florida als die „Klimaanlagen-Hauptstadt“ der Vereinigten Staaten bezeichnet. Florida hat das höchste Verhältnis von Klimaanlagen zu Haushalten in den USA, da fast 98 % aller Häuser irgendeine Form von Klimaanlage haben. Nicht überraschend hat Florida die höchste Anzahl an HVAC-Reparaturtechnikern in einem Bundesstaat, mit fast 34.000 Außendiensttechnikern. Das ist ein Außendiensttechniker für alle 640 Einwohner. Zum Vergleich: Die nächsten beiden Bundesstaaten sind Texas (ein Techniker für alle 922 Einwohner) und Kalifornien (ein Techniker für alle 1.189 Einwohner).

Wie jeder gute Gast habe ich ein paar Kannen Kaffee und eine Auswahl an Bagels und Donuts für das HVAC-Team mitgebracht. Ich plante, um 6:00 Uhr morgens als Erster im Büro zu sein, um mit der Crew zu teilen.  

Ich warf einen Blick auf die linke Seite des Parkplatzes, wo das Unternehmen seine Flotte von über 40 voll ausgestatteten AC-Reparaturfahrzeugen aufgereiht und bereit für den bevorstehenden Tag hatte, ein beeindruckendes Display aus glänzendem Glas und Stahl. Die rechte Seite des Parkplatzes war komplett leer, abgesehen von einem einzigen blauen Toyota SUV.  

Seb, der Service- und Logistikdirektor, ließ mich schnell ins Gebäude. Er führte mich in einen kleinen Konferenzraum, wo ich das Frühstück für das Team aufbauen konnte.  

Im Konferenzraum hatte Seb zwei der vier Wände in seinen primären Arbeitsbereich für den Tag umgewandelt. Auf 4×6 Karten in verschiedenen Farben waren die Namen jedes Mitglieds des Außendienstteams geschrieben, das an diesem Tag arbeiten sollte. Diese Karten waren von oben nach unten an den beiden Wänden fast in einer geraden Linie und fast in alphabetischer Reihenfolge angeklebt.  

Auf 3×5 Karten hatte Seb Bestellnummern, geschätzte Reparaturzeiten und Anforderungen an das Technikerlevel geschrieben. Diese Karten wurden von rechts nach links neben jedem Fahrernamen platziert. Ich konnte auch sehen, dass ein kleiner Stapel 3×5 Karten verwaist auf dem Tisch lag, da diese noch nicht platziert worden waren. 

Seb sagte, dass er normalerweise gegen 4:30 Uhr morgens hereinkommt, um die Arbeit am Zeitplan vom Vorabend fortzusetzen. Er sagte, dass es normalerweise ein paar Stunden am Vorabend dauert, um das Board in seinen „ersten Durchgang“ zu bringen, und dass er sich jetzt nur noch um „das Gute, das Schlechte und das Hässliche“ kümmern muss.  

Das „Gute“, wie er es mir erklärte, war jede Stornierung eines Auftrags über Nacht. Ich bin sicher, dass die meisten Unternehmen eine potenzielle verlorene Einnahmemöglichkeit nicht als gut betrachten würden, aber für Seb war es eine Gelegenheit, einige der verwaisten Karten auf das Board zu verschieben.  

Das „Schlechte“ waren alle verwaisten Aufträge, für die er keinen Platz finden konnte. Für diese musste Seb entweder einen anderen verfügbaren Techniker finden (und hoffentlich einen, der dann in die Überstunden für die Woche gehen müsste) oder, als letzten Ausweg, seine Telefonagenten mit dem Kunden umplanen lassen.  

Beide waren große Herausforderungen, da das Unternehmen keine Überstunden zahlen wollte und Kunden, besonders in wirklich warmen Monaten, nicht lange Kunden bleiben, wenn ihr Serviceanruf storniert oder geändert wird.  

„Was ist das ‚Hässliche‘?“ fragte ich Seb. 

Seb verzog das Gesicht und zeigte auf die beiden Wände. „Das Hässliche ist, wenn auch nur einer unserer Außendiensttechniker krankmeldet.“ 

Dieser besondere Morgen sah besonders hässlich aus, da er an diesem Tag für 16 zusätzliche Aufträge einen Platz finden oder sie „verwaisen“ lassen musste.  

Seb ging mit sowohl Verzweiflung als auch Entschlossenheit an die beiden Wände. Er kannte die Teammitglieder, die ihre Tage verlängern konnten und nicht klagen würden, und diejenigen, die es tun würden. Er hatte auch ein ziemlich gutes Gefühl dafür, bei welchen zusätzlichen Aufträgen es knapp an die Überstunden gehen könnte und bei welchen nicht. Er begann, die Karten mit der Geschicklichkeit eines Blackjack-Dealers in Las Vegas zu verschieben.  

Gegen 7:15 Uhr gelang es ihm, die meisten der 16 Aufträge auf die verfügbaren Techniker zu verteilen. Seb musste dann die Stapel von Arbeitsaufträgen auf dem anderen großen Tisch in der Ecke neu verteilen, sodass sie jetzt dem neuen „Zeitplan“ entsprachen, der über die beiden Wände geklebt war.  

Viele der Techniker waren bereits im Büro angekommen, um am kostenlosen Frühstück teilzunehmen, aber die meisten warteten ungeduldig darauf, ihren Stapel von Arbeitsaufträgen für den Tag abzuholen. 

Seb war auch darauf bedacht, die Fahrer aus der Tür und auf ihre Routen zu bringen, musste aber noch einen letzten Check für eventuelle Last-Minute-Stornierungen machen. Margie, die die Telefone bediente, kam bald mit einer Liste von Last-Minute-Stornierungen herein und Seb zog schnell acht Karten vom Board.

Dies war wieder „das Gute“, da Seb in der Lage war, noch ein paar Aufträge zu verschieben und die Überstunden von acht auf sechs zu reduzieren. 

„Aufträge sind bereit“, rief Seb mit einem kräftigen Klatschen in die Hände, nachdem er die Stapel neu sortiert hatte. 

Das Team begann hereinzuströmen, schnappte sich ihren Stapel von Aufträgen und eine weitere Tasse Kaffee und war aus der Tür. Seb ließ sich in seinen Sitz zurückfallen und stieß einen großen Seufzer der Erleichterung aus, da der Großteil der schweren Arbeit für den Tag erledigt war. Er hatte den größten Teil der letzten 12 Stunden damit verbracht, Karten von einem Techniker zum anderen zu ziehen und zu verschieben, bis er das Gefühl hatte, die beste Lösung für das Unternehmen und das Team gefunden zu haben.  

Da ich dort war, um mit Seb mehr über Routenplanung und Optimierung zu sprechen, erwähnte ich als Erstes die „Drag and Drop Timeline“-Funktionalität, die in der frühen Verfügbarkeit innerhalb der OptimoRoute-Plattform war.  

Es würde ihm im Wesentlichen ermöglichen, auf die gleiche Weise zu arbeiten, wie er es derzeit tat, jedoch mit all den Vorteilen von Geschwindigkeit und Intelligenz, die die OptimoRoute-Plattform bieten könnte. Seine täglichen Aufträge könnten in die Plattform eingespeist und dann innerhalb von Sekunden über alle seine Techniker geplant und terminiert werden.  

Als die anpassungsfähigste Lösung für Routenplanung und -optimierung würde OptimoRoute den Zeitplan mit vollem Verständnis der erforderlichen Fähigkeiten der Servicetechniker, der Kundenpriorität und sogar, ob bestimmte Aufträge eine Koordination zwischen mehr als einem Techniker für eine große Installation oder ein Projekt erforderten, erstellen. Mit einem einzigen Klick könnten diese Aufträge über die OptimoRoute Mobile App an die Außendiensttechniker gesendet werden. Die Techniker könnten ihren Tag beginnen, ohne warten zu müssen, und Seb würde fast 12 Stunden bei der Planung und Terminierung sparen. 

Die Drag and Drop Timeline würde Seb auch die Möglichkeit geben, Änderungen im Handumdrehen vorzunehmen, um Last-Minute-Stornierungen von Kunden oder Probleme, die im Außendienst gemeldet werden, zu bewältigen. Anstatt dies an den beiden Wänden des Konferenzraums zu tun, wie er es normalerweise tat. 

In OptimoRoute könnte Seb diese Bewegungen und Änderungen mit ein paar Klicks auf seinem Laptop vornehmen. Anstatt die Techniker im Außendienst zu texten oder anzurufen, könnte er diese Änderungen mit einem einzigen Klick an alle betroffenen Außendienstteams senden. Seb gefiel die Idee, diese Zieh- und Verschiebeaktionen von seinem Laptop aus zu verwalten, da es sehr ähnlich zu der Art und Weise war, wie er es immer getan hatte, mit dem großen Unterschied, dass er diese Änderungen in Sekunden statt Stunden vornehmen konnte. Es war ihm vertraut und angenehm, da es seinem aktuellen Arbeitsablauf entsprach.

Ich ließ Seb auch wissen, dass es einen noch einfacheren Arbeitsablauf gab, den er innerhalb von OptimoRoute implementieren könnte, indem er, wenn Aufträge storniert oder Techniker krankgemeldet werden, einfach die Anpassungsfähigkeit, Geschwindigkeit und Intelligenz der OptimoRoute-Plattform die gesamte Arbeit für ihn erledigen lassen könnte, indem er seine Routen neu plant.  

Als Seb sich weiter in seinem Stuhl zurücklehnte, lächelte er, als ihm schnell klar wurde, was all dies für das Unternehmen und für ihn persönlich bedeuten würde. Es bedeutete, dass sie möglicherweise nie wieder eine Bestellung "verwaisen" müssten. Es bedeutete auch, dass sie jederzeit im Laufe des Tages problemlos Änderungen, Krankmeldungen von Technikern und Stornierungen berücksichtigen könnten.  

Es würde auch jene "Fehler" eliminieren, die immer dann auftraten, wenn Seb in letzter Minute Entscheidungen per Drag-and-Drop treffen musste, weil – manchmal in der Hitze des Gefechts – Kundenprioritäten oder erforderliche Fähigkeiten vergessen oder übersehen wurden, während er versuchte, alle Aufträge zu planen.  

Für Seb würde es ihm ermöglichen, das Team effektiver zu managen – sicherzustellen, dass die Arbeit gleichmäßig aufgeteilt wird und deren Überstunden reduziert werden. Seb erkannte auch, dass er wahrscheinlich regelmäßiger arbeiten könnte, da er keine Überstunden erhält. Es bedeutete auch, dass er mehr Zeit für die Kundenbetreuung aufwenden könnte, um mehr Upsell-Möglichkeiten zu schaffen, die Kundenzufriedenheit sicherzustellen und die Leistung der Außendiensttechniker zu bewerten.  

Für Seb und sein Unternehmen würde OptimoRoute ihnen die Werkzeuge und einen Wettbewerbsvorteil in einem Markt bieten, der als die "Klimahauptstadt der USA" bekannt ist.  

Für andere OptimoRoute-Kunden, wenn Sie ein Frühanwender neuer Funktionen wie der Drag-and-Drop-Zeitleiste sein möchten, lassen Sie es uns bitte wissen, indem Sie eine Nachricht senden an sales@optimoroute.com und Sie können diese Fähigkeit noch heute in Ihrem Unternehmen nutzen.